Abrechnungen mit dem Browser verwalten
Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben mit einem effizienten Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen im Auge, das intuitiv zu bedienen ist und einen effizienteren Arbeitsablauf ermöglicht. Online verfügbar in Business Central und über das Continia Expense Portal
Zu den Funktionen gehören: Bargeldvorschuss zum Einreichen von Bargeldabhebungen, die Option zur Vorabgenehmigung von Abrechnungen, die Sichtbarkeit der Kommentare zu allen in einer Abrechnung enthaltenen Dokumenten in einer einzigen Übersicht und die Option, einen Beleg in der Abrechnung zu öffnen und auf der Expense-Dokumentenkarte detailliert anzuzeigen (anstatt in der Listenansicht).
Erfahren Sie zunächst, wie Sie neue Abrechnungen erstellen und einreichen, vorhandene Einträge zu Abrechnungen hinzufügen und wichtige Funktionen wie verbesserte Kommentarsichtbarkeit und Warnbenachrichtigungen nutzen.
Abrechnungen im Continia Expense Portal erstellen und einreichen
Expense-Benutzer können Abrechnungen mit dem Expense Portal erstellen oder einreichen. Die Abrechnungen werden nach der Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist das Expense Portal so eingestellt, dass es über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.
Um mit dem Expense Portal eine Abrechnung zu erstellen und einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie in der Aktionsleiste oben auf Abrechnung.
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Neu, um die Seite Abrechnung zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Beschreibung einen Titel für die Abrechnung ein.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neuer Beleg, Neue Fahrstrecke oder Neue Pauschale, um den entsprechenden Eintrag hinzuzufügen. So fügen Sie einen bereits vorbereiteten Beleg hinzu:
- Klicken Sie auf Vorhandene Belege hinzufügen.
- Wählen Sie auf der Seite Belege auswählen den Beleg aus, den Sie hinzufügen möchten.
- Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf Speichern und fortfahren.
- Füllen Sie für die hinzugefügten Belege/Fahrstrecken/Pauschalen alle erforderlichen Felder aus und klicken Sie dann in der oberen linken Ecke auf Speichern.
- Auf der Seite Abrechnung ist Folgendes möglich:
- Speichern der Abrechnung zur späteren Bearbeitung – beispielsweise, wenn Sie der Abrechnung vor dem Einreichen weitere Belege/Fahrstrecken/Pauschalen hinzufügen möchten – klicken Sie in der Aktionsleiste auf Speichern.
- Löschen Sie die Abrechnung– klicken Sie in der Aktionsleiste auf Löschen.
- Reichen Sie die Abrechnung zur Genehmigung ein – klicken Sie in der Aktionsleiste auf Senden.
Ihre Abrechnung wird nun je nach Wunsch entweder gespeichert, gelöscht oder übermittelt.
Abrechnungen in Business Central erstellen und einreichen
Sie können in Business Central Abrechnungen erstellen, indem Sie die Einstellung Dokumentsichtbarkeit einschränken auf der Continia Benutzereinrichtung Karte verwenden. Dies beschränkt die Dokumentsichtbarkeit für einen bestimmten Benutzer auf dessen eigene Dokumente.
So erstellen Sie in Business Central eine Abrechnung und reichen sie ein:
Suchen Sie
nach Abrechnungen und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu, um die Abrechnungskarte zu öffnen.
Geben Sie unter Continia-Benutzer-ID die ID des Expense-Benutzers ein, dessen Abrechnung Sie erstellen, oder wählen Sie sie aus.
Geben Sie unter Beschreibung einen Titel für die Abrechnung ein.
Fügen Sie der Abrechnung Belege, Fahrtstrecken oder Pauschalen hinzu (folgen Sie den unten stehenden Schritten).
So fügen Sie Belege hinzu:
- Wählen Sie unter Belege die Option Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder Zahlungsart, Belegart, Beschreibung und Betrag sowie alle weiteren erforderlichen Felder aus.
- Fügen Sie dem Beleg eine relevante Datei bei.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste für Belege, Pauschalen oder Pauschalen auf Zeile > Anhänge, um die Seite Angehänge zu öffnen.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Datei auswählen zu öffnen.
- Fügen Sie die Datei hinzu, die Sie anhängen möchten, indem Sie entweder hier klicken, um danach zu suchen oder die Datei direkt aus Ihrem Dateibrowser in den Drag-and-Drop-Bereich ziehen.
- Die Datei wird angehängt. Klicken Sie auf Schließen, um zur Abrechnungskarte zurückzukehren.
- Um weitere Belege hinzuzufügen, wählen Sie eine neue Zeile in der Tabelle aus und wiederholen Sie die Schritte 5b–5c.
So fügen Sie Fahrstrecken hinzu:
- Wählen Sie unter Fahrstrecken die Option Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder Zweck, Startpunkt, Fahrtziel und Entfernung Total sowie alle weiteren relevanten Felder aus.
- Fügen Sie der Fahrstrecke eine relevante Datei bei, wie Sie es für einen Beleg in Schritt 5 tun würden.
- Um weitere Fahrstrecken hinzuzufügen, wählen Sie eine neue Zeile in der Tabelle aus und wiederholen Sie die Schritte 6b–6c.
So fügen Sie Pauschalen hinzu:
- Klicken Sie unter Pauschale auf Neue Zeile, um der Tabelle eine Zeile hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder Abreise Datum/Zeit, Rückkehr Datum/Zeit und Beschreibung sowie alle weiteren relevanten Felder aus.
- Klicken Sie auf das Feld Betrag, um die Seite Pauschale Details zu öffnen.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Liste bearbeiten, damit die Liste bearbeitet werden kann.
- Geben Sie für jede Datumszeile in der Tabelle an, welche Zulagen in die Berechnung der Pauschale einbezogen werden sollen, indem Sie die entsprechenden Kästchen auswählen. {% hint style="info" %} In der Spalte Übernachtungspauschale können Sie das Kästchen für die oberste Zeile (das früheste Datum) nicht auswählen, auch wenn in der Tabelle nur eine Datumszeile vorhanden ist). Sie können nur die Kästchen für nachfolgende Zeilen auswählen (falls vorhanden). {% endhint %}
- Um weitere Pauschalen hinzuzufügen, klicken Sie auf eine neue Zeile in der Tabelle und wiederholen Sie die Schritte 7b–7e.
Warnungen in einer Abrechnung überprüfen
Warnungen in Bezug auf Abrechnungen weisen auf Probleme hin, die behoben werden müssen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Abrechnungen sicherzustellen. Die vom System generierten Warnungen umfassen:
- Fehlende Anhänge für eine Ausgabe
- Ein Einkaufsvertrag, der hinzugefügt werden muss
So überprüfen Sie Warnungen in Business Central:
- Suchen Sie nach Abrechnungen und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Überprüfen Sie die Liste Ihrer Abrechnungen. Wenn es Warnungen gibt, ist die Abrechnungszeile rot markiert.
- Öffnen Sie die Abrechnung und stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind und alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden.
- Prüfen Sie die Kommentare der Abrechnung (diese sind direkt in der Dokumentenzeile in der Abrechnung sichtbar). Wählen Sie unter Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen > Zeile die Option Kommentare aus, um Kommentare für mehrere Dokumente aus der Abrechnung anzuzeigen. Mithilfe dieser Funktion können Sie alle zugehörigen Kommentare schnell überprüfen, ohne zu einzelnen Dokumentenzeilen navigieren zu müssen.
Feldverknüpfung zwischen Abrechnungen und Einzeldokumenten
Wenn Sie der Kopfzeile einer Abrechnung auf der Seite Konfigurierte Felder ein oder mehrere Felder hinzufügen, übernehmen die einzelnen Dokumente dieser Abrechnung automatisch die Werte der von Ihnen hinzugefügten Felder (sofern Sie den Dokumenten dieselben Felder hinzugefügt haben). Dies gilt sowohl für neu erstellte Dokumente als auch für vorhandene Dokumente, die Sie der Abrechnung hinzufügen.
Um einer Abrechnung und einzelnen Dokumenten ein oder mehrere Felder hinzuzufügen:
- Suchen Sie () nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start > Abrechnung.
- Um ein oder mehrere neue Felder hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie unter Kopffelder die Option Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Klicken Sie in der Spalte Feld Code der neuen Zeile in das Feld, um ein Dropdown-Menü zu öffnen.
- Wählen Sie entweder ein Feld aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie einen Suchbegriff ein, um das Feld zu finden, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann das Feld aus dem Menü aus, um es hinzuzufügen.
- Um weitere Felder hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte 3a–3c.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste den Typ des Expense-Dokuments (Beleg, Fahrstrecke oder Pauschale) aus, dem Sie entsprechende Felder hinzufügen möchten.
- Befolgen Sie die Anweisungen in Schritt 3, um dieselben Felder hinzuzufügen, die Sie der Abrechnung hinzugefügt haben.
- Wiederholen Sie Schritt 5 für alle weiteren Dokumente, die die Werte Ihrer hinzugefügten Felder übernehmen sollen.
Alle eingerichteten Dokumente übernehmen die Werte der Felder, die Sie der Kopfzeile der Abrechnung hinzugefügt haben, nachdem das Dokument einer Abrechnung hinzugefügt oder in einer Abrechnung erstellt wurde.
Wenn Sie beispielsweise das Feld Projektnummer zur Kopfzeile der Abrechnung und zur Kopfzeile der Fahrstrecke auf der Seite Konfigurierte Felder hinzufügen, enthält jede von Ihnen erstellte Abrechnung und jede Fahrstrecke, die Sie einer Abrechnung hinzufügen, ein entsprechendes Feld Projektnummer. Wenn Sie dann einen Feldwert Projektnummer für eine Abrechnung auswählen, wird dieser Wert automatisch von allen Fahrstrecken übernommen, die Sie in dieser Abrechnung erstellen oder hinzufügen.
Informationen zum Thema
Weitere Informationen zum Erstellen, Einreichen, Prüfen oder Genehmigen von Abrechnungen finden Sie unter: