Zahlungsarten einrichten

• 24/04/2023
• 8 Minuten Lesedauer

Zahlungsarten bieten in Expense Management eine praktische Möglichkeit, verschiedene Ausgaben zu kategorisieren und zu verfolgen. Sie sind außerdem einfach zu konfigurieren und können Benutzern zugewiesen werden. Sie können einzelnen Expense-Benutzern oder Expense-Benutzergruppen mehrere Zahlungsarten zuweisen und so die Verwaltung von Ausgaben von verschiedenen Kreditkarten oder verschiedenen Arten von Barzahlungen vereinfachen.

Darüber hinaus verfügt Expense Management über eine Auswahl an Symbolen, die Sie Ihren Zahlungsarten zuweisen können, um die Referenz und Erkennung intuitiver zu gestalten und somit die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Wenn ein bestimmtes Symbol, das Sie benötigen, nicht verfügbar ist, können Sie es anfordern, indem Sie ein Support-Ticket öffnen. Die Symbole können derzeit nur in der Mobile Expense App angezeigt werden.

So erstellen Sie eine Zahlungsart

So erstellen Sie eine Zahlungsart:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Zahlungsarten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus.

3. Geben Sie Informationen für die folgenden Felder ein:

   Feld	Beschreibung
   Code	Geben Sie den Code zur Identifizierung der Zahlungsart an.
   Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung der Zahlungsart an.
   Auswählbar	Wählen Sie aus, ob Benutzer mit dieser Zahlungsart Belege erstellen können. Wenn die Option auf „Nein“ gesetzt ist, müssen Benutzer warten, bis Belege erstellt und an sie weitergeleitet werden.
   Übertrage Belege in MW	Gibt an, ob Benutzer Belege in der Mandantenwährung (MW) einreichen müssen.
   Methode	Wählen Sie aus, wie mit Belegen für diese Zahlungsart verfahren werden soll: Buchung auf einen Mitarbeiter – Belege werden auf das Konto des Expense-Benutzers gebucht und das Unternehmen erstattet dem Benutzer die Ausgaben. Buchung auf ein Buchungskonto – Belege werden auf ein Geschäftskonto gebucht. Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie den Typ und die Nummer des Kontos an
   Buchungskonto	Diese Einrichtungsoption wird verwendet, wenn Beim Import buchen auf der Seite Expense Management Einrichtung aktiviert ist. Wählen Sie aus, wie importierte Transaktionen für diese Zahlungsart gebucht werden sollen: Art – importierte Transaktionen werden auf den ausgewählten Kontotyp gebucht. Es wird empfohlen, Bankkonto auszuwählen, da dies die Zuordnung der monatlichen Kontoauszüge von Kreditkartenanbietern erleichtert. Nr. – Wählen Sie das Konto aus, auf dem importierte Transaktionen gebucht werden.
   Interimsbuchung	Dies sind die Einrichtungsoptionen für das Gegenkonto, das mit der Einrichtung des Buchungskontos verknüpft ist. Wählen Sie aus, wie importierte Transaktionen für diese Zahlungsart auf das Gegenkonto gebucht werden: Art – als Standard können Sie nur Sachkonto auswählen. Nr. – wählen Sie die Sachkontonummer. Wenn eine Kreditkartenausgabe gebucht wird, wird das Zwischenbuchungskonto ausgeglichen und die Kreditkartenausgabe wird auf dem Buchungskonto der Belegart gebucht.
   Erstelle Beleg aus Banktransaktion	Legt fest, ob Belege automatisch auf Basis von Transaktionen erstellt werden.
   Zuordnungstoleranz	Dies wird verwendet, wenn Expense-Benutzer Kreditkartenausgaben erstellen, die sofort übermittelt werden, ohne dass die Kreditkartentransaktion importiert wurde. Diese Kreditkartenausgaben werden mit dem Status Offen in Business Central angezeigt und warten darauf, mit den Kreditkartentransaktionen abgeglichen zu werden. Sie können sowohl für das Datum (in Tagen) als auch für den Betrag (in Prozent) eine Übereinstimmungstoleranz festlegen. Aus Erfahrung und um den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren, wird empfohlen, die Zuordnungstoleranzen auf 2 Tage und 2 Prozent festzulegen, da eine zu niedrige Einstellung der Zuordnungstoleranzen, beispielsweise 0, dazu führt, dass Sie die meisten Ausgaben manuell zuordnen müssen.
   Beleg zuweisen	Legt fest, wie Belege den Transaktionen zugeordnet werden. Die Optionen sind: Nicht erforderlich – verwenden Sie diese Option, wenn die Bank des Kunden keine Transaktionen an Continia Expense Management senden kann. In solchen Fällen ist vor der Genehmigung und Buchung der Belege ein manueller Import der Transaktionen erforderlich. Erforderlich ab Datum – wählen Sie diese Option, wenn Sie ab einem bestimmten Datum Transaktionen erwarten. Das Zuordnen von Ausgaben und Transaktionen ist bis zu diesem Datum nicht erforderlich. Immer erforderlich – mit dieser Option müssen Ausgaben mit dieser Zahlungsart einer Transaktion zugeordnet werden, bevor sie genehmigt und gebucht werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Transaktionen den entsprechenden Belegen zugeordnet werden.

So weisen Sie einem Expense-Benutzer eine Zahlungsart zu

So weisen Sie einem Expense-Benutzer eine Zahlungsart zu:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie einen Expense-Benutzer aus.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zahlungsarten aus.
4. Von hier aus können Sie Zahlungsarten auf zwei Arten zuordnen:
   • Wählen Sie in der Aktionsleiste Zahlungsarten hinzufügen aus und wählen Sie eine Zahlungsart aus, um sie diesem Expense-Benutzer zuzuweisen. Sie können mehrere Zahlungsarten hinzufügen.
   • Wählen Sie in der Aktionsleiste Zahlungsartenzuordnung bearbeiten aus. Wählen Sie in der Spalte Zahlungsart im ersten leeren Feld eine Zahlungsart aus, um sie diesem Expense-Benutzer zuzuweisen. Sie können mehrere Zahlungsarten hinzufügen.

So weisen Sie einer Expense-Benutzergruppe eine Zahlungsart zu

So ordnen Sie einer Expense-Benutzergruppe eine Zahlungsart zu:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Expense Benutzergruppe ein, und wählen Sie den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie eine Expense-Benutzergruppe aus.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zahlungsarten aus.
4. Wählen Sie unter Zahlungsart eine Zahlungsart aus. Wiederholen Sie diesen Schritt im nächsten leeren Feld für jede Zahlungsart, die Sie dieser Expense-Benutzergruppe hinzufügen möchten.

So weisen Sie einer Zahlungsart Expense-Benutzer oder Expense-Benutzergruppen zu

So ordnen Sie einer Zahlungsart Expense-Benutzer oder Expense-Benutzergruppen zu:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Zahlungsarten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie eine Zahlungsart aus.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zahlungsart > Effektive Benutzer.
4. Auf der Continia-Benutzerseite können Sie einer Zahlungsart so viele Expense-Benutzer und Expense-Benutzergruppen hinzufügen, wie Sie möchten.

Siehe auch

Expense-Benutzergruppen für Expense Management einrichten
Expense-Benutzer für Expense Management einrichten