Geschäftsfunktionen
Als End-to-End-Lösung zur Vereinfachung und Automatisierung der Verwaltung von Belegen, Fahrstrecken und Pauschalen bietet Continia Expense Management praktisch jedem Unternehmen erhebliche Vorteile.
Expense Management ist modular aufgebaut und kann an Ihre speziellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. Jedes der Module bietet einen bestimmten Funktionsbereich, und Sie können beliebige Module hinzufügen. Sie fügen diese mithilfe der Ersteinrichtungsanleitung hinzu, auf die Sie direkt über Ihr Rollencenter zugreifen können.
Wichtig
Nicht alle Funktionen sind in allen Versionen von Expense Management verfügbar. Weitere Informationen zu verschiedenen Versionen von Expense Management finden Sie unter Funktionsvergleich in den Expense Management-Versionen.
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Module sowie einen Überblick über ihre jeweiligen Funktionen.
Basis
Mit dem obligatorischen Basis-Modul erhalten Sie alle grundlegenden Funktionen, die Sie zum Einreichen, Verarbeiten und Genehmigen von Belegen benötigen. Ihre Mitarbeiter können Belege entweder über die mobile Continia Expense-App oder das browserbasierte Continia Expense Portal einreichen und Administratorbenutzer erhalten in Microsoft Dynamics 365 Business Central einen vollständigen Echtzeitüberblick über die Unternehmensausgaben. Genehmiger können Spesenabrechnungen entweder in Business Central oder über das Continia Web Approval Portal genehmigen.
Das Basis-Modul umfasst die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| ISO-basierte Länderzuordnung für die KI-Belegerkennung | |
| Intelligente Mehrwertsteuererkennung und länderbasierte Mehrwertsteuerzuordnung | |
| Übertragung benutzerdefinierter Feldwerte in Posten und Fibu Buch.-Blätter | |
| Verbesserungen bei der Verwendung von Standarddimensionen | |
| Dimensionskorrekturen auf einem Zwischenkonto | |
| Unterstützung für Intune auf Mobilgeräten | |
| E-Mail-zu-PDF-Konvertierung | |
| Buchung in der Währung des Belegs (pro Benutzer) | |
| Währungscodes für Fahrstreckensätze | |
| Verbesserungen der Benutzeroberfläche | |
| Zugriff auf die mobile Continia Expense App für iOS- und Android-Geräte | |
| Zugriff auf das Continia Expense Portal | |
| Zugriff auf das Continia Web Approval Portal | |
| Vollständiger Genehmigungsworkflow, der es Ihnen ermöglicht, Bemerkungen oder Anhänge hinzuzufügen, Spesenabrechnungen zu genehmigen oder abzulehnen, sie zurückzustellen oder an andere Genehmiger weiterzuleiten | |
| Fotos von Belegen können hinzugefügt werden | |
| PDF-Belege können sowohl neuen als auch bestehenden Spesenabrechnungen hinzugefügt werden | |
| Erstellung von Spesenabrechnungen, die es Genehmigern ermöglicht, mehrere (Arten von) Spesen zu gruppieren und diese dann anzuzeigen/zu genehmigen | |
| Konfigurierbare App-Felder, die direkt in Business Central verwaltet werden | |
| Automatisches Archiv, mit dem Sie Originalbelege mithilfe der Standardfunktionen von Business Central einfach abrufen können | |
| Erstellen von Vorlagen (für wiederkehrende Ausgaben) | |
| Vereinfachte Felderstellung | |
| Erweiterte Zahlungsoptionen mit Zahlungsarten | |
| Größenanpassung der Seite zum Anhängen von Belegen | |
| Verbesserungen bei gespeicherten Belegen | |
| Zahlungsarten für Benutzergruppen | |
| Zusammenführen von Spesen in der Expense Mobile App | |
| Umsatzsteuer/Verkaufssteuer-Eingabe von Expense-Benutzern | |
| Automatisches Ausfüllen in der Expense App und im Expense Portal | |
| Konfigurierbare Benachrichtigungen | |
| Autozoom im Business Central-Add-in | |
| Unterstützung für GST/GST-Steuerbefreiung in Australien | |
| Unterstützung für automatische Zuweisung mithilfe von Verteilungscodes | |
| Unterstützung für OData V4 für das Continia Web Approval Portal | |
| Digitale Belege automatisch erstellen | |
| Änderungen bei der Anzeige von Benutzer-IDs in Belegprotokolleinträgen | |
| Einfachere Migration von On-Premises zu Online für ältere Versionen | |
| Anzeigen der Anzahl zu genehmigender Belege nach Typ im Web Approval Portal | |
| Datenpflege von Continia Expense Management-Tabellen mithilfe von Aufgabenwarteschlangen | |
| Aktionen zum Löschen von Daten zur DSGVO-Compliance (GDPR) unter Berücksichtigung von Secure Archive | |
| Verbesserte Sichtbarkeit von Kommentaren in Spesenabrechnungen | |
| Demos mit lokalen Daten und Setup-Dateien | |
| Anhänge können auf der Seite „Verteilungen“ in der Mobile Expense App angezeigt werden | |
| Verbesserte Handhabung von Einkaufsbelegen, die von anderen Lösungen verarbeitet wurden | |
| Erweiterte Einrichtungsoptionen für Aufgabenwarteschlangen | |
| Verbesserte Unterstützung für Steuerunterschiede beim Buchen mit Fibu Buch.-Blatt | |
| Verbesserte Verwaltung der Microsoft 365-Anmeldung |
Die Genehmigungs-Funktionalität ist Teil des Basis-Moduls. Genehmigungen bieten Ihnen einen vollständigen Genehmigungsworkflow, mit dem Sie Geschäftsdokumente genehmigen, Genehmiger zuweisen und Genehmigungslimits festlegen können. Sie können die Genehmigung von Belegen erzwingen, sie auf Abwarten setzen oder automatisch genehmigen lassen. Außerdem ist es möglich, Belege weiterzuleiten und Genehmigungen zu delegieren, wenn Sie beispielsweise für einen bestimmten Zeitraum abwesend sind.
Genehmigungen
Die Genehmigungs-Funktionalität des Basis-Moduls bietet Ihnen Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Weitere Genehmigungsaktionen wurden auf den Expense-Dokumentkarten hinzugefügt | |
| Verbesserung mehrerer gängiger Workflow- und Genehmigungsszenarien, die in NAV standardmäßig nicht unterstützt werden | |
| Integrierte Dokumentenvorschau als Teil des Genehmigungsprozesses | |
| Anzeigen von Dokumentenbildern in einem separaten Fenster, zum Beispiel zur Vergrößerung | |
| Kombinieren und Senden aller zu genehmigenden Dokumente in einer E-Mail | |
| Geteilte Genehmigung bei Abwesenheit (z. B. Urlaub) | |
| Geteilte Genehmigung, bei der Benutzer Genehmigungen für andere Benutzer übernehmen können | |
| Kostenloses Online-Hosting mit Continia Software1 | |
| Direkte Verbindung zu NAV/Business Central über Web Services (vollständige Übereinstimmung der Daten)1 | |
| Eine intuitive Benutzeroberfläche für die Genehmigung von Belegen1 | |
| Funktionalität, mit der Benutzer problemlos Zeilen ändern, Belege genehmigen und auf Abwarten setzen, Belege an andere Benutzer weiterleiten sowie Anhänge und Kommentare hinzufügen können | |
| Genehmigungen durch eingeschränkte Benutzer von NAV/Business Central | |
| Mandantenübergreifende Übersicht aller ausstehenden Genehmigungen einschließlich verfügbarer Aktionen |
- Sie benötigen außerdem das Continia Web Approval Portal, um diese Funktion nutzen zu können.
Einkaufsverträge
Die Einkaufsverträge-Funktionalität als Teil des Basis-Moduls bietet Ihnen Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Automatische Erstellung von Einkaufsverträgen; hierbei handelt es sich um ein System, das die Erstellung von Verträgen basierend auf Mustern in wiederkehrenden Rechnungen vorschlägt | |
| Zentralisierte Verwaltung und Speicherung aller Einkaufsverträge, Abonnements und anderer wiederkehrender Kosten | |
| Erstellen von Verträgen mit allen relevanten Informationen wie Kreditor, Preisen, Vertragsbeginn und -ende sowie detaillierten Vertragszeilen | |
| Umfangreiches Archiv mit allen vertragsrelevanten Dokumenten und Dateien der Einkaufsverträge | |
| Erstellen von Verträgen basierend auf wiederkehrenden Ausgaben | |
| Automatisches Ausfüllen der Vertragsdetails basierend auf den Informationen einer Ausgabe | |
| Unkomplizierte und regelmäßige Vertragsüberprüfung, damit Sie nur für das bezahlen, was Sie auch brauchen | |
| Automatisches Starten der Vertragsüberprüfung in regelmäßigen Abständen basierend auf Unternehmensrichtlinien | |
| Möglichkeit zur Überprüfung aller Verträge vor Beginn eines neuen Geschäftsjahres | |
| Einfacher Überblick über Verträge, die zur Überprüfung gesendet werden müssen | |
| E-Mail-Benachrichtigungen an Vertragsprüfer, wenn Verträge zur Prüfung anstehen | |
| Eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine einfache Überprüfung von Verträgen in Business Central oder im Continia Web Approval Portal ermöglicht | |
| Vertragsprüfer können problemlos Zeilen ändern, Verträge überprüfen und stornieren sowie Anhänge und Kommentare hinzufügen | |
| Automatische Genehmigung wiederkehrender Ausgaben innerhalb zulässiger Toleranzen basierend auf überprüften Verträgen |
Kreditkartentransaktionen
Das Modul Kreditkartentransaktionen ermöglicht es Ihnen, Kreditkartentransaktionen Ihrer Mitarbeiter automatisch in Business Central zu importieren und dann mit registrierten Belegen zu verknüpfen und abzugleichen. Wenn für eine importierte Transaktion kein passender Beleg vorhanden ist, wird der Mitarbeiter, der die Ausgabe eingereicht hat, benachrichtigt und gebeten, den entsprechenden Beleg beizufügen.
Das Modul Kreditkartentransaktionen umfasst die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Verfügbarkeit der Belegart „Bargeldvorschuss“ und der Zahlungsart „Corporate Cash“ beim Einreichen von Ausgaben | |
| Integration der Firmenkreditkarte: Kartentransaktionen werden automatisch in Business Central importiert und mit registrierten Belegen verknüpft | |
| Automatischer Abgleich von importierten Kreditkartentransaktionen mit eingereichten Spesen | |
| Erstellung von Spesenabrechnungen basierend auf Details von Kreditkartentransaktionen | |
| Erinnerungen werden an Expense-Benutzer gesendet, wenn Belege fehlen | |
| Banktransaktionsbeschreibungen werden in Spesenabrechnungen übernommen |
Fahrstrecken
Das Modul Fahrstrecken erleichtert Ihnen das Einreichen von Ausgaben für Fahrstrecken, entweder in der mobilen Expense App oder im browserbasierten Expense Portal. Durch die enge Integration von Google Maps in die mobile App wird sichergestellt, dass Sie immer die richtige Kilometerzahl angeben und eine entsprechende Erstattung bekommen. Die App zeigt sogar ein Bild der gewählten Route an. Dieses Bild kann zusammen mit allen anderen relevanten Fahrstreckendetails auch in Business Central angezeigt werden.
Mit dem Modul Fahrstrecken erhalten Sie Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Währungscodes für Fahrstreckensätze verwenden | |
| Die Möglichkeit, Fahrstreckenabrechnungen von einem Smartphone oder dem Expense Portal aus zu übermitteln | |
| Fahrstreckenregistrierung mit Google Maps-Integration, die eine genaue Fahrstrecke und korrekte Erstattung gewährleistet | |
| Die Möglichkeit, jeder Route Zwischenpunkte hinzuzufügen, um die optimale Genauigkeit der Fahrstrecke zu gewährleisten | |
| Fahrstreckendetails in Business Central, mit einem Bild der Route | |
| GPS-Standorterfassung, um die Erstellung genauer Fahrstrecken zu erleichtern | |
| Erstellen von Vorlagen (für wiederkehrende Routen) | |
| Berechnung der Mehrwertsteuer (VAT) auf Fahrstrecken (im Vereinigten Königreich) | |
| Mehr Optionen beim Hinzufügen von Anhängen in Fahrstreckenabrechnungen |
Pauschalen
Mit dem Modul Pauschalen können Ihre Mitarbeiter über die Expense App oder das Expense Portal ganz einfach reisebezogene Spesenabrechnungen einreichen, in denen sie einen bestimmten Reisezeitraum, den Gesamtzweck der Reise und alle anderen relevanten Details zu Unterkunft und/oder Verpflegung angeben. Wenn ein Mitarbeiter eine Pauschalenabrechnung eingereicht hat, werden die eingegebenen Details zur Berechnung der Tagespauschale für diesen Mitarbeiter und für diesen speziellen Zweck verwendet. Die gesamte Konfiguration, einschließlich der Sätze und Regeln, erfolgt in Business Central.
Das Modul Pauschalen bietet Ihnen Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Die 12-Monats-Regel für Pauschalen | |
| Verbesserte Transparenz bei der Aufschlüsselung von Pauschalenberechnungen | |
| Berechnung der Tage und Verpflegung (Ausgaben) unter Berücksichtigung landesspezifischer Besonderheiten | |
| Einrichtung der Sätze, Berechnung der Beträge und zahlreiche weitere relevante Aktionen direkt in Business Central | |
| Die Möglichkeit, Abrechnungen für Tagespauschalen entweder über ein Smartphone oder das Expense Portal einzureichen | |
| Bei Bedarf können problemlos Vorlagen und benutzerdefinierte Felder in Business Central erstellt werden | |
| Unterstützung der norwegischen Regelungen mit Bezug auf Pauschalen | |
| Unterstützung der 3-Monatsregel in Deutschland |
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