Belege mit eDokumenten in Expense Management verknüpfen
In Ländern, in denen die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist, werden die Einkäufe der Mitarbeiter als strukturierte elektronische Belege (eDokumente) an Continia Expense Management gesendet, bevor der Mitarbeiter ein Belegformular öffnet. In diesem Fall beschreiben zwei Datensätze denselben Einkauf: ein von Continia Document Capture verarbeiteter elektronischer Beleg und ein vom Mitarbeiter über Continia Expense Management eingereichter Beleg. Ohne eine Verbindung zwischen den beiden Datensätzen besteht keine Korrelation, was zu Doppelbuchungen führen kann.
Die eDokument-Integration zwischen Expense Management und Document Capture löst dieses Problem durch die Verknüpfung der beiden Belege. Nachdem ein Beleg mit einem eDokument verknüpft wurde, übernimmt Document Capture die Buchung des Einkaufs, und Expense Management bucht die Zahlung oder Erstattung. Dies führt zu konsistenten Posten und einem einheitlichen Satz von Dimensionen bei allen zugehörigen Sachposten.
Hinweis
Beim Import von eDokumenten in Document Capture werden Document Capture-Belege erstellt.
Voraussetzungen
Diese Funktion setzt voraus, dass Continia Document Capture in Ihrem Unternehmen installiert und aktiv ist. Die Integration hat keine Auswirkung auf Unternehmen, in denen Document Capture nicht aktiviert ist.
So funktioniert die Verknüpfung zwischen einem Beleg und einem eDokument
Die Verknüpfung zwischen einem Beleg und einem eDokument wird gleichzeitig an zwei Stellen gespeichert:
- Im Beleg ist das Feld Angewandte Einkaufsbelegart auf Document Capture-Beleg eingestellt, und das Feld Angewandte Einkaufsbelegnummer enthält die Referenz zum spezifischen elektronischen Beleg.
- Auf dem eDokument enthält das Feld Belegnr. die Referenz zurück zu dem Beleg.
Die beiden Belege werden verknüpft, wenn der Benutzer den Beleg öffnet und das Feld Angewandte Einkaufsbelegnummer auf den entsprechenden Document Capture-Beleg einstellt.
Wenn das eDokument eine strukturierte Kennung enthält (z. B. eine KSeF-Nummer in Polen oder eine FatturaPA-SDI-Kennung in Italien), kann der Benutzer die Kennung im Feld eDocument Id auf dem Beleg speichern.
So funktioniert die Duplikaterkennung
Schon bevor ein Benutzer die beiden Datensätze manuell verknüpft, suchen Expense Management und Document Capture nach Übereinstimmungen. Die Duplikaterkennung läuft in beide Richtungen und verwendet dieselben drei Kriterien:
| Kriterium | Abgleichregel |
|---|---|
| Betrag | Der Belegbetrag entspricht dem eDokumentbetrag einschließlich Mehrwertsteuer. |
| Währung | Die Währungscodes müssen übereinstimmen. |
| Belegdatum | Das Datum des eDokuments weicht nicht mehr als drei Tage von dem Belegdatum ab. |
Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erhalten beide Seiten eine Nachricht, in der der Kandidat identifiziert wird.
Die Erkennung erfolgt automatisch an zwei Stellen im Workflow:
- Bei der Validierung eines Belegs – Die Erkennung prüft, ob die Zahlungsart des Belegs auf Document Capture-Beleg festgelegt ist, oder ob für den Beleg bereits ein eDocument Id-Wert ausgefüllt ist.
- Bei der Validierung eines Document Capture-Belegs – Die Erkennung prüft, ob die Belegvorlage (oder das eDokument) für einen übereinstimmenden Beleg konfiguriert ist.
Diese Hinweise sind lediglich Empfehlungen; die Duplikaterkennung verhindert keinesfalls die Verarbeitung eines Document Capture-Belegs, da viele eingehende Document Capture-Belege keine Belege darstellen. Der Buchhalter kann entscheiden, ob die Datensätze zusammengeführt oder getrennt gelassen werden.
Verknüpfungseinstellungen konfigurieren
Wenn Sie Warnungen konfigurieren möchten, die auf nicht zugeordnete Belege auf beiden Seiten hinweisen, können Sie beide Module so konfigurieren, dass sie Belege kennzeichnen, die noch nicht zugeordnet wurden:
- In Expense Management – Sie können eine Zahlungsart so einrichten, dass ein eDokument erforderlich ist. Ein Beleg, der diese Zahlungsart verwendet, zeigt eine Warnung an, bis ein eDokument verknüpft wird. Diese Konfiguration ist nützlich für Firmenkarten, die in Ländern verwendet werden, in denen die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch ist.
- In Document Capture – Sie können in einer Continia Document Capture (CDC)-Vorlage festlegen, dass ein Beleg erforderlich ist. Dies bedeutet, dass anschließend jedes mit dieser Vorlage erfasste eDokument so lange eine Warnung anzeigt, bis ein Beleg damit verknüpft wird. Sie können diese Warnung auch für einzelne Document Capture-Belege einrichten, zum Beispiel wenn nur einige Belege von einem bestimmten Lieferanten zu Belegen zur Erstattung von Kosten werden.
In beiden Modulen ist das Standardverhalten eine Warnung, die die Buchung nicht blockiert. Wenn Ihre Compliance-Anforderungen strenger sind, können Sie die Warnungen über die Seite Benachrichtigungscenter Einrichtung zu Fehlern eskalieren lassen. In diesem Fall wird die Buchung blockiert, bis die Verknüpfung abgeschlossen ist.
Buchungsverhalten bei verknüpften Belegen
Sobald ein Beleg mit einem Document Capture-Beleg verknüpft ist, ändert sich der Buchungsablauf. Unabhängig davon, welcher Beleg zuerst gebucht wird, wird der Beleg nicht auf der Einkaufsseite der Transaktion verbucht – dies übernimmt Document Capture.
Wenn Ihre Einstellungen dies vorsehen, werden Dimensionskorrekturen dem Einkaufsbeleg hinzugefügt, nachdem beide Belege gebucht wurden. Dadurch wird der Einkaufsbeleg mit den Dimensionen aus dem Beleg angepasst.
So sorgen Dimensionskorrekturen für Übereinstimmung von Sachposten auf beiden Seiten
Ein eDokument wird oft gebucht, bevor der Beleg abgeschlossen ist. Das bedeutet, dass die eDokument-Sachposten anfänglich keine Dimensionen enthalten können oder Dimensionen, die die Aufteilungen des Mitarbeiters noch nicht widerspiegeln. Nach der Buchung des Belegs wird automatisch ein optionaler Schritt zur Dimensionskorrektur ausgeführt.
Um die Dimensionen auf beiden Seiten einheitlich zu halten, führt Expense Management eine Dimensionskorrektur gegen die Sachposten des Document Capture-Belegs durch, nachdem der verknüpfte Beleg gebucht wurde. Hierfür muss die Einstellung eDocument-Dimensionen korrigieren auf der Seite Expense Management Einrichtung aktiviert sein. Diese Korrektur nutzt das in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrierte Dimensionskorrektur-Modul und wird in einer separaten Transaktion ausgeführt, nachdem der Beleg gebucht wurde. Sollte die Korrektur aus irgendeinem Grund fehlschlagen, bleiben der Beleg und der Document Capture-Beleg weiterhin gebucht und gültig – lediglich die Dimensionsanpassung erfordert einen manuellen Eingriff. Wenn eine Dimensionskorrektur fehlschlägt, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Sie können die Korrekturhistorie auf der CDC-Dokumentenkarte über die Historie der Dimensionskorrekturen einsehen, die nach Anwendung einer Korrektur verfügbar ist.