Häufig gestellte Fragen zu Belegen

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Verarbeitung von Belegen in Expense Management. Die Antworten geben Auskunft über Themen wie etwa das Festlegen von Benachrichtigungen und einer Standardwährung und das Einschränken auswählbarer Feldwerte.

Warum kann ich in Business Central keine Expense-Dokumente sehen?

Wenn Sie in Listen wie Belegen, Pauschalen oder Abrechnungen keine Dokumente sehen können, Ihr Partner aber schon – oder wenn Sie in der Continia-Benutzerliste oder in den Continia-Benutzereinstellungen nur Ihr eigenes Profil sehen können – sollten Sie überprüfen, welche Version von Expense Management Sie verwenden. Nach Expense Management, Version EM 8.00 (Expense 2021, R2), wurde die Einstellung „Dokumentsichtbarkeit einschränken“ hinzugefügt. Sie müssen diese Einstellung anpassen.

So legen Sie die Dokumentsichtbarkeit fest:

1. Suchen Sie nach Continia Benutzereinrichtung und wählen Sie dann die Karte des Benutzers aus.
2. Schalten Sie unter Expense Management den Umschalter Dokumentsichtbarkeit einschränken auf Aus. Wenn Dokumentsichtbarkeit einschränken aktiviert ist, werden Ihnen nur Ihre eigenen Dokumente angezeigt.

Kann ich eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten, wenn ein Expense-Dokument genehmigt oder abgelehnt wird?

Nein, diese Funktionalität ist in Expense Management derzeit nicht verfügbar. Sie können den Status von Dokumenten jedoch mithilfe der Push-Benachrichtigungen der Continia Expense Mobile App überwachen oder diesen im Expense Web Portal unter Belege > Historie einsehen (abgelehnte Dokumente sehen Sie unter Abrechnung > Offen). Sie können den Status auch mit Ihren Expense Management-Aufgabenwarteschlangen anzeigen.

Kann ich für einen Expense-Benutzer eine Standardwährung festlegen?

Diese Aktion wird derzeit nicht unterstützt. Dies ist nur möglich, die Währung ist gesperrt (und vom Expense-Benutzer nicht geändert werden kann).

Die Continia Expense App verwendet jedoch Standortdaten, um die Währung für das Land anzuzeigen, in dem sich der Expense-Benutzer befindet. Wenn der Expense-Benutzer eine andere Währung wählt, merkt sich die Continia Expense App diese für den nächsten Beleg und behält diesen Wert bei. Wenn die Continia Expense App geschlossen wird, wird die aus den Standortdaten abgeleitete Währung wieder verwendet. Sie können diese Einschränkung umgehen, indem Sie mit der Lookup-Funktion eine bestimmte Währung zuweisen. Dies bedeutet, dass der ausgewählte Expense-Benutzer oder die ausgewählte Gruppe (oder beide) nur auf eine bestimmte Währung zugreifen können, die auch standardmäßig ausgewählt wird, wenn sie einen neuen Beleg erstellen.

So weisen Sie einem Expense-Benutzer oder einer Gruppe eine bestimmte Währung zu:

1. Suchen Sie () nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie in der Tabelle unter Feld Code die Option Währung aus.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste Kopffelder auf Feldtyp.
4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Feldtyp Karte > Feldtyp > Lookup Wert Zugriff aus.
5. Wählen Sie in der Spalte Wert Code der Tabelle eine Währung aus. Wert Beschreibung wird automatisch mit der von Ihnen ausgewählten Währung ausgefüllt.
6. Optional: Wählen Sie unter Art einen Typ aus. Der Standardwert ist Benutzer.
7. Wählen Sie unter Code einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe aus.
8. Um diese Änderungen zu aktualisieren, müssen Sie eine Synchronisierung mit Continia Online erzwingen. Klicken Sie in der Aktionsleiste Feld Typ Karte auf Continia Online > Erzwinge Synchronisation mit Continia Online.

Kann ich einschränken, welche Feldwerte Expense-Benutzer in der Expense App auswählen können?

Ja, das können Sie. Um festzulegen, welche Feldwerte für Expense-Benutzer in Business Central verfügbar sind, erlauben Sie den Zugriff auf bestimmte Feldwerte. So beschränken Sie den Zugriff der Expense-Benutzer auf die angegebenen Feldwerte.

Weitere Informationen finden Sie unter Beschränkungen für den Feldwertzugriff einrichten.