Einkaufsbelege konfigurieren

Sie können bestimmte Einstellungen für Einkaufsbelege konfigurieren, um sie besser an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Informationen hierzu finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Automatische Betragsvalidierung

Wenn Sie eine Rechnung von einem Kreditor erhalten und diese in eine Einkaufsrechnung umwandeln, kann Document Capture automatisch prüfen, ob der Gesamtbetrag der Originalrechnung (oft als importierter Betrag bezeichnet) mit dem Betrag übereinstimmt, den Sie in die Einkaufsrechnung eingegeben haben.

Wenn Sie diese Prüfung aktivieren und eine Diskrepanz zwischen den beiden Beträgen besteht, wird beim Versuch, die Einkaufsrechnung zu buchen, ein Fehler angezeigt, da die beiden Beträge exakt übereinstimmen müssen.

Es ist jedoch möglich, Unterschiede bei der Rundungsgenauigkeit zu berücksichtigen, falls dies erforderlich ist. In Document Capture ist eine Abweichung von 0,01 Währungseinheiten erlaubt; diese kann jedoch in der Finanzbuchhaltung Einrichtung (für MW) oder auf der Währungskarte (keine MW) angepasst werden.

Sie können entweder die Microsoft Dynamics 365 Business Central-Standardfelder Rechnungsrundungspräzision (MW) und Rechnungsrundungsmethode (MW) oder die Document Capture-Felder Maximal zulässige Differenz Inkl. MwSt (nur App) und Maximal zulässige Differenz exkl. MwSt (nur App) verwenden.

So richten Sie die Betragsvalidierung ein:

1. Suchen Sie () nach Document Capture Einrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie im Inforegister Allgemein unter Betragsvalidierung beim Buchen aus, welche Betragsarten übereinstimmen müssen: Beträge inklusive Mehrwertsteuer, Beträge ohne Mehrwertsteuer, Beträge inklusive und ohne Mehrwertsteuer oder keine (d. h. Keine Übereinstimmung erforderlich).

Es ist auch möglich, Document Capture die automatische Aktualisierung geringfügiger Rundungsdifferenzen bei der Mehrwertsteuer durchführen zu lassen, vorausgesetzt, dass diese Differenzen innerhalb der wie oben beschrieben festgelegten zulässigen Grenzen liegen. So aktivieren Sie die automatische Aktualisierung von MwSt.-Beträgen:

1. Suchen Sie () nach Kreditoren & Einkauf Einr. und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Einstellung MwSt.-Differenz zulassen.
3. Suchen Sie () nach Finanzbuchhaltung Einrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
4. Aktivieren Sie auf dem Inforegister Allgemein die Einstellung Automatische Aktualisierung des MwSt.-Betrags erlauben.

Importierte Beträge anpassen

Wenn ein Kreditor Ihnen eine Rechnung schickt, registriert Document Capture den Gesamtbetrag dieser Rechnung automatisch und kopiert ihn in die entsprechende Einkaufsrechnung, die erstellt wird. Dieser Gesamtbetrag der ursprünglichen Rechnung, d. h. der importierte Betrag, kann jedoch von bestimmten Benutzern geändert werden. Das Ändern importierter Beträge kann erforderlich sein, wenn Abweichungen durch Folgendes entstehen:

• Bei Mehrwertsteuerdifferenzen (wenn Sie Rechnungen mit einem anderen Mehrwertsteuersatz als Ihr Kreditor buchen)
• Wenn Mehrwertsteuer von verschiedenen Systemen unterschiedlich berechnet wird
• Rundungsprobleme (wenn Sie andere Rundungsregeln als Ihr Kreditor verwenden)

Mit der Standardmethode registrierte Belege

Um die importierten Beträge von Belegen zu ändern, die als Standardbelege registriert wurden (hier am Beispiel von Einkaufsrechnungen), gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Rollencenter im Abschnitt Continia Document Capture Aktivitäten auf Offene Rechnungen.
2. Wählen Sie in der Liste der Einkaufsrechnungen diejenige aus, für die Sie die importierten Beträge konfigurieren möchten, indem Sie deren Nummer in der Spalte Nr. auswählen.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Rechnung > Importierte Beträge ändern.
4. Geben Sie unter Neuer Betrag ohne MwSt. und/oder Neuer Betrag inkl. MwSt. den/die Beträg(e) ein, den/die Sie auf diese Rechnung anwenden möchten.
5. Klicken Sie auf OK, um die Seite Belegsumme ändern zu schließen.

Die neuen Beträge werden auf die Einkaufsrechnung angewendet und im Inforegister Allgemein unter Betrag ohne MwSt. (importiert) und/oder Betrag inkl. MwSt. (importiert) angezeigt.

Als Buch.-Blattzeilen registrierte Belege

So ändern Sie die importierten Beträge von Belegen, die als Buch.-Blattzeilen registriert wurden:

1. Suchen Sie () nach Fibu Buch.-Blätter oder Einkaufs Buch.-Blätter (je nachdem, wo diese Belege als Zeilen registriert wurden), und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Liste die Buch.-Blattzeilen aus, in denen Sie importierte Beträge ändern möchten.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zeile > Importierte Beträge ändern.
4. Geben Sie unter Neuer Betrag ohne MwSt. und/oder Neuer Betrag inkl. MwSt. den/die Beträg(e) ein, den/die Sie auf die ausgewählte Buch.-Blattzeile anwenden möchten.
5. Klicken Sie auf OK, um die Seite Belegsumme ändern zu schließen.

Die neuen Beträge werden auf den Beleg angewendet, der durch die ausgewählte Buch.-Blattzeile dargestellt wird, obwohl sie nicht sofort im eigentlichen Buch.-Blatt sichtbar sind.

Benutzer, die importierte Beträge anpassen können

Um importierte Beträge ändern zu können, müssen Sie eines der folgenden Kriterien erfüllen, je nachdem, ob Rechnungsgenehmigung für den aktuellen Mandanten eingerichtet wurde oder nicht:

Rechnungsgenehmigung nicht aktiviert

Wenn Rechnungsgenehmigung deaktiviert ist, muss ein Administrator Ihnen die erforderliche Berechtigung geben, die Tabelle CDC Document zu bearbeiten. Zwei Berechtigungssätze gewähren Ihnen diese Berechtigung: CDC CAPTURE und CDC ADMIN.

Rechnungsgenehmigung aktiviert

Wenn Rechnungsgenehmigung aktiviert ist, müssen Sie Genehmigungsadministrator sein. Dies kann nur ein Administrator konfigurieren, und die folgenden Schritte sind erforderlich:

1. Suchen Sie () nach Continia Benutzereinrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Bearbeiten, um die Continia Benutzereinrichtung Karte zu öffnen.
3. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Einstellung Genehmigungsadministrator.

Informationen zum Thema

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Registrierung von Belegen als Fibu. Buch.-Blattzeilen einrichten