Manueller Belegabgleich

Beim manuellen Belegabgleich können Sie die Belege manuell auswählen, die miteinander abgeglichen werden sollen. Bei einer eingehenden Einkaufsrechnung können Sie beispielsweise aus einer Liste relevanter offener Bestellungen die passende Bestellung auswählen und so die volle Kontrolle über den Abgleichprozess erhalten. Dies bietet sich besonders in Unternehmen an, in denen meist nur wenige Belege eingehen.

Abgleich ist nur in der Kategorie EINKAUF verfügbar, entweder auf der Seite Bestellabgleich oder der Seite Gutschrift Abgleich durchgeführt, je nachdem, welchen Belegtyp Sie im Belegjournal abgleichen möchten.

So gleichen Sie Belege manuell ab

So gleichen Sie einen eingehenden Beleg mit zugehörigen Belegen ab (Rechnung oder Gutschrift):

1. Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie auf den Code EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.

3. Wählen Sie in der Belegliste den Beleg aus, den Sie mit anderen Belegen abgleichen möchten.

   Hinweis

   Der von Ihnen ausgewählte Beleg bestimmt, wo der Abgleich durchgeführt wird, mit welchen Belegtypen ein Abgleich durchgeführt werden kann und welche Zeilenabschnitte unter Abgleich Übersicht in Schritt 5 unten angezeigt werden:

   • Wenn Sie eine Rechnung auswählen, können Sie auf der Seite Bestellabgleich einen Abgleich mit Bestellungen und Einkaufslieferungen durchführen. Dies wird dann in den angezeigten Abschnitten entsprechend reflektiert.
   • Wenn Sie eine Gutschrift auswählen, können Sie auf der Seite Gutschrift Abgleich einen Abgleich mit Reklamationen und Rücksendungen durchführen. Dies wird dann in den angezeigten Abschnitten entsprechend reflektiert.

4. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start > Bestellabgleich.

5. Unter Abgleich Übersicht werden in zwei Zeilenabschnitten relevante Zeilen aus zugehörigen Belegen aufgelistet, abhängig davon, welchen Belegtyp Sie oben in Schritt 3 ausgewählt haben. Wählen Sie in einem der Abschnitte die entsprechenden Belegzeilen aus und klicken Sie dann auf Zeile > Zeilen abgleichen.

   Hinweis

   Mit der Aktion Zeilen abgleichen wird das Feld Abgeglichene Menge der ausgewählten Zeilen mit der ausstehenden Menge aktualisiert. Wenn dieses Feld bereits einen Wert enthält, wird der Wert durch Klicken auf Zeilen abgleichen auf Null zurückgesetzt.

6. Um Anpassungen an einigen Werten vorzunehmen (z. B. aufgrund von Mengen- oder Preisabweichungen), bearbeiten Sie die folgenden Felder:

   • Abgeglichene Menge
   • EK-Preis (Rechnung) oder EK-Preis (Gutschrift)
   • Zeilenrabatt % (Rechnung) oder Zeilenrabatt % (Gutschrift)

7. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 6 für den anderen Zeilenabschnitt. Dies ist relevant, wenn Sie einen Abgleich mit beiden Zeilentypen durchführen müssen und wenn in beiden Abschnitten Zeilen zur Auswahl stehen.

   Tipp

   Wenn Sie weitere Informationen zu einer Belegzeile anzeigen möchten, wählen Sie die Zeile im entsprechenden Zeilenabschnitt aus und klicken Sie dann auf Zeile > Karte, um die Dokumentenkarte für diese Zeile zu öffnen.

Jede Zeile, für die Sie Zeilen abgleichen verwenden oder manuell einen Wert eingeben, wird fett dargestellt, um anzuzeigen, dass sie mit dem Beleg abgeglichen wurde. Der abgeglichene Zeilenbetrag wird dem Betrag im Abschnitt Abgleich Übersicht oben hinzugerechnet, um den Status des Abgleichprozesses anzuzeigen:

Wenn die Differenz Null beträgt (oder innerhalb der von Ihnen festgelegten Abweichung liegt), haben Sie den Abgleichvorgang abgeschlossen. Sie können dann zurück zum Belegjournal navigieren, wo im Bemerkungsbereich unten ein neuer Eintrag Manueller Abgleich angezeigt wird.

Der Beleg kann zur weiteren Verarbeitung registriert werden.

Informationen zum Thema

Zeilen beim Abgleich filtern
Umgang mit Abweichungen, einschließlich Teilabgleich