Einkaufsverträge erstellen
Das Modul „Einkaufsverträge“ ist direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert. Sie können über das Symbol () oder über die Stapelgruppe Einkaufsverträge im Rollencenter darauf zugreifen. Sie können diese beiden Zugriffsmethoden auch verwenden, um Einkaufsverträge zu erstellen.
In diesem Artikel werden vier Methoden zum Erstellen eines Einkaufsvertrags beschrieben. Eine fünfte Methode wird im Artikel Einkaufsverträge basierend auf der Rechnungshistorie erstellen beschrieben. In jedem Fall wird der Genehmigungsstatus eines neuen Einkaufsvertrags standardmäßig auf Genehmigung erforderlich gesetzt.
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag von Grund auf
Wenn Sie einen ganz neuen Einkaufsvertrag ohne einen vorhandenen Einkaufsbeleg (Rechnung oder Gutschrift) erstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Suchen Sie () nach Einkaufsverträge, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Hinweis
Sie können diese Seite auch vom Rollencenter in Business Central aus öffnen. Klicken Sie dazu unter Einkaufsverträge auf den Stapel Alle. Die Seite, die Sie von hier aus öffnen, hat den Titel Alle. Sie ist jedoch ansonsten mit der Seite Einkaufsverträge identisch.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Erstelle Einkaufsvertrag.
Optional: Klicken Sie auf die drei Punkte () neben Vertragsvorlage anwenden, um eine Einkaufsvertragsvorlage als Grundlage für den Einkaufsvertrag auszuwählen.
Füllen Sie die Pflichtfelder aus und klicken Sie auf OK. Achten Sie besonders auf die folgenden Felder:
Feld Beschreibung Einkäufercode Geben Sie in diesem Feld den Code der Person ein, die den neuen Vertrag überprüfen soll, ein oder wählen Sie sie aus. Abrechnungszeit-Code Geben Sie an, wie oft Sie Rechnungen/Gutschriften für diesen Vertrag vom Kreditor erwarten. Mit dieser Angabe wird der Jährliche Betrag für jede Zeile im Inforegister Zeilen zusammen mit den Feldern Menge und Einstandspreis berechnet.
Hinweis
Um Ihre eigenen Abrechnungszeit-Codes zu erstellen, wählen Sie das Feld aus, um das Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie dann + Neu. Füllen Sie die Felder auf der Seite, die geöffnet wird, wie erforderlich aus. Unter Periodendatumsformel müssen Sie eine Ganzzahl eingeben, gefolgt von T (Tage), AT (Arbeitstage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder J (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen).
Wenn Sie hier Datumsformel auswählen, geben Sie die Formel unter Datumsformel Genehmigung ein und beachten Sie dabei die oben genannten Richtlinien. Der Wert, den Sie in diese beiden Felder eingeben, wird automatisch in den entsprechenden Feldern auf dem Inforegister Genehmigungen ausgefüllt (siehe Schritt 4 unten).Vertragsbeginn Gibt das Startdatum des Einkaufsvertrags an, der durch die Zeile dargestellt wird. Wenn im Inforegister Allgemein im Feld Vertragsbeginn ein Datum angegeben ist, wird dieses Datum automatisch in das entsprechende Feld übernommen. Falls nicht, können Sie ein Datum manuell eingeben. Vertragsbeginn und Vertragsenddatum bilden zusammen den Zeitraum, innerhalb dessen alle verknüpften Einkaufsbelege gebucht werden müssen.
Hinweis
Wenn ein mit dieser Einkaufsvertragszeile verknüpfter Einkaufsbeleg ein Buchungsdatum außerhalb des Zeitraums zwischen Start- und Enddatum hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Ebenso wird im Abschnitt Bemerkungen des Belegjournals eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie im Belegjournal das Feld Invoice Date für einen Einkaufsbeleg bearbeiten, der mit einer Einkaufsvertragszeile verknüpft ist, und das neue Datum außerhalb des Zeitraums zwischen Start- und Enddatum der Vertragszeile liegt.Genehmigung Geben Sie an, wie oft der Einkaufsvertrag genehmigt werden muss. Die Standardoption ist Jährlich, sofern Sie dies nicht im Feld Abrechnungszeit-Code in Schritt 3 bearbeitet haben – alle Änderungen, die Sie unter Abrechnungszeit-Code an den Feldern Genehmigung und Datumsformel Genehmigung vornehmen, werden hier automatisch übernommen.
Hinweis
Wenn Sie Datumsformel auswählen, wird das Feld Datumsformel Genehmigung angezeigt. Hier müssen Sie eine Formel eingeben. Geben Sie dafür eine Ganzzahl ein, gefolgt vonT (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Vierteljahr) oder J (Jahre) zum Beispiel, 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben, zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
Füllen Sie auf der Seite Einkaufsvertrag auf dem Inforegister Allgemein die Felder nach Bedarf aus. Achten Sie besonders auf die folgenden Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Preistyp | In diesem Feld geben Sie an, ob die Beträge der Vertragszeilen mit den Beträgen der zugehörigen Rechnungs-/Gutschriftenzeilen übereinstimmen müssen, damit die Rechnungen/Gutschriften automatisch genehmigt werden (Fester Betrag), oder ob eine gewisse Betragsabweichung akzeptabel ist (Variabler Betrag). |
| Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung | Diese Einstellung gilt für Rechnungen oder Gutschriften, die mit Einkaufsverträgen verknüpft sind, nicht für den Einkaufsvertrag selbst. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen von Einkaufsverträgen.
|
| Zeilenbeschreibung ausfüllen von | Um der neu erstellten Rechnung eine zusätzliche Kommentarzeile hinzuzufügen, wählen Sie die Quelle der Beschreibung aus. Die Optionen sind:
Beachten Sie, dass diese Einstellung nur gilt, wenn Sie keine Zeilenerkennung verwenden. |
- Füllen Sie im Inforegister Genehmigungen die Felder nach Bedarf aus:
Hinweis
Das Inforegister Genehmigungen wird nur angezeigt, wenn auf der Seite Einkaufsvertragseinrichtung die Option Einkaufsvertragsgenehmigung aktivieren aktiviert ist.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anpassung des Genehmigungsdatums | Der Versatz, der von jedem Genehmigungszyklusdatum abgezogen wird, um das nächste Genehmigungsdatum zu berechnen. Beispiel: Wenn Vertragsbeginn der 09.12.2035 ist, unter Genehmigung die Option Jährlich ausgewählt ist und Anpassung des Genehmigungsdatums 5T beträgt, ist das nächste Genehmigungsdatum der 04.12.2036. |
| Nächstes Genehmigungsdatum | Geben Sie an, wann der Vertrag das nächste Mal genehmigt werden soll. Der Standardwert dieses Felds für einen neuen Vertrag ist der Wert im Feld Vertragsbeginn. Danach hängt der Wert dieses Felds davon ab, was Sie unter Genehmigung und Anpassung des Genehmigungsdatums ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise Jährlich ausgewählt haben, ist der Standardwert der vorherige Wert von Nächstes Genehmigungsdatum plus ein Jahr. |
- Geben Sie im Inforegister Zeilen die Zeilen ein, die Sie in den Rechnungen/Gutschriften vom Kreditor erwarten, indem Sie alle Felder wie erforderlich ausfüllen. Achten Sie besonders auf die folgenden Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Wählen Sie den Kontotyp aus, der dieser Zeile zugeordnet werden soll. |
| Nr. | Wählen Sie die Kontonummer aus, die dieser Zeile zugeordnet werden soll. |
| Status | Gibt an, ob die Einkaufszeile aktiv oder storniert ist. |
| Vertragsenddatum | Das Start- und Enddatum des Einkaufsvertrags, den die Zeile darstellt. Wenn im Inforegister Allgemein in den Feldern Vertragsbeginn oder Vertragsenddatum ein Datum angegeben ist, wird dieses Datum automatisch in das entsprechende Feld übernommen. Falls nicht, können Sie ein Datum manuell eingeben. Zusammen bilden diese Daten den Zeitraum, innerhalb dessen alle verknüpften Einkaufsbelege gebucht werden müssen. Hinweis Wenn ein mit dieser Einkaufsvertragszeile verknüpfter Einkaufsbeleg ein Buchungsdatum außerhalb des Zeitraums zwischen Start- und Enddatum hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt. |
| Einstandspreis | Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, werden die Felder Betrag ohne MwSt. und Jährlicher Betrag (die beide nicht bearbeitet werden können) basierend auf Ihrer Eingabe automatisch ausgefüllt. Außerdem werden die beiden Felder automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Feld Menge bearbeiten. Der Wert des Feldes Jährlicher Betrag basiert auch auf Ihrer Auswahl im Feld Abrechnungszeit-Code im Inforegister Allgemein. |
| Max. erlaubte Zeilenabweichung % | Wenn Sie hier einen Prozentsatz eingeben, werden Zeilenbeträge von Rechnungen/Gutschriften automatisch genehmigt, wenn sie innerhalb des eingegebenen Abweichungsprozentsatzes mit den Vertragszeilenbeträgen übereinstimmen. Wichtig Dies gilt nur, wenn im Inforegister Allgemein die folgenden beiden Einstellungen festgelegt wurden: Preistyp muss auf Variabler Betrag und Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung muss auf Ja gesetzt sein. |
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag auf der Grundlage eines Belegs
Sie können Einkaufsverträge auf Grundlage eines Belegs mit deaktivierter oder mit aktivierter Zeilenerkennung in der entsprechenden Vorlage erstellen. Bei beiden Methoden werden dem Abschnitt Belegkopf im Belegjournal die beiden Werte automatisch hinzugefügt:
- Im Feld Art wird der Wert Einkaufsvertrag hinzugefügt.
- Im Feld Nr. wird die Vertragsnummer hinzugefügt.
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag vom Belegjournal aus:
Suchen Sie () nach Belegkategorien, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Klicken Sie auf den Code EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
Wählen Sie in der Liste der Belege die Rechnung/Gutschrift aus, die Sie als Grundlage für Ihren Einkaufsvertrag verwenden möchten.
Wenn der Rechnung/Gutschrift noch keine Vorlage zugeordnet ist, müssen Sie durch Aktivierung der Felderkennung eine Vorlage zuordnen: Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start > Felder erkennen.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Einkaufsvertrag > Erstelle Einkaufsvertrag, um die Seite Erstelle Einkaufsvertrag zu öffnen.
Hinweis
Die folgenden Felder auf der Seite Erstelle Einkaufsvertrag werden automatisch ausgefüllt, größtenteils mit Daten aus der Kopfzeile der ausgewählten Rechnung/Gutschrift:
- Die Beschreibung wird automatisch anhand des Werts im Feld Buchungsbeschreibung Zeilen ausgefüllt.
- Einkäufercode wird automatisch mit dem Wert Einkäufer/Verkäufer ausgefüllt.
- Genehmigung wird automatisch mit der Standardoption Jährlich ausgefüllt.
Bearbeiten Sie bei Bedarf die automatisch ausgefüllten Felder, und füllen Sie die restlichen Felder aus.
Optional: Wenn Zeilenerkennung aktiviert ist, klicken Sie auf den Link unter dem Feld Preise inkl. MwSt., um die Seite Zugewiesene Betragszeilen zu öffnen. Hier können Sie die Beträge im Dokument überprüfen und die zugehörigen Felder Art und Nr. bearbeiten. Es ist auch möglich, eine einzelne Vertragszeile mit dem Gesamtbetrag der Rechnung/Gutschrift und der angegebenen Kontoart und der angegebenen Kontonummer zu erstellen. Diese Zeile kann später bei Bedarf bearbeitet werden.
Optional: Aktivieren Sie die Einstellung Kaufvertrag als Standardkonto konfigurieren, um den erstellten Einkaufsvertrag als Standardkonto auf Vorlagenebene festzulegen.
Klicken Sie auf OK, um die Seite zu schließen und den Vertrag zu erstellen.
Wenn auf der Seite Erstelle Einkaufsvertrag die Option Einkaufsvertrag öffnen aktiviert ist, wird der Einkaufsvertrag geöffnet, sodass Sie ggf. Änderungen vornehmen und weitere Felder ausfüllen können. Dies wird in den Schritten 3–5 der Anleitung oben beschrieben. Sie müssen diese Methode verwenden, wenn Sie auf Grundlage dieses Vertrags Vertragsrechnungen erstellen möchten.
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag aus einer Vorlage
Einkaufsvertragsvorlagen sind nützlich, wenn Sie für zwei oder mehr Einkaufsverträge dieselbe Grundkonfiguration benötigen, z. B. den Kostenkategoriencode, die Genehmigungshäufigkeit usw. Mit einer Vorlage können Sie die übrigen Felder für jeden einzelnen Einkaufsvertrag schneller ausfüllen.
So erstellen Sie eine Einkaufsvertragsvorlage:
- Suchen Sie () nach Einkaufvertragsvorlagen, und wählen Sie den dann zugehörigen Link aus.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu.
- Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.
Informationen zum Thema
Einkaufsverträge erstellen (Continia Learn)
Einkaufsverträge genehmigen
Vertragsrechnungen erstellen
Vertragsrechnungen genehmigen
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