KI-gestützte Sachkontenvorschläge für Belegarten

Vorteile

Das Einrichten von Belegarten und deren Zuordnung zu den entsprechenden Sachkonten bei der Konfiguration von Continia Expense Management kann zeitaufwändig sein. Administratoren müssen in der Regel jede Belegart prüfen, ein geeignetes Konto im Kontenplan des Mandanten finden und die entsprechenden Buchungseinstellungen manuell vornehmen.

Die neue Einrichtungsoberfläche vereinfacht diesen Prozess, indem sie Administratoren ermöglicht, Belegarten zu erstellen und diese über ein einziges Dialogfeld den entsprechenden Sachkonten zuzuordnen. Continia AI analysiert den bestehenden Kontenplan des Mandanten und schlägt für jede Belegart ein passendes Sachkonto vor.

Jeder Vorschlag enthält eine kurze Erläuterung und kann vor dem Speichern überprüft oder geändert werden. Dadurch wird der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Konfiguration von Belegarten reduziert, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass Administratoren die volle Kontrolle über die Buchungseinrichtung behalten.

Details zur Funktion

Auf der Seite Belegarten öffnet die Schaltfläche Belegarten einrichten das Dialogfeld Belegarten einrichten, in dem die Belegarten zusammen mit ihrem Aktuellen Sachkonto (und gegebenenfalls einem Vorgeschlagenen Sachkonto) aufgelistet sind. Wenn für eine oder mehrere Belegarten keine Buchungseinrichtung vorhanden ist, bietet eine Benachrichtigung auf der Seite Belegarten auch einen direkten Zugriff auf das Dialogfeld.

Diese neue unterstützte Einrichtung bietet Folgendes:

• KI-gestützte Sachkontenvorschläge – Um für jede nicht zugeordnete Belegart ein vorgeschlagenes Konto zu erhalten, klicken Sie auf Sachkonten vorschlagen. Continia AI vergleicht den Code und die Beschreibung der Belegart mit passenden Konten aus dem bestehenden Kontenplan des Mandanten. Es werden nur nicht blockierte GuV-Konten berücksichtigt, die eine direkte Buchung ermöglichen. Jeder Vorschlag enthält eine kurze Erläuterung, warum das jeweilige Konto ausgewählt wurde.
• Zustimmen vor der Datenübertragung – Das Feld KI-Datenzustimmung zeigt an, ob eine Zustimmung vorliegt. Die Zustimmung wird bei der ersten Erstellung von Vorschlägen angefordert, wird für jeden Mandanten separat gespeichert und kann jederzeit überprüft oder geändert werden. Ohne Zustimmung werden keine Daten an den Continia AI-Dienst gesendet und es werden keine Vorschläge generiert.
• Prüfen vor der Anwendung – Sie können Belegarten direkt im Dialogfeld hinzufügen, umbenennen und beschreiben. Administratoren können jedes vorgeschlagene Konto auch durch ein anderes zulässiges Sachkonto ersetzen. Eine laufende Zählung zeigt an, wie vielen Belegarten ein Konto zugeordnet ist.
• Schutz der bestehenden Einstellungen – Sie können den Code einer bestehenden Belegart nicht ändern oder bestehende Belegarten aus dem Dialogfeld entfernen. Wenn eine Belegart mehrere Buchungseinstellungen hat, wird Mehrere als aktuelles Konto angezeigt und die bestehende Einrichtung bleibt unverändert.
• Kontrollierte Anwendung von Änderungen – Um neue Belegarten zu erstellen und die ausgewählten Konten in die Buchungseinrichtung einzutragen, klicken Sie auf Beibehalten. Eine Bestätigung zeigt an, wie viele Belegarten und Buchungseinrichtungszeilen erstellt wurden. Zeilen, in denen das ausgewählte Konto bereits mit dem aktuellen Konto übereinstimmt, sind mit Keine Änderung gekennzeichnet und werden übersprungen. Um das Dialogfeld ohne Speicherung von Änderungen zu schließen, klicken Sie auf Verwerfen.

Das Dialogfeld erfordert Schreibberechtigungen sowohl für die Belegarten als auch für die Buchungseinrichtung. Benutzer ohne die erforderlichen Berechtigungen erhalten keine Benachrichtigungen und können das Dialogfeld nicht öffnen.