Einkaufsverträge überprüfen

• 01/04/2023
• 13 Minuten Lesedauer

Der Überprüfungsprozess ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufsverträge-Moduls. Mit Vertragsüberprüfungen soll sichergestellt werden, dass ein Mitarbeitender im Unternehmen (der Prüfer) die aktuellen Verträge des Unternehmens prüft und darauf achtet, dass sie auf dem neuesten Stand sind oder bei Bedarf verlängert, gekündigt oder geändert werden. Sie können für die einzelnen Verträge verschiedene Prüfer oder einen Prüfer für alle Verträge bestimmen, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Ein Einkaufsvertragsadministrator – normalerweise ein Buchhalter – startet den Prozess, indem er entweder einen Vertrag oder mehrere Verträge auf einmal an den Prüfer sendet. Dieser sieht die Verträge durch und sendet Sie dann an den Buchhalter zur Überprüfung und zum Abschluss zurück. Bei jeder Überprüfung kann der Prüfer zusätzliche Zeilen hinzufügen, nicht verwendete Zeilen entfernen und Überprüfungskommentare schreiben, die der Einkaufsvertragsadministrator berücksichtigen kann.

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte im Prozess genauer beschrieben.

So richten Sie einen Einkaufsvertragsadministrator ein

Um Verträge zur Prüfung zu senden und verschiedene Prüfungsaktionen durchführen zu können, müssen Sie als Einkaufsvertragsadministrator eingerichtet sein. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Liste der Continia-Benutzer die ID des Benutzers aus, den Sie als Einkaufsvertragsadministrator einrichten möchten. Dadurch wird die Continia Benutzereinrichtung Karte geöffnet.
3. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein im Abschnitt Einkaufsverträge den Schalter Einkaufsvertragsadministrator.

Dadurch wird der ausgewählte Benutzer zum Einkaufsvertragsadministrator und kann Verträge zur Überprüfung versenden und Überprüfungen verwalten.

So senden Sie einen einzelnen Vertrag zur Überprüfung

Als Einkaufsvertragsadministrator können Sie einen Vertrag folgendermaßen zur Überprüfung senden:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, den Sie zur Überprüfung senden möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung beginnen.

Dadurch wird der Vertrag zur Überprüfung gesendet und das Feld Status im Inforegister Überprüfen zeigt dann Überprüfung ausstehend an.

So senden Sie mehrere Verträge zur Überprüfung

Als Einkaufsvertragsadministrator können Sie mehrere Verträge folgendermaßen zur Überprüfung senden:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Stapelüberprüfung starten... aus, um die Seite Einkaufsverträge zur Überprüfung senden zu öffnen.
3. Im Inforegister Filter: Einkaufsvertragskopf wird der Filter Nächste Überprüfung am hinzugefügt und mit dem Datumsbereich ..[heute] automatisch gefüllt. So werden alle Verträge, die noch nicht überprüft wurden, und deren Datum in Nächste Überprüfung am überschritten wurde, in einem Stapel zur Überprüfung gesendet. Sie können den automatisch ausgefüllten Datumsbereich auch ändern.
4. Optional: Wenn Sie einen weiteren Filter hinzufügen möchten, wählen Sie + Filter.
5. Optional: Geben Sie im Inforegister Erweitert alle erforderlichen Einschränkungen für den Stapelbericht hinsichtlich der Zeilengenerierungszeit und/oder der maximalen Zeilen- oder Beleganzahl ein.
6. Optional: Wenn Sie den Stapelbericht zu einem späteren Zeitpunkt ausführen möchten, wählen Sie Plan… und dann ein Startdatum/eine Startzeit und ein Ablaufdatum/eine Ablaufzeit aus. Sie können auch eine Datumsformel eingeben, die dann das Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit automatisch ausfüllt.

   Hinweis

   Wenn Sie Datumsformel für nächste Ausführung auswählen, müssen Sie eine Formel in Form einer Ganzzahl gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monaten), Q (Quartale) oder J (Jahre) eingeben, zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben – zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).

7. Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind.

Dadurch werden alle Verträge innerhalb des angegebenen Datumsbereichs in einem Stapel zur Überprüfung gesendet, und das Feld Status im Inforegister Überprüfen zeigt dann für alle Verträge Überprüfung ausstehend an.

So brechen Sie eine Vertragsüberprüfung ab

Um eine gestartete Überprüfung abzubrechen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, dessen Überprüfung Sie abbrechen möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung abbrechen.
4. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Überprüfung abbrechen möchten. Wählen Sie Ja.

Dadurch wird die Überprüfung abgebrochen. Außerdem wird auf der Seite Einkaufsvertrag im Feld Status im Inforegister Überprüfen nicht mehr Überprüfung ausstehend angezeigt, sondern ein leeres Statusfeld.

So reichen Sie eine Vertragsüberprüfung ein

Sobald Ihnen ein Vertrag von einem Einkaufsvertragsadministrator zur Überprüfung zugesandt wurde, können Sie den Vertrag prüfen und mit Kommentaren an den Administrator zurücksenden. Sie können dies entweder in Business Central oder im Continia Web Approval Portal vornehmen, wie in den folgenden beiden Abschnitten beschrieben:

Mit Business Central

Um eine Überprüfung mit Business Central einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. die Nummer des Vertrags aus, den Sie überprüfen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.
3. Überprüfen Sie den Vertrag und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
4. Wenn Sie den Vertrag überprüft haben, gehen Sie zum Inforegister Überprüfen und wählen Sie das Feld Bemerkungen aus.
5. Wählen Sie auf der geöffneten Seite in der Aktionsleiste Neu aus, um eine Kommentarzeile hinzuzufügen.
6. Geben Sie unter Bemerkungen Ihre Überprüfungskommentare ein. Die Felder Datum und Name werden automatisch ausgefüllt.
7. Wiederholen Sie die Schritte 5–6, wenn Sie weitere Bemerkungen hinzufügen möchten, und kehren Sie dann zur Seite Einkaufsvertrag zurück. Hier werden Ihre Kommentare im Feld Bemerkungen angezeigt.
8. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung einreichen.
9. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Überprüfung einreichen möchten. Wählen Sie Ja.

Dadurch wird Ihre Überprüfung an den Einkaufsvertragsadministrator gesendet und das Feld Status im Inforegister Überprüfen ändert sich in Überprüfung eingereicht.

Mit dem Web Approval Portal

Um eine Überprüfung mit dem Web Approval Portal einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Melden Sie sich am Web Approval Portal an.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Einkauf die Option Verträge aus, um die Seite Meine ausstehenden Überprüfungen zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Liste der zu überprüfenden Verträge den Vertrag aus, den Sie zur Überprüfung einreichen möchten.
4. Überprüfen Sie den Vertrag und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
5. Geben Sie im Textfeld oben rechts Ihre Bemerkungen von der Überprüfung ein und wählen Sie Speichern aus, wenn Sie fertig sind. Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie weitere Bemerkungen hinzufügen möchten.
6. Wählen Sie in der Aktionsleiste Überprüfung einreichen aus.

Dadurch wird Ihre Überprüfung an den Einkaufsvertragsadministrator übermittelt. Außerdem wird in Business Central auf der Seite Einkaufsvertrag im Feld Status im Inforegister Überprüfen > Überprüfung eingereicht angezeigt.

So schließen Sie eine Vertragsüberprüfung ab

Als Einkaufsvertragsadministrator können Sie eine Vertragsüberprüfung folgendermaßen abschließen:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. die Nummer des Vertrags aus, deren Überprüfung Sie abschließen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.
3. Prüfen Sie die Vertragsänderungen des Prüfers sowie die Bemerkungen im Inforegister Überprüfen unter Bemerkungen.
4. Optional: Wenn etwas nicht ganz richtig ist oder Sie Fragen an den Prüfer haben, können Sie unter Bemerkungen selbst einen Kommentar hinzufügen, um den Prüfer über Fehler oder Unklarheiten zu informieren. Senden Sie den Vertrag anschließend an den Prüfer zurück, indem Sie Start > Zur Korrektur ablehnen auswählen. Wählen Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, Ja aus.

   Hinweis

   Dadurch wird die Überprüfung an den Prüfer zurückgesendet und das Feld Status im Inforegister Überprüfen wieder in Überprüfung ausstehend geändert. Der Prüfer kann dann die Kommentare des Administrators prüfen, alle notwendigen Änderungen vornehmen und die Prüfung wie oben beschrieben wieder einreichen.

5. Wenn hingegen alles in Ordnung ist, können Sie die Überprüfung wie folgt abschließen: Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung abschließen aus.
6. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Überprüfung abschließen möchten. Wählen Sie Ja.

Dadurch gibt es fünf Änderungen im Inforegister Überprüfen: Alle Informationen im Feld Status werden gelöscht, um den nächsten Überprüfungszyklus vorzubereiten, und das Feld Nächste Überprüfung am wird basierend auf der Überprüfungshäufigkeit aktualisiert, die Sie im Feld Überprüfen angegeben haben. Darüber hinaus werden alle Überprüfungsbemerkungen, die Sie möglicherweise hinzugefügt haben, im Feld Bemerkungen angezeigt. Letzte Überprüfung am wird mit dem Tagesdatum aktualisiert und anschließend wird Ihr Name unter Letzte Überprüfung von angezeigt.

Siehe auch

Einkaufsverträge erstellen
Belege basierend auf einem Vertrag genehmigen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen