Länderbasierte MwSt.-Zuordnung und mehrere MwSt.-Sätze einrichten

Wenn Sie mehrere inländische MwSt.-Sätze und Auslandsgeschäfte berücksichtigen müssen, können Sie mithilfe dieser Anleitung mehrere MwSt.-Sätze anhand von ISO-Codes und Länderzuordnung konfigurieren. Diese Anleitung erläutert außerdem, wie die KI-Belegerkennung während der Synchronisierung mit dieser Konfiguration interagiert.

Wenn ein Expense-Benutzer einen Beleg einreicht, liest die KI-Belegerkennung das Dokument und extrahiert sowohl das Einkaufsland (über den ISO-Ländercode) als auch den MwSt.-/Steuersatz. Während der Synchronisierung mit Business Central verwendet Expense Management diese Informationen, um die entsprechende MwSt.-Produktbuchungsgruppe nachzuschlagen, die in Buchungseinrichtung – Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung definiert ist.

Diese Funktion befindet sich in der Expense Buchungseinrichtung und ermöglicht es, dass eine einzelne Belegart automatisch die korrekte MwSt.-Produktbuchungsgruppe anwendet, basierend auf dem Land, in dem der Beleg entstanden ist, und dem von der KI-Belegerkennung erkannten MwSt.-Satz.

Voraussetzungen

Bevor Sie die länderbasierte MwSt.-Zuordnung konfigurieren können, müssen Sie zunächst Folgendes sicherstellen:

• Das Feld MwSt.-Betrag wird zu Konfigurierte Felder hinzugefügt
• Das Feld Land/Region wird zu Konfigurierte Felder hinzugefügt wurde
• Die relevanten MwSt.-Produktbuchungsgruppen müssen in Business Central für jeden MwSt.-Satz vorhanden sein, den Sie unterstützen möchten (zum Beispiel VAT19, VAT7, NO VAT)

So überprüfen Sie die oben genannten Felder oder fügen Sie hinzu:

1. Suchen Sie nach Konfigurierte Felder, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Prüfen Sie in der Spalte Feld Code der Tabelle, ob sowohl MwSt.-Betrag als auch Land/Region vorhanden sind. Falls nicht, fügen Sie sie hinzu, indem Sie auf +Hinzufügen in der Aktionsleiste klicken.

   Hinweis

   Für diese Funktionalität müssen die Felder MwSt.-Betrag und Land/Region in Konfigurierte Felder konfiguriert sein. Wenn diese Felder nicht aktiviert sind, ist der automatische MwSt.-Satzabgleich nicht sichtbar und funktioniert nicht.

Übersicht über die länderbasierte Mehrwertsteuerzuordnung

Das folgende Video führt Sie durch die Konfiguration der länderbasierten MwSt.-Zuordnung in Expense Management und bietet einen umfassenden Überblick als Grundlage für die folgenden Abschnitte.

Länderbasierte MwSt.-Zuordnung in Expense Management einrichten

Die Expense Buchungseinrichtung für mehrere MwSt.-Sätze konfigurieren

Um mehrere MwSt.-Sätze zu unterstützen, ohne doppelte Belegarten anzulegen, empfehlen wir, auf der Zeile der Expense Buchungseinrichtung eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe ohne MwSt. (zum Beispiel NO VAT) als Standard zuzuweisen. Überlassen Sie dann der Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung die eigentliche Zuweisung des Satzes bei der Synchronisierung.

So konfigurieren Sie die Expense Buchungseinrichtung:

1. Suchen Sie () nach Expense Buchungseinrichtung, und wählen Sie den zugehörigen Link aus.

2. Suchen Sie die Zeile in der Buchungseinrichtung für die Belegart, die Sie konfigurieren möchten (zum Beispiel Food).

3. Weisen Sie im Feld MwSt.-Produktbuchungsgruppep eine Gruppe zu, die keine MwSt. enthält (zum Beispiel NO VAT). Diese Gruppe dient als Fallback, wenn keine Zuordnung übereinstimmt.

   Hinweis

   Wenn NO VAT als Standard festgelegt wird, bedeutet dies, dass die Buchungseinrichtung keine feste Rate vorgibt. Dies erleichtert die Verarbeitung von Belegen aus dem Ausland, bei denen Sie die MwSt.-Erklärung möglicherweise nicht selbst übernehmen möchten. Der korrekte Satz wird stattdessen dynamisch über Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung angewendet. (Das bedeutet jedoch nicht, dass niemals MwSt. verbucht wird.).

Land/Region-Mehrwertsteuer-Einrichtung konfigurieren

Auf der Seite Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung können Sie festlegen, welche MwSt.-Sätze für ein bestimmtes Land verfügbar sind und welche MwSt.-Produktbuchungsgruppe jedem Satz entspricht. Dazu zählen auch Länder mit mehreren MwSt.-Sätzen, wie zum Beispiel Deutschland, das Vereinigte Königreich und Schweden.

So konfigurieren Sie die Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung:

1. Suchen Sie () nach Expense Buchungseinrichtung, und wählen Sie den zugehörigen Link aus.
2. Wählen Sie die entsprechende Zeile aus, und klicken Sie dann in der Aktionsleiste auf Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung (oder navigieren Sie direkt über die Suche dorthin).
3. Fügen Sie für jedes Land, das die MwSt. verarbeiten muss (in der Regel handelt es sich dabei um das Inland), einschließlich seines spezifischen MwSt.-Satzes, eine Zeile mit folgenden Angaben hinzu:
   • Land / Region Code – Dies ist der ISO-Ländercode (zum Beispiel DE für Deutschland oder FR für Frankreich).
   • Anzahl der MwSt Sätze – Geben Sie die für dieses Land verfügbaren Sätze an. Für Deutschland geben Sie beispielsweise 19 und 7 als separate Zeilen ein (was 19 % MwSt. und 7 % MwSt. entspricht).
   • MwSt.-Produktbuchungsgruppe – Hierüber wird jeder Satz mit der entsprechenden Buchungsgruppe verknüpft (zum Beispiel wird „19" mit VAT19 und „7" mit VAT7 verknüpft).

Beispielszenario

In diesem Szenario handelt es sich um einen Beleg für eine Mahlzeit aus Deutschland mit zwei verschiedenen MwSt.-Sätzen auf demselben Beleg.

Basierend auf den Beispielinformationen aus Schritt 3 synchronisiert Expense Management einen Beleg von einem deutschen Anhang, bei dem die KI-Belegerkennungr 19 % MwSt. erkannt hat. Es gleicht den Ländercode DE und den MwSt.-Prozentsatz von 19 ab und weist automatisch die Buchungsgruppe VAT19 zu (unabhängig davon, welchen Belegart der Benutzer ausgewählt hat).

Mit dieser Einrichtung deckt eine einzige Spesenart Verpflegung sowohl den regulären als auch den ermäßigten MwSt.-Satz für Deutschland ab. Die KI-Belegerkennung erkennt den auf dem Beleg aufgedruckten Steuersatz, und Business Central wendet automatisch die richtige Buchungsgruppe an.

So funktioniert die KI-Belegerkennung mit MwSt.-Sätzen

Die KI-Belegerkennung analysiert das hochgeladene Belegbild und versucht, Folgendes zu extrahieren:

• Gesamtbetrag
• MwSt.-Betrag (einer oder mehrere)
• MwSt.-Satz/-Sätze
• Land des Einkaufs (unter Verwendung von ISO-Ländercodes vom Beleg oder der Kreditorenadresse)

Wenn auf einem einzelnen Beleg mehrere MwSt.-Sätze erscheinen (zum Beispiel eine Hotelrechnung mit Unterkunft zu 7 % und einer Restaurantrechnung zu 19 %), teilt die Belegerkennung die Ausgabe automatisch in separate Zeilen auf, eine für jeden erkannten Satz.

Während der Synchronisierung in Business Central

Der erkannte Steuerprozentsatz wird mit den in Land/Region Mehrwertsteuer-Einrichtung definierten Sätzen für den Land / Region Code des Belegs verglichen.

• Wenn das System eine Übereinstimmung findet, wendet es die entsprechende MwSt.-Produktbuchungsgruppe auf diese Belegzeile an.

• Wenn das System keine Übereinstimmung findet, wird die Standard-MwSt.-Produktbuchungsgruppe aus der Zeile Expense Buchungseinrichtung als Fallback verwendet.

  Wichtig

  Die ISO-Code-basierte Ländererkennung verbessert die Genauigkeit, wenn Belege Länderinformationen in standardisierten Formaten enthalten. Stellen Sie bei Auslandsgeschäften sicher, dass das konfigurierte Feld Land/Region aktiviert ist, damit die Daten korrekt aus der Expense App/dem Expense Portal in Business Central übertragen werden.

Reduzierung doppelter Belegarten

Ein wesentlicher Vorteil dieser Einrichtung ist die Reduzierung redundanter Posten in der Expense Buchungseinrichtung. Bisher war möglicherweise folgende Eingabe erforderlich:

• Verpflegung - 7 % MwSt.
• Verpflegung - 19% MwSt.
• Hotels - 7% MwSt.
• Hotels - 19 % MwSt.

Mit VAT-Länderzuordnung wird die folgendermaßen Einrichtung vereinfacht:

• Verpflegung (Standard OHNE MWST, Sätze werden über die Zuordnung ermittelt)
• Hotels (Standard OHNE MwSt., Sätze werden über die Zuordnung aufgelöst)

Die Zuordnungstabelle übernimmt die Differenzierung der Sätze, sodass Expense-Benutzer eine kürzere, übersichtlichere Liste an Belegarten zur Auswahl haben.

Informationen zum Thema

MwSt.-/Umsatzsteuereingabe für Expense-Benutzer einrichten
Belegdaten mit der KI-Belegerkennung erfassen
Belegarten einrichten
Intelligente Mehrwertsteuererkennung und länderbasierte Mehrwertsteuerzuordnung