Belege im Continia Expense Portal erstellen und einreichen

Das Continia Expense Portal ist die browserbasierte Ergänzung zur Continia Expense Mobile App. Von jedem modernen Webbrowser aus können Sie Belege erfassen, Fahrtstrecken protokollieren, Anhänge beifügen und Dokumente in Abrechnungen zur Genehmigung zusammenfassen – und das alles, ohne Software zu installieren.

Diese Anleitung enthält folgende Informationen:

• Anmeldung am Portal an und Navigieren durch die vier Hauptarbeitsbereiche.
• Konfigurieren Ihrer regionalen Einstellungen für Sprache, Zahlen und Datumsformate.
• Einreichen eines Beleg mit einem Bild der Quittung.
• Einreichen einer Fahrstrecke mit adressbasierter Entfernungsberechnung.
• Einreichen einer Pauschale, mit der Sie tägliche Aufwendungen für Verpflegung, Unterkunft und Transport während einer Geschäftsreise geltend machen.
• Erstellen einer Abrechnung, die Belege, Fahrtstrecken und Pauschalen kombiniert, und anschließendes Einreichen der Abrechnung zur Genehmigung.

Wenn Sie unterwegs sind, können Sie die meisten Aufgaben in der Continia Expense Mobile App genauso ausführen wie im Expense Portal. Weitere Informationen zur Wahl zwischen den beiden finden Sie unter Verwendung von Continia Expense App und Expense Portal im Vergleich.

Voraussetzungen

Bevor Sie das Continia Expense Portal verwenden können, muss ein Administrator in Microsoft Dynamics 365 Business Central ein Expense-Benutzerkonto für Sie erstellen. Nachdem Ihr Konto eingerichtet wurde, erhalten Sie die Anmeldeinformationen für das Portal. Wenn Sie sich in Australien befinden, stellt Ihr Administrator stattdessen die URL für das AU Continia Expense Portal bereit.

Das Portal läuft vollständig in Ihrem Browser, sodass nichts heruntergeladen oder installiert werden muss. Übermittelte Belege werden automatisch über Continia Online mit Business Central synchronisiert, sodass ein Genehmiger die Belege prüfen kann, sobald Sie auf Absenden klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Im Continia Expense Portal und in der Mobile App anmelden.

Anmelden und im Portal navigieren

Das Expense Portal verfügt über drei Hauptarbeitsbereiche, die sich jeweils auf eine bestimmte Belegart beziehen.

So beginnen Sie im Portal:

1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationenfür Ihr Expense-Benutzerkonto beim Expense Portal an.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste oben den entsprechenden Arbeitsbereich aus. Die Optionen sind:
   • Beleg – Reichen Sie einzelne Belege ein, wie z. B. Verpflegung, Unterkunft, Transport und andere quittierte Einkäufe. Sie können jedem Beleg Bilder oder PDFs der Ausgabe anhängen.
   • Fahrstrecken – Erfassen Sie geschäftliche Fahrten durch Eingabe der Start- und Zieladresse. Das Portal berechnet die Entfernung und den erstattungsfähigen Betrag automatisch.
   • Pauschale – Reichen Sie Pauschalen für Geschäftsreisen, mit separater Auswahl pro Tag für Verpflegung, Unterkunft, Getränke und Transport ein. Das Portal berechnet den Betrag automatisch auf Grundlage der von Ihrem Administrator konfigurierten Sätze.
   • Abrechnung – Fassen Sie Belege, Fahrstrecken und Pauschalen für eine Reise, ein Projekt oder einen Abrechnungszeitraum in einer einzigen Abrechnung zusammen. Reichen Sie anschließend die Abrechnung zur Genehmigung ein.

Jeder Arbeitsbereich öffnet sich mit einer Liste Ihrer in Bearbeitung befindlichen Dokumente. Um in einem beliebigen Arbeitsbereich ein Dokument zu erstellen, klicken Sie oben links auf Neu.

Einstellungen konfigurieren

Auf der rechten Seite der Aktionsleiste finden Sie Kennwort ändern, Abmelden und ein Zahnradsymbol, das die Seite Einstellungen öffnet.

Regionale Einstellungen

Auf der Seite Regionale Einstellungen können Sie Ihre bevorzugte Sprache sowie die Formate für Zahlen, Datumsangaben und Maßeinheiten festlegen. Wenn Sie Ihre regionalen Einstellungen konfigurieren, werden Beträge, Entfernungen und Datumsangaben Ihren Anforderungen entsprechend angezeigt.

So konfigurieren Sie die regionalen Einstellungen:

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke einer beliebigen Seite auf das Zahnradsymbol, um die Seite Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie unter Regionale Einstellungen im Feld Sprache die Sprache aus, in der die Portaloberfläche angezeigt werden soll.
3. Wählen Sie im Feld Zahlen und Einheiten das Gebietsschema aus, das Ihrer bevorzugten Formatierung entspricht. Zum Beispiel „German (Germany)“ für Kilometer und Datumsangaben im Format „TT/MM/JJJJ“ oder „English (United States)“ für Meilen und Datumsangaben im Format „MM/TT/JJJJ“.
4. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Speichern.

E-Mail-Alias

Wenn Sie Belege haben, die Sie direkt aus Ihrem persönlichen E-Mail-Postfach oder aus einer E-Mail-Adresse weiterleiten möchten, die normalerweise nicht mit Ihrem Expense Management-Konto verknüpft ist, müssen Sie diese zunächst als Alias hinzufügen. Dadurch wird verhindert, dass die Belege automatisch abgelehnt werden.

So konfigurieren Sie eine weitere E-Mail-Adresse:

1. Navigieren Sie auf der Seite Einstellungen zu E-Mail-Alias.
2. Fügen Sie eine Alias-E-Mail-Adresse hinzu, z. B. Ihre private E-Mail-Adresse.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Speichern.

Ihre Änderungen werden sofort wirksam, und Sie können jederzeit zur Seite Einstellungen zurückkehren, um Ihre Einstellungen anzupassen.

Einen Beleg einreichen

Im Arbeitsbereich Beleg reichen Sie einzelne Belege mit Quittungen ein. Rot umrandete Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Beleg speichern oder einreichen können.

So reichen Sie einen Beleg ein:

1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Beleg.
2. Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Neu, um die Seite Beleg zu öffnen.
3. Fügen Sie einen Belegnachweis hinzu, indem Sie die Belegdatei aus Ihrem Datei-Explorer in den Drag-and-Drop-Bereich auf der rechten Seite der Seite Beleg ziehen. Alternativ können Sie in den Bereich klicken, um nach der Datei zu suchen. Zu den unterstützten Formaten gehören gängige Bildtypen (wie JPG und PNG) sowie PDF. Weitere Informationen zu den unterstützten Formaten finden Sie unter Unterstützte Dateiformate für Expense Management. Sie können einen Beleg auch anhängen, indem Sie in der Aktionsleiste auf Belege klicken.
4. Füllen Sie die Felder für den Beleg wie folgt aus:
   • Betrag – Geben Sie den auf dem Beleg ausgewiesenen Gesamtbetrag ein.
   • Währung – Dies ist standardmäßig die lokale Währung des Mandanten. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine andere Währung aus, wenn der Beleg in einer anderen Währung bezahlt wurde.
   • Datum – Standardmäßig wird das heutige Datum verwendet. Ändern Sie das Datum über den Pop-up-Kalender, damit es mit dem Beleg übereinstimmt.
   • Zahlungsart – Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, wie der Beleg bezahlt wurde (z. B. Bargeld/Privatkarte, wenn Sie aus eigener Tasche bezahlt haben, oder gegebenenfalls eine Firmenkarte).
   • Land – (Optional) Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Land aus, in dem der Beleg entstanden ist.
   • Belegart – Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Kategorie aus, die den Einkauf am besten beschreibt (z. B. Verpflegung, Transport oder Übernachtung). Ihr Administrator konfiguriert die verfügbaren Belegarten.
   • Beschreibung – Geben Sie eine Beschreibung ein (z. B. Geschäftsessen: Kick-off Projekt Omega).
5. (Optional) Füllen Sie weitere Felder aus, die Ihre Organisation benötigt, z. B. Projekt, Abteilung/Land, Projektnr. oder Projektaufgabennr. Ihr Administrator legt fest, welche Felder angezeigt werden und ob diese Pflichtfelder sind.
6. Wählen Sie in der Aktionsleiste aus, wie Sie fortfahren möchten:
   • Um diesen Beleg zur Genehmigung zu senden, klicken Sie auf Senden. Nach dem Absenden wird der Beleg über Continia Online an Business Central übertragen.
   • Um den Beleg zu speichern und später weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf Speichern.
   • Um den Entwurf zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
   • Um den Beleg auf mehrere Projekte, Abteilungen oder Dimensionen aufzuteilen, klicken Sie auf Aufteilen und folgen Sie den Anweisungen auf der Seite Aufteilung.
   • Um den Beleg zu einer neuen oder bestehenden Abrechnung hinzuzufügen, anstatt sie einzeln einzureichen, klicken Sie auf Anderer Abrechnung zuweisen.

Nachdem Sie den Beleg eingereicht haben, wird er aus Ihrer Liste Offen entfernt und in Ihren Verlauf verschoben, wo Sie den Genehmigungsstatus verfolgen können.

Eine Fahrstrecke einreichen

Im Arbeitsbereich Fahrstrecken beantragen Sie die Erstattung für dienstliche Fahrten mit einem privaten oder Firmenfahrzeug. Das Portal ist mit Google Maps verknüpft, um die Entfernung zwischen den von Ihnen eingegebenen Adressen zu berechnen, sodass Sie die Entfernung nicht selbst eingeben müssen.

So reichen Sie eine Fahrstrecke ein:

1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Fahrstrecke.
2. Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Neu, um die Seite Fahrstrecke zu öffnen.
3. Füllen Sie die Felder für die Fahrstrecke wie folgt aus:
   • Startpunkt – Geben Sie die Startadresse ein. Während der Eingabe werden Vorschläge angezeigt; wählen Sie die richtige Übereinstimmung aus.
   • Fahrtziel – Geben Sie die Zieladresse ein und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Die berechnete Entfernung und der erstattungsfähige Betrag werden automatisch eingetragen.
   • Datum – Standardmäßig wird das heutige Datum verwendet. Wenn die Fahrt an einem anderen Tag stattgefunden hat, ändern Sie das Datum über den Pop-up-Kalender, sodass es mit der Fahrstrecke übereinstimmt.
   • Zweck – Geben Sie den geschäftlichen Grund für die Fahrt ein (z. B. Vor-Ort-Besuch am Kundenhauptsitz).
   • Entfernung — Überprüfen Sie die berechnete Entfernung. Wenn Ihre tatsächliche Route von der vorgeschlagenen abweicht, passen Sie den Wert an.
4. Füllen Sie alle weiteren Felder aus, die Ihre Organisation verlangt, z. B. Projekt, Abteilung/Land, Admin.-Bemerkung, Projektnr. oder Projektaufgabennr.
5. Wählen Sie in der Aktionsleiste aus, wie Sie fortfahren möchten:
   • Um die Fahrstrecken zur Genehmigung einzureichen, klicken Sie auf Senden.
   • Um die Pauschale zu speichern und später weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf Speichern.
   • Um den Entwurf zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
   • Um die Fahrstrecke einer Abrechnung hinzuzufügen, klicken Sie auf Anderer Abrechnung zuweisen.

Eine Pauschale einreichen

Im Arbeitsbereich Pauschale reichen Sie Pauschalen für Geschäftsreisen ein, die einen oder mehrere Tage umfassen. Nachdem Sie das Abreise- und Rückkehrdatum sowie die Uhrzeit eingegeben haben, generiert das Portal in der Tabelle Tage für jeden Tag der Reise eine Zeile. Für jeden Tag der Reise können Sie festlegen, welche Mahlzeiten und Zulagen zutreffen, und das Portal berechnet den Tagesbetrag anhand der von Ihrem Administrator konfigurierten Sätze.

Die Listenansicht Offen für Tagegelder zeigt Ihre laufenden Tagegelder mit den Spalten Abreisedatum, Rückkehrdatum, Beschreibung, Betrag und Anzahl Tage.

So reichen Sie eine Pauschale ein:

1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Pauschale.

2. Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Neu, um die Seite Pauschale zu öffnen.

3. Geben Sie in den Feldern Abreise Datum/Zeit das Datum und die Uhrzeit ein, zu der Sie die Reise begonnen haben.

4. Geben Sie in den Feldern Rückkehr Datum/Zeit das Datum und die Uhrzeit Ihrer Rückkehr ein.

5. Klicken Sie auf Tage aktualisieren, um die Tabelle Tage mit einer Zeile für jeden Tag im Datumsbereich zu füllen.

6. Geben Sie im Feld Beschreibung einen Titel für die Pauschale ein (zum Beispiel Londonreise).

7. (Optional) Im Feld Admin-Kommentar können Sie eine Notiz zu der Pauschale für den Genehmiger eingeben.

8. Geben Sie als Nächstes die Mahlzeiten und Zulagen an, die für jeden Tag der Reise gelten. Sie können entweder für alle Tage gleichzeitig dieselben Angaben festlegen oder jeden Tag einzeln bearbeiten.

   So legen Sie dieselben Auswahlen für jeden Tag fest:

   1. Klicken Sie oberhalb der Tabelle Tage auf Wählen Sie die Details für alle Tage aus.
   2. Wählen Sie auf der Seite Wählen Sie die Details für alle Tage aus unter Zusammenfassung die Kontrollkästchen aus, die für jeden Tag der Reise gelten: Übernachtungspauschale, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Getränkepauschale, Fahrtkostenpauschale.
   3. Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Speichern, um die Auswahl auf jede Zeile in der Tabelle Tage anzuwenden (oder klicken Sie auf Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen).

   So bearbeiten Sie einen bestimmten Tag:

   1. Wählen Sie in der Tabelle Tage die Zeile für den Tag aus, den Sie bearbeiten möchten.
   2. Auf der Seite des jeweiligen Tages sind unter Zusammenfassung die Felder Währungscode, Betrag und Datum schreibgeschützt und zeigen die für den Tag berechneten Werte an.
   3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die für den Tag zutreffen: Übernachtungspauschale, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Getränkepauschale, Transportpauschale.
   4. (Optional) Fügen Sie im Feld Admin Kommentar eine Notiz für den Genehmigenden zum jeweiligen Tag hinzu.
   5. Klicken Sie oben links auf Speichern, um zur Seite Pauschale zurückzukehren (oder wählen Sie Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen).

9. Überprüfen Sie die Tabelle Tage. Sobald Sie die einzelnen Tage aktualisieren, werden die Spalten Betrag und Betrag (MW) automatisch neu berechnet, und die Spalte Details listet die Mahlzeiten und Zuschüsse auf, die Sie für den jeweiligen Tag ausgewählt haben.

10. Wählen Sie in der Aktionsleiste oben, was Sie als Nächstes tun möchten:

    • Um die Pauschale zur Genehmigung einzureichen, klicken Sie auf Senden.
    • Um die Pauschale zu speichern und später weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf Speichern.
    • Um den Entwurf zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
    • Um die Pauschale einer Abrechnung hinzuzufügen, klicken Sie auf Anderer Abrechnung zuweisen.

Nach dem Einreichen wird die Pauschale über Continia Online zur Genehmigung an Business Central übertragen.

Eine Abrechnung erstellen und einreichen

Im Arbeitsbereich Abrechnung können die einer Abrechnung zugehörigen Belege, Fahrstreckenposten und Pauschalen (z. B. die mit einer bestimmten Geschäftsreise oder einem Projekt verbundenen Kosten) in einem einzigen Dokument zusammengefasst werden. Abrechnungen bieten Genehmigenden einen konsolidierten Überblick und ermöglichen es Ihnen, mehrere Belege gemeinsam einzureichen, statt sie einzeln bearbeiten zu müssen.

So erstellen Sie eine Abrechnung und reichen sie ein:

1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Abrechnung.

2. Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Neu, um die Seite Abrechnung zu öffnen.

3. Füllen Sie die Felder für die Abrechnung wie folgt aus:

   • Beschreibung – Geben Sie einen Titel für die Abrechnung ein (z. B. Kundenkonferenz – Berlin, März 2026).
   • Land – Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Land aus, auf das sich die Abrechnung bezieht.

4. Füllen Sie alle weiteren relevanten Felder aus, wie z. B. Projektnr., Projektaufgabennr., Abteilung/Land oder Projekt.

   Hinweis

   Dokumente, die Sie innerhalb der Abrechnung erstellen, übernehmen die Werte, die Sie im Abrechnungskopf festgelegt haben.

5. Fügen Sie der Abrechnung Dokumente hinzu. Sie können entweder neue Belege erstellen oder vorhandene anhängen.

   So erstellen Sie einen neues Dokument:

   1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neuer Beleg, Neue Fahrstrecke oder (wenn Pauschalen aktiviert sind) Neue Pauschale.
   2. Füllen Sie die Felder des Dokuments wie in den obigen Abschnitten beschrieben aus.
   3. Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Speichern, um zur Seite Abrechnung zurückzukehren.

   So hängen Sie ein bereits als Entwurf eingereichtes Dokument an:

   1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Vorhandene Belege hinzufügen.
   2. Wählen Sie auf der Seite Belege auswählen die Belege aus, die Sie der Abrechnung hinzufügen möchten.
   3. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern und fortfahren.

6. Überprüfen Sie die Liste der Belege im unteren Bereich der Seite Abrechnung. Jede Zeile zeigt die Dokumentart, das Datum, die Beschreibung, die Zahlungsart, die Anhänge und den Betrag.

7. Wählen Sie in der Aktionsleiste aus, wie Sie fortfahren möchten:

   • Um die Spesenabrechnung zu speichern und später weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf Speichern.
   • Um die Abrechnung zu löschen, klicken Sie auf Löschen.

   Wichtig

   Beim Löschen der Abrechnung werden alle in dieser Abrechnung enthaltenen Dokumente gelöscht, mit Ausnahme von Ausgaben, die Banktransaktionen sind.

   • Um die Abrechnung zur Genehmigung einzureichen, klicken Sie auf Übertragen.

Nach dem Einreichen werden die Abrechnung und alle zugehörigen Dokumente über Continia Online zur Genehmigung an Business Central übertragen.

Informationen zum Thema

Schnelleinstieg für Expense Management-Benutzer
Belege einreichen
Fahrstrecken einreichen
Pauschalen einreichen
Belege durch Weiterleiten einer E-Mail einreichen
Abrechnungen im Browser verwenden
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