Erweiterte Genehmigung

• 04/10/2024
• 9 Minuten Lesedauer

Bei der Standardeinkaufsgenehmigung und bei Genehmigungsabläufen ist der Genehmigungsvorgang immer festgelegt und basiert ausschließlich auf Rechnungsbeträgen. Als Alternative dazu bietet die erweiterte Genehmigung meist einen schnelleren und flexibleren Genehmigungsprozess, der sowohl auf Rechnungsbeträgen als auch auf benutzerdefinierten Dimensionen basiert. Dies hat folgende Vorteile:

• Sie können die Dimensionen, mit denen Genehmiger für Rechnungen identifiziert werden, frei definieren.
• Der nächste Genehmiger wird erst identifiziert, wenn der aktuelle Genehmiger alle relevanten Rechnungszeilen genehmigt hat.
• Belegzeilen, die vom aktuellen Genehmiger genehmigt werden müssen, sind sowohl auf der Seite Genehmigungsposten in Microsoft Dynamics 365 Business Central als auch im Web Approval Portal fett markiert.

Dieses Konzept lässt sich am besten anhand verschiedener Szenarien erklären, die unten ausgeführt werden. In diesem Artikel werden zur Veranschaulichung Rechnungen verwendet; die Funktionalität kann jedoch auch für Gutschriften verwendet werden.

Beispielszenarien für die erweiterte Genehmigung

Bei der erweiterten Genehmigung werden die Genehmiger von Rechnungen anhand der von Ihnen definierten Dimensionen bestimmt zusammen mit den Rechnungszeilenbeträgen. Die folgenden Beispielszenarien veranschaulichen, wie dies funktioniert.

In diesen Szenarien wird eine erweiterte Genehmigungsgruppe mit der Dimension Abteilung verwendet, und die Benutzer Bernhard Kohler, Louisa Günther und Detlef Hembrock wurden als Genehmiger hinzugefügt. Sie haben unterschiedliche Genehmigungslimits für die beiden Dimensionswerte Produktion und Verkauf:

Szenario 1

Eine Rechnung mit den folgenden Zeilendimensionswerten und -beträgen wird zur Genehmigung gesendet:

Theoretisch könnte diese Rechnung zur vollständigen Genehmigung an Detlef Hembrock gesendet werden, da er über die Berechtigung und ein ausreichendes Genehmigungslimit verfügt, um beide Dimensionswerte und damit beide Zeilen zu genehmigen. Da Detlef Hembrock jedoch der Genehmiger mit der höchsten Position ist und Genehmiger in gehobenen Positionen in Document Capture entlastet werden sollen, wird die Rechnung an Bernhard Kohler (erster Genehmiger) und an Louisa Günther (zweite Genehmigerin) gesendet. Beide haben die erforderlichen Genehmigungsberechtigungen und -limits, um jeweils eine Zeile zu genehmigen. Die Rechnung wird zuerst and Bernhard Kohler gesendet, dessen Genehmigungsberechtigung mit dem Dimensionswert der ersten Zeile (Produktion) übereinstimmt. Sobald er die erste Zeile genehmigt hat, wird die Rechnung an Louisa Günther weitergeleitet, deren Genehmigungsberechtigung mit der zweiten Zeile (Verkauf) übereinstimmt. Wenn sie die zweite Zeile genehmigt hat, ist die Rechnung vollständig genehmigt.

Szenario 2

Eine weitere Rechnung mit den folgenden Zeilendimensionswerten und -beträgen wird zur Genehmigung gesendet:

Bei dieser Rechnung kann keiner der drei Genehmiger alle Zeilen genehmigen. Daher muss die Genehmigung wieder unter ihnen aufgeteilt werden. Bernhard Kohler verfügt über die Berechtigung, Rechnungszeilen mit dem Dimensionswert Produktion zu genehmigen; sein Genehmigungslimit von 25.000 USD reicht hier jedoch nicht aus, da sich die beiden Zeilen für Produktion (Zeilen 1 und 2) auf insgesamt 40.000 USD belaufen. Aus diesem Grund muss der erste Genehmiger stattdessen Detlef Hembrock sein, dessen Genehmigungslimit ausreicht, um die ersten beiden Rechnungszeilen zu genehmigen. Obwohl er auch die Berechtigung hat, Verkauf-Zeilen zu genehmigen, kann er die letzte Rechnungszeile nicht genehmigen, da der Gesamtbetrag der drei Zeilen dann sein Genehmigungslimit überschreiten würde. Daher muss Zeile 3 stattdessen von einer zweiten Genehmigerin, Louisa Günther, genehmigt werden, die Verkauf-Zeilen bis zu 25.000 US-Dollar genehmigen kann. Dies reicht aus, um die ausstehende Zeile zu genehmigen. Mit ihrer Genehmigung von Zeile 3 ist die Rechnung vollständig genehmigt.

Vier-Augen-Genehmigung

Wenn Rechnungen immer von mindestens zwei Genehmigern genehmigt werden sollen, können Sie Vier-Augen-Genehmigung aktivieren. Dies wirkt sich je nach Einrichtung unterschiedlich aus. Im Folgenden wird dieselbe Genehmigungsgruppe wie oben verwendet, um die unterschiedlichen Szenarien zu veranschaulichen:

Szenario 3

In diesem Szenario haben Sie beim Aktivieren und Einrichten der Vier-Augen-Genehmigung Rechnung ausgewählt.

Eine Rechnung mit mehreren Zeilen, die mehrere Genehmiger erfordern, wird zur Genehmigung gesendet. Da für die Vier-Augen-Genehmigung bereits mehr als ein Genehmiger erforderlich ist, wird die Vier-Augen-Genehmigung automatisch angewendet und Document Capture muss keine zusätzlichen Genehmiger identifizieren. Dies ist in den oben beschriebenen Szenarien 1 und 2 der Fall, in denen beide Rechnungen mehrere Zeilen haben, die mehrere Genehmiger erfordern. In diesem Fall hätte auch die Vier-Augen-Genehmigung verwendet werden können.

Szenario 4

Auch in diesem Szenario haben Sie beim Einrichten der Vier-Augen-Genehmigung Rechnung ausgewählt.

Eine weitere Rechnung wird zur Genehmigung gesendet; aber diese hat nur eine Zeile:

Zwei der Genehmiger in der Genehmigungsgruppe verfügen über die erforderlichen Berechtigungen und Genehmigungslimits, um diese Zeile zu genehmigen: Louisa Günther (die Verkauf-Zeilen bis zu 25.000 US-Dollar genehmigen kann) und Detlef Hembrock (der Verkauf- und/oder Produktion-Zeilen für bis zu 40.000 US-Dollar genehmigen kann). Da Louisa Günther von beiden über das niedrigere Genehmigungslimit verfügt, wird sie als erste Genehmigerin identifiziert, und nachdem sie die Zeile genehmigt hat, wird die Rechnung an Detlef Hembrock zur abschließenden Vier-Augen-Genehmigung gesendet.

Szenario 5

In diesem Szenario haben Sie beim Einrichten der Vier-Augen-Genehmigung Rechnungsgesamtbetrag ausgewählt. Dies bedeutet, dass mindestens zwei Genehmiger den Gesamtbetrag jeder Rechnung genehmigen müssen.

Eine weitere Rechnung wird zur Genehmigung gesendet; dieses Mal mit den folgenden Zeilendimensionswerten und -beträgen:

Bernhard Kohler hat Berechtigungen für die Genehmigung von Produktion-Zeilen und sein Genehmigungslimit von 25.000 US-Dollar reicht für beide Zeilen aus, also den gesamten Rechnungsbetrag. Deshalb wird er als erster Genehmiger identifiziert. Nachdem er die beiden Zeilen genehmigt hat, wird die Rechnung an Detlef Hembrock weitergeleitet, der ebenfalls über die erforderliche Berechtigung und das nötige Genehmigungslimit verfügt, um beide Zeilen zu genehmigen. Sobald er im Rahmen der Vier-Augen-Genehmigung die Zeilen als zweiter Überprüfer genehmigt hat, ist die Rechnung vollständig genehmigt.

Siehe auch

Erweiterte Genehmigung einrichten
Arbeiten mit Dimensionen (Microsoft-Artikel)