Belege erstatten

08.05.2026
10 Minuten Lesedauer

AdminDeveloperApproverExpense User

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zur Erstattung von Belegen an Benutzer verwenden, empfiehlt es sich, im Gehaltsabrechnungssystem eine Ansicht zu erstellen, in der Sie sehen können, wie viel bei jedem Expense-Benutzer aussteht. Übertragen Sie die Daten dann in das Gehaltsabrechnungssystem und merken Sie an, welche Benutzer eine Erstattung erhalten haben.

Sie können die Erstattungsansichten nach Datumsintervallen filtern und sich die Gesamtsumme zum Beispiel als Betrag und Menge anzeigen lassen. Alle Belegarten werden als Spalten auf der Erstattungsseite angezeigt. Für jede Belegart werden die Gesamtausgaben angegeben. Der Betrag für die Belegarten (falls verwendet) wird auch für jeden einzelnen Expense-Benutzer angezeigt.

Wenn Ihr Unternehmen kein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verwendet, sind diese Ansichten nicht relevant und der Beleg wird unmittelbar nach der Buchung als Erstattet gekennzeichnet.

Für jedes Dokument wird mit der Erstattungsmethode festgelegt, ob ein externes Abrechnungssystem verwendet wird oder nicht. Weitere Informationen finden Sie unter Erstattungsmethoden einrichten.

Die Felder auf der Erstattungsseite für Belege

Feld	Beschreibung
Datumsfilter	Bietet die Möglichkeit, Daten nach einem Datumsintervall zu filtern. Zum Beispiel, wenn Sie nur die erstattungsfähigen Beträge für den aktuellen Monat angezeigt bekommen möchten.
Anzeigen als	Zeigt die Gesamtsumme als Betrag oder Menge an.
Angesehen von	Bietet verschiedene Filteroptionen basierend auf dem Status des Belegs: Warten auf Buchung, Bereit zur Rückerstattung, Gebucht und Rückerstattet, Alles
Benutzer	Die ID des Expense-Benutzers.
Name	Der Name des Expense-Benutzers.
Saldo	Der Saldo des aktuellen Benutzers. Dabei handelt es sich um die Summe aller Belege für den angegebenen Zeitraum, unabhängig von ihrem Status. Der Saldo zeigt die Beträge so an, wie sie eingereicht wurden. Er berechnet nicht, wie viel dem Benutzer zurückerstattet werden sollte. Beispielsweise erfolgt für Ausgaben in Höhe von 100 EUR, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, keine Rückerstattung an den Benutzer (da die Zahlung mit der Firmenkreditkarte erfolgte). In diesem Fall beträgt der Saldo 100.
Erstattungsfähiger Betrag	Der erstattungsfähige Saldo des aktuellen Benutzers. Dies ist der Betrag, der dem Expense-Benutzer erstattet werden soll. Beispielsweise erfolgt für Ausgaben in Höhe von 100 EUR, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, keine Rückerstattung an den Benutzer (da die Zahlung mit der Firmenkreditkarte erfolgte). In einem solchen Szenario beträgt der erstattungsfähige Betrag 0.
Belegarten	Der Gesamtbetrag oder die Gesamtzahl der damit verbundenen Ausgaben, die für einen bestimmten Benutzer erstattet werden können. Sie können spezifische Belegarten erstellen, die Ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen. Beispielsweise können Belege für Hotels, Motels und Bed & Breakfasts alle nach der Ausgabenart Unterkunft gruppiert werden.

Belege eines Benutzers erstatten

Im folgenden Beispiel wird beschrieben, wie Belege für einen Expense-Benutzer oder eine Expense-Benutzergruppe erstattet werden.

So erstatten Sie einem Benutzer die Ausgaben:

Suchen Sie nach Erstattung der Belege und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
Setzen Sie einen Datumsfilter für den Zeitraum, für den Sie die Übersicht haben möchten. Setzen Sie beispielsweise Filter für den vorherigen Monat.
Stellen Sie sicher, dass Angesehen von auf Bereit zur Rückerstattung eingestellt ist.
Stellen Sie sicher, dass Anzeigen als auf Betrag eingestellt ist.
Überprüfen Sie im Abschnitt Erstattung der Belege, ob Sie mit den angezeigten Beträgen einverstanden sind.
Jetzt möchten Sie die erstattungsfähigen Beträge möglicherweise manuell oder automatisch an ein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übertragen:
1. Sie können das externe System manuell eingeben.
2. Sie können dies in der Aktionsleiste automatisieren, indem Sie In Excel exportieren auswählen. Die generierte Excel-Datei können Sie an die entsprechenden Empfänger versenden.
Wenn Sie im externen Gehaltsabrechnungssystem eine Bestätigung erhalten, dass dem Expense-Benutzer die Ausgaben für den Beleg erstattet wurden, markieren Sie die Ausgaben in der aktuellen Ansicht als Erstattet: Wählen Sie in der Aktionsleiste Erstatten aus. Dadurch wird eine versehentliche Erstattung beim nächsten Mal vermieden.

Erstattung in einer anderen Währung als der Mandantenwährung

Sie können einem Expense-Benutzer (Mitarbeiter oder Kreditor) Belege in einer Währung erstatten, die von der Mandantenwährung (MW) auf der Karte Continia Benutzereinrichtung abweicht. Zunächst müssen Sie die Buchung in der Währung einrichten, in der der Beleg angefallen ist. Anschließend können Sie dem Kreditor oder Mitarbeiter die Erstattung entsprechend auszahlen.

In Belegwährung buchen

Sie können alle Belege in der Originalwährung buchen, sodass keine Umrechnung in die Mandantenwährung erfolgt. So erstatten Sie die Belege eines Benutzers in der Währung, in der die Belege entstanden sind:

Suchen Sie nach Expense Management Einrichtung und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start.
Schalten Sie unter Beleg den Umschalter In Belegwährung buchen auf Ein.

Erstattung für einen Kreditor

Wenn ein Expense-Benutzer die Erstattung in einer bestimmten Währung bevorzugt, können Sie auf der Karte Continia Benutzer Einrichtung einen Währungscode für den Kreditor festlegen. Dies bedeutet, dass alle für diesen Kreditor gebuchten Belege in die angegebene Währung umgerechnet werden.

Suchen Sie nach Kreditoren und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
Wählen Sie auf der Karte Kreditoren den Kreditor aus, dem Sie eine Erstattung zukommen lassen möchten, um dessen Kreditorenkarte zu öffnen.
Wählen Sie unter Fakturierung > Außenhandel im Feld Währungscode einen Währungscode aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Kreditor > Posten.
Auf der Karte Kreditorenposten können Sie überprüfen, welche Währungen mit diesem Kreditor verknüpft sind.

Mit einem Kreditor verknüpfte Währungen prüfen und buchen

Sie können die mit bestimmten Kreditoren verknüpften Währungen im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt überprüfen.

So überprüfen Sie, welche Währungen mit einem Kreditor verknüpft sind:

Suchen Sie () nach Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
Wählen Sie auf der Karte Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter in der Spalte Kontoart im Dropdown-Menü die Option Kreditor aus.
Wählen Sie in der Spalte Kontonr. den Kreditor aus.
Überprüfen Sie in der Spalte Währungscode die für den Kreditor ausgewählte Währung.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Posten ausgleichen, um die Liste aller offenen Buchungen für diesen Kreditor anzuzeigen.
Wählen Sie die relevanten Zeilen aus und klicken Sie dann in der Tabelle der Karte Kreditorenpostenausgleich auf Ausgleichs-ID setzen.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Ausgleichs-ID setzen.
Überprüfen Sie unten auf der Karte, ob die Informationen korrekt sind, und klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie auf der Karte Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter in der Spalte Zahlungsformcode im Dropdown-Menü die Option Bank aus.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Buchen und dann auf Ja > OK.

Erstattung für einen Mitarbeiter

Wenn ein Expense-Benutzer eine Erstattung in einer bestimmten Währung bevorzugt, können Sie auf der Continia Benutzereinrichtung Karte einen Währungscode für den Mitarbeiter festlegen. Alle für diesen Mitarbeiter gebuchten Belege werden in die angegebene Währung umgerechnet.

Suchen Sie nach Mitarbeiter und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
Wählen Sie auf der Karte Mitarbeiter den Mitarbeiter aus, dem Sie eine Erstattung zukommen lassen möchten, um dessen Mitarbeiterkarte zu öffnen.
Wählen Sie unter Zahlungen im Feld Währungscode einen Währungscode aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Mitarbeiter > Posten.
Auf der Karte Mitarbeiterposten können Sie die mit diesem Mitarbeiter verknüpften Währungen überprüfen.

Mit einem Mitarbeiter verknüpfte Währungen prüfen und buchen