Anhänge exportieren

In diesem Artikel wird der Vorgang des Massenexports von Dokumentanhängen beschrieben, unabhängig davon, ob es sich um PDF- oder XML-Dateien handelt.

Diese Funktion ist insbesondere bei Betriebsprüfungen hilfreich, da mehrere Anhänge gleichzeitig abgerufen werden können – basierend auf ihrem Kreditornamen, ihrer Nummer, ihrem Buchungsdatum usw.

So exportieren Sie Anhänge

So exportieren Sie Dokumentanhänge in Continia Document Capture:

1. Suchen Sie {({search}}) nach Anhänge exportieren und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Konfigurieren Sie im angezeigten Dialogfeld Anhänge exportieren die folgenden Einstellungen:
   • Dateityp zum Exportieren – Wählen Sie den Typ des Anhangs aus, den Sie exportieren möchten. Wenn XML ausgewählt ist, wird die formatierte HTML-Datei ebenfalls in den Export einbezogen.
   • Zugehörige Dokumente exportieren – wenn aktiviert, werden die Drag-and-Drop-Anhänge, die zu den Originaldokumenten gehören (z. B. die Rechnungen), in den Export einbezogen.
3. Mit den Filtern Nr., Name und Datum sowie weiteren Filtern können Sie dann Ihre Auswahl an Anhängen eingrenzen. Um alle Dokumentanhänge zu exportieren, lassen Sie diese Filter leer.
4. Klicken Sie auf OK, um den Exportvorgang zu starten. Klicken Sie alternativ auf Plan..., um ein anderes Datum und/oder eine andere Uhrzeit für den Export auszuwählen.

Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, listet Document Capture die Anzahl der verarbeiteten Anhänge und Kreditoren auf – und die exportierten Dokumentanhänge werden automatisch als ZIP-Datei gespeichert und heruntergeladen. Die Ordnerstruktur in der ZIP-Datei ist: Kreditorennummer > Belegkategorie > Belegnummer. Das Präfix in der Belegnummer hängt vom Status des Belegs ab.