Unterstützung für elektronische Rechnungsstellung

Vorteile

Da die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in immer mehr Ländern und Regionen gelten, kann derselbe Einkauf zweimal in Business Central eingehen – einmal als von einem Mitarbeiter eingereichter Beleg und dann noch einmal als elektronischer Beleg, der über Continia Document Capture empfangen wird. Ohne Abstimmung besteht die Gefahr, dass der Einkauf doppelt verbucht wird.

Diese Funktion verbindet Expense Management und Document Capture, sodass ein Beleg und der dazugehörige elektronische Beleg gemeinsam verarbeitet werden. Unternehmen können so erzwingen, dass Belege vor der Buchung mit einem elektronischen Beleg verknüpft werden, dass die Belegdimensionen in die Sachposten des elektronischen Belegs übernommen werden und dass die Daten in beiden Modulen abgeglichen werden.

Details zur Funktion

Die Unterstützung für die elektronische Rechnungsstellung umfasst die folgenden Funktionen:

Verknüpfung von Belegen mit elektronischen Belegen

Das vorhandene Feld Angewandte Einkaufsbelegnummer im Beleg identifiziert den verknüpften Document Capture-Beleg. Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, wird nur die Zahlung oder Erstattung des Belegs gebucht. Die Einkaufsabwicklung erfolgt über den verknüpften elektronischen Beleg. Ein neues Feld Belegnr. in Document Capture verweist auf den verknüpften Beleg, sodass die Beziehung von beiden Modulen aus erkennbar ist.

Verknüpfung erzwingen

Die neuen Einstellungen eDokument erwartet und Beleg erwartet ermöglichen es, die Verknüpfung eines Belegs mit einem eDokument vor dem Buchen zu erzwingen. Die Einstellungen können auf drei Ebenen konfiguriert werden:

• In der Zahlungsart – um die Anforderung auf alle Belege anzuwenden, die mit dieser Zahlungsform bezahlt werden.
• In der CDC-Vorlage – um die Anforderung auf alle Belege anzuwenden, die mit dieser Vorlage verarbeitet werden.
• Im jeweiligen Document Capture-Beleg – zur Anwendung nach Bedarf.

Dies ermöglicht es Administratoren, die Verknüpfungen von elektronischen Rechnungen für eine Zahlungsform oder Vorlage global zu erzwingen und gleichzeitig Ausnahmen bei Bedarf zuzulassen.

Duplikaterkennung

Wenn Sie eine eBeleg-Kennung konfigurieren, durchsucht das System Document Capture-Belege nach Übereinstimmungen anhand von Belegdatum, Betrag und Währung. Wird eine wahrscheinliche Übereinstimmung gefunden, benachrichtigen konfigurierbare Meldungen den Buchhalter darüber, dass eine mögliche Übereinstimmung vorliegt oder dass ein erwarteter elektronischer Beleg noch nicht verknüpft wurde. Der Buchhalter kann über die Zusammenführung der Belege selbst entscheiden. Darüber hinaus werden nicht zugeordnete elektronische Belege niemals automatisch gesperrt, da nicht alle eingehenden Rechnungen auf Belegen beruhen.

Dimensionszuordnung

Es gibt eine neue Einstellung Korrekte eDocument Dimensionen in der Expense Management Einrichtung. Mit dem Modul Dimensionskorrektur können Sie festlegen, ob Dimensionen aus dem Beleg nach der Buchung in die verknüpften Document Capture-Sachposten übertragen werden. Der Korrekturverlauf wird über das Feld Letzte Dimensionskorrektur Eintrag Nr. im Beleg nachverfolgt, das Sie mit der Aktion Historie der Dimensionskorrekturen auf der Dokumentenkarte einsehen können.

Buchungsverhalten

Wenn ein Beleg eine Angewandte Einkaufsbelegnummer hat, wird der Einkaufsvorgang nicht von dem Beleg aus gebucht, sondern nur die Zahlung oder Erstattung (Banktransaktion oder Mitarbeitererstattung). Die Buchung des Einkaufs bleibt Aufgabe des verknüpften elektronischen Belegs, wodurch sichergestellt wird, dass in beiden Modulen nur ein Buchungsereignis erfasst wird.