Felder einrichten

Mit Expense Management können Sie beim Erstellen von Belegen, Fahrstrecken, Pauschalen und Spesenabrechnungen ganz einfach die für Ihr Unternehmen relevanten Felder konfigurieren. Für jeden Belegtyp kann definiert werden, welche Felder obligatorisch sind und welche Felder für Expense-Benutzer in der Expense App und im Expense Portal sichtbar sind.

Arbeiten Sie die folgenden Abschnitte durch, um Felder einzurichten, die den Richtlinien Ihres Unternehmens und dem Arbeitsablauf der Benutzer entsprechen.

Felder hinzufügen

So fügen Sie ein neues Feld hinzu:

1. Suchen Sie () nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie die Zeile oberhalb der Stelle aus, an der das neue Feld platziert werden soll.

1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf + Hinzufügen.
2. Klicken Sie in der Spalte Feldbeschreibung auf das Feld, das Sie zu Ihren konfigurierten Feldern hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf OK.

Sichtbarkeit von Feldern festlegen

Sie können festlegen, welche Felder für Ihre Benutzer sichtbar sein sollen. Wenn Sie das Feld, das Sie sichtbar machen möchten, noch nicht hinzugefügt haben, lesen Sie den vorherigen Abschnitt Felder hinzufügen.

So legen Sie fest, welche Felder angezeigt werden:

1. Suchen Sie () nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Klicken Sie in der Spalte Sichtbarkeit für den ausgewählten Feldcode entweder auf Anzeigen oder Wird bei Bedarf angezeigt.

Felder ausblenden

Genauso wie Sie Felder einblenden können, können Sie Felder auch ausblenden, sodass sie nur bei Bedarf sichtbar sind. Sie können beispielsweise das Feld „Teilnehmer“ standardmäßig ausblenden, es aber sichtbar machen, wenn das Feld „Abendessen“ verwendet wird.

So blenden Sie eines der Felder standardmäßig aus:

1. Klicken Sie in der Spalte Sichtbarkeit auf die Zeile des Felds, das Sie konfigurieren möchten.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und anschließend auf Wird bei Bedarf angezeigt. Das bedeutet, dass das Feld ausgeblendet wird, sofern es nicht für den Beleg erforderlich ist.

Felder editierbar machen

So machen Sie eines der Felder editierbar:

• Aktivieren Sie in der Spalte Editierbar die Kontrollkästchen der Felder, die Sie bearbeitbar machen möchten.

Felder als Pflichtfelder festlegen

So legen Sie Felder als Pflichtfelder fest:

• Aktivieren Sie in der Spalte Notwendig die Kontrollkästchen der Felder, die von den Benutzern ausgefüllt werden müssen.

Felder löschen

So löschen Sie ein Feld:

1. Klicken Sie rechts neben dem Feld, das Sie entfernen möchten, auf die Schaltfläche, um das Drei-Punkte-Menü zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Zeile löschen.
3. Klicken Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, zur Bestätigung der Löschung auf Ja.

Änderungen synchronisieren

Nachdem Sie die Felder eingerichtet haben, an denen Sie gearbeitet haben, müssen Sie Ihre Änderungen synchronisieren, damit diese auch im Expense Portal und in der Expense App aktualisiert werden.

So synchronisieren Sie Ihre Änderungen:

1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf das Drei-Punkte-Menü (...).

2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Erzwinge Synchronisation mit Continia Online.

   Tipp

   Die von Ihnen konfigurierten Felder sind erst in der Continia Expense App oder im Continia Expense Portal sichtbar, wenn Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durchführen.

Überlegungen zur Bezeichnung von Feldern

Sie haben die Kontrolle darüber, wie Sie Felder beschriften. Durch die Anpassung der Feldbezeichnungen an die verschiedenen Dokumenttypen (Beleg, Fahrstrecke, Pauschale und Abrechnungen) wird die Nachverfolgung von Informationen für Ihr Unternehmen einfacher und präziser.

Die folgenden bewährte Vorgehensweisen tragen dazu bei, Fehler und Missverständnisse zu reduzieren und Klarheit in den Workflow eines Benutzers zu bringen. Wenn Sie Feldbeschriftungen definieren:

• Verwenden Sie spezifische Begriffe, die den Richtlinien und Vorschriften Ihres Unternehmens entsprechen, da dies den Mitarbeitern die korrekte Einreichung von Ausgaben erleichtert.
• Geben Sie für jedes Feld genau an, welche Art von Informationen erforderlich sind. Wenn Sie eine Feldbezeichnung beschreiben, muss diese das Feld für den jeweiligen Dokumententyp für Belege, Fahrstrecken und Pauschalen genau beschreiben. Sie können zum Beispiel für eine Belegart das Feld „Beschreibung“ nennen, während Sie das gleiche Feld für Fahrstrecken mit „Zweck“ bezeichnen würden.
• Mit jeder von Ihnen erstellten Feldbeschriftung sorgen Sie für noch mehr Klarheit. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie zum Beispiel „Teilnehmer“ für Belege und „Passagier“ für Fahrstrecken verwenden.

Benutzerdefinierte Feldtypen einrichten

Die unterstützte Einrichtung von Expense Management richtet eine große Auswahl an Feldtypen ein, die Sie in den meisten gängigen Szenarien verwenden können. Sie können jedoch weitere Feldtypen hinzufügen, um dies an Ihre jeweiligen Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Standardkonfiguration bietet eine große Auswahl der gängigsten Felder; Sie können jedoch auch selbst neue Felder konfigurieren.

So richten Sie einen neuen Feldtyp ein:

1. Suchen Sie () nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf +Hinzufügen.

3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf das Drei-Punkte-Menü (...) und dann auf Feldtyp erstellen.

4. Verwenden Sie den Assistenten, um benutzerdefinierte Feldtypen zu erstellen:

   1. Fügen Sie im Assistenten Feldtyp erstellen den Code und die Beschreibung für Ihren neuen Feldtyp hinzu.
   2. Wählen Sie den Datentyp aus dem Dropdown-Menü aus. Der ausgewählte Datentyp wirkt sich auf die Feldabhängigkeitsoptionen für den Feldtyp aus. Wenn der Feldtyp beispielsweise einen Wert enthalten muss, können Sie nur die Datentypen Option und Code verwenden.
   3. Geben Sie unter Länge einen numerischen Wert ein und klicken Sie anschließend auf Weiter.
   4. Fügen Sie ggf. die Übersetzungsdetails für dieses Feld hinzu und klicken Sie dann auf Weiter.
   5. Überprüfen Sie Ihre Änderungen, dann klicken Sie auf Beenden.

5. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf das Drei-Punkte-Menü (...).

6. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Erzwinge Synchronisation mit Continia Online. Die von Ihnen konfigurierten Felder sind erst in der Expense Mobile App oder im Expense Portal sichtbar, wenn Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durchführen.

   Hinweis

   Ein neuer Feldtyp wird nicht automatisch im System aktualisiert. Sie müssen das Feld zu Konfigurierte Felder hinzufügen. Nach der Synchronisierung steht es dann in der Expense Mobile App und im Expense Portal zur Verfügung.

   Wenn Sie das Feld in Business Central leichter zugänglich machen möchten, fügen Sie es unter Expense Management Einrichtung > Benutzerdefinierte Felder hinzu. Anschließend wird es auch in den Belegen auf dem Inforegister Dimensionen angezeigt.

Beispielszenario für das Einrichten von Feldern und Feldabhängigkeiten

In diesem Szenario richten wir Felder und Feldabhängigkeiten ein, damit Ihr Unternehmen über Nachhaltigkeitsinitiativen innerhalb der Organisation berichten kann.

1. Arbeiten Sie die Schritte 1-4 des vorherigen Abschnitts (Benutzerdefinierte Feldtypen einrichten) durch.
2. Klicken Sie auf die Feldbeschreibung, um die Feldtyp Karte für dieses Feld zu öffnen.
3. Klicken Sie auf der Feldtyp Karte unter Allgemein > Lookup Werte auf das Drei-Punkte-Menü (...) im Feld Herkunftstabelle und wählen Sie Nachhaltigkeitskonto aus der Liste aus.
4. Klicken Sie in das Feld Anzahl der Herkunftstabellenfilter.
5. Klicken Sie in den Tabellenfiltern in die Spalte Filter für Nr.
6. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Feld, um die Liste der Nachhaltigkeitskonten zu öffnen und die Filternummer(n) für die Nachhaltigkeitskonten hinzuzufügen. Verwenden Sie dazu einen senkrechten Strich (|), um einzelne Kontonummern hinzuzufügen (13301|13321), oder zwei Punkte (..), um Nummern in fortlaufender Reihenfolge hinzuzufügen (13301..13303).
7. Klicken Sie auf Schließen.
8. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Lookup Werte. Sie können jetzt die Anzahl der hinzugefügten Konten sehen.

Benutzerdefinierte Felder im Web Approval Portal

Wenn Sie das Web Approval Portal verwenden, lesen Sie Web Approval Portal anpassen, um zu erfahren, wie Sie benutzerdefinierte Felder dafür aktivieren können.

Felder filtern

Sie können filtern, welche Werte für Expense-Benutzer verfügbar sind.

So filtern Sie die Werte für alle Expense-Benutzer:

1. Öffnen Sie die Feldtyp Karte.
2. Klicken Sie unter Allgemein > Lookup Werte auf das Feld Anzahl der Herkunfsttabellenfilter.
3. Klicken Sie auf der Karte Tabellenfilter in die Spalte Filter der Bezeichnung, zu der Sie Filter hinzufügen möchten.

So filtern Sie die Werte für einzelne Benutzer:

1. Öffnen Sie die Feldtyp Karte.
2. Wählen Sie das Feld aus.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Lookup Wert Zugriff.
4. Wählen Sie auf der Karte Lookup Wert Zugriff pro Benutzer/Gruppe unter Optionen im Dropdown-Menü die Option Benutzer aus.

Informationen zum Thema

Feldabhängigkeiten einrichten
Einschränkungen auf Feldwertzugriff einrichten