Belege auf einen Artikel statt auf ein Sachkonto buchen

In Continia Expense Management bestimmt die Buchungseinrichtung jeder Belegart, wohin die zugehörigen Belege in Business Central gebucht werden. Standardmäßig handelt es sich dabei um ein Sachkonto, aber das Feld Buchungskontoart unterstützt auch die Buchung auf einen Lagerartikel. Dies ist relevant, wenn ein Beleg den Kauf von etwas darstellt, das Ihr Unternehmen als Lagerbestand führt (zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte verwendet, um Lagerartikel, Materialien oder Waren zu kaufen, die zusammen mit Einkaufsbestellungseingängen in die Artikelkalkulation einfließen sollen).

Die Buchung auf einen Artikel bringt jedoch Kompromisse mit sich, die sich auf die Expense Management Einrichtung auswirken, nicht nur auf den von Ihnen konfigurierte Belegart. In diesem Artikel werden diese Konsequenzen, die Einrichtungsschritte und der Ablauf bei der Buchung beschrieben.

Was Sie beachten sollten

Um Belege auf einen Artikel zu buchen, muss die Konfiguration von Expense Management so geändert werden, dass Belege als Einkaufsrechnungen statt als Fibu Buch.-Blatt-Posten gebucht werden. Dies hat die folgenden Auswirkungen:

• Sie können Expense Report oder Abrechnungen nicht mehr verwenden.
• Beim Import buchen kann für Kreditkartentransaktionen nicht mehr aktiviert werden.
• Alle Dokumente, einschließlich Belegen, Fahrstrecken und Pauschalen, werden als Einkaufsrechnungen und nicht im Fibu Buch.-Blatt verbucht.
• Jeder gebuchte Beleg erstellt eine Einkaufsrechnung mit dem Status Offen. Anschließend müssen Sie jede Rechnung manuell über den Standard-Workflow von Business Central genehmigen und buchen.
• Bei bar oder privat bezahlten Belegen wird die Rechnung für den Kreditor erstellt, der dem Spesenbenutzer zugewiesen ist.
• Bei Kreditkartenbelegen wird die Rechnung auf den Kreditor erstellt, der der entsprechenden Zahlungsart zugewiesen ist.

Wenn eine dieser Einschränkungen nicht mit Ihren Prozessen vereinbar ist, ist die Buchung auf Artikel nicht die richtige Wahl. Die Einrichtung entspricht der unter Einen Kreditor als Buchungskontoart bei Kreditkartentransaktionen verwenden beschriebenen Einrichtung – der einzige Unterschied besteht darin, dass das Buchungskonto der Belegart auf einen Artikel statt auf einen Kreditor oder ein Sachkonto verweist.

Artikelbuchung einrichten

Die Einrichtung umfasst drei Änderungen: das Deaktivieren der Abrechnung auf Ebene von Expense Management, das Anpassen des relevanten Zahlungstyps für Kreditkartentransaktionen und das Konfigurieren der Belegart selbst, damit sie als Artikel gebucht wird.

Abrechnung deaktivieren

So deaktivieren Sie die Abrechnung:

1. Suchen Sie () nach Expense Management Einrichtung, und wählen Sie den zugehörigen Link aus.
2. Klicken Sie unter Allgemein > Anwendungsbereiche im Feld Abrechnung auf Deaktiviert.

Das Feld Einkauf Belegbuchung wird verfügbar, und das Feld Beleg Buchungsart steuert, wie Belege gebucht werden; der Standardwert ist Bevorzugt Einkaufsrechnung.

Zahlungsart anpassen

Die zweite Änderung in der Einrichtung der Artikelbuchung besteht darin, die relevante Zahlungsart für Kreditkartentransaktionen anzupassen. Wenn Kreditkartentransaktionen berücksichtigt werden, muss die dafür verwendete Zahlungsart gegen einen Kreditor statt gegen ein Bankkonto gebucht werden.

So passen Sie die Zahlungsart für Kreditkartentransaktionen an:

1. Suchen Sie () nach Zahlungsformen und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie die Zahlungsform, die für Kreditkartentransaktionen verwendet wird.
3. Wählen Sie unter Buchung > Buchungskonto im Feld Art die Option Kreditor aus.
4. Wählen Sie im Feld Nr. den entsprechenden Kreditor aus – in der Regel die Bank oder den Kartenaussteller.

Belegart konfigurieren

Die letzte Änderung in der Einrichtung besteht darin, die Belegart selbst so zu konfigurieren, dass sie als Artikel gebucht wird.

So konfigurieren Sie die Belegart:

1. Suchen Sie () nach Belegarten, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Wählen Sie die Belegart aus, die Sie auf einen Artikel buchen möchten, und klicken Sie dann in der Aktionsleiste auf Einrichtung. Die Seite Expense Buchungseinrichtung wird geöffnet.
3. Wählen Sie in der Buchungseinrichtungszeile im Feld Buchungskontoart die Option Artikel aus.
4. Geben Sie im Feld Posting Account No. die Artikelnummer ein.

Wiederholen Sie die obigen Schritte für alle weiteren Belegarten, die Sie auf Artikel buchen möchten.

So funktioniert die Buchung

Wenn ein Beleg mit Business Central synchronisiert, genehmigt und gebucht wird, geschieht Folgendes:

• Es wird eine Einkaufsrechnung mit dem Status Offen erstellt, mit einer einzelnen Zeile vom Typ Artikel, die auf den in der Belegart konfigurierten Artikel verweist. Die Menge beträgt eins, basieren auf der Standard-Maßeinheit des Artikels.
• Bei einer bar oder privat bezahlten Ausgabe wird die Rechnung für den Kreditor des Expense-Benutzers erstellt.
• Bei einem mit einer Kreditkarte bezahlten Beleg wird die Rechnung für den Kreditor erstellt, der der Zahlungsart zugewiesen ist.

Um die Buchung abzuschließen, öffnen Sie die Rechnung, überprüfen Sie sie, und buchen Sie sie über den Standard-Workflow für Einkaufsrechnungen in Business Central.

Informationen zum Thema

Einen Kreditor als Buchungskontoart für Kreditkartentransaktionen verwenden
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