Expense-Benutzer für Expense Management einrichten
Um Workflows für die Spesenabrechnung zu starten, müssen Sie Expense-Benutzer einrichten. Dies erfolgt auf der Seite Continia Benutzereinrichtung, wo Sie auch eine Reihe von Einstellungen für Expense-Benutzer definieren, z. B. die Gruppe von Expense-Benutzern und die Dokumentsichtbarkeit.
Hinweis
Die Continia Benutzereinrichtung ist auch relevant für Continia Document Capture. Weitere Informationen finden Sie unter Continia Benutzereinrichtung für Genehmigungen.
Expense-Benutzer einrichten
Um einen Expense-Benutzer für Expense Management einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie den zugehörigen Link. - Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus und füllen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Expense-Benutzer, die nicht gleichzeitig Genehmiger sind, benötigen keine Business Central-Lizenz. Das System prüft, ob der Benutzer ein Business Central-Benutzer ist. Falls nicht, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Benutzer trotzdem hinzufügen möchten. |
| Geben Sie die E-Mail-Adresse des Expense-Benutzers ein, falls sie nicht automatisch ausgefüllt wird. | |
| Expense Benutzer | Wenn dies aktiviert ist, können Benutzer Belege und andere in der Expense Management Einrichtung definierte Dokumente erstellen. |
| Dokumentsichtbarkeit einschränken | Wenn dies aktiviert ist, kann der Benutzer nur die eigenen Dokumente sehen. |
| Kreditorennr. | Hier richten Sie einen Kreditor für Expense-Benutzer ein. Sie können den Kreditor, den Sie für den Mitarbeiter erstellt haben, mithilfe der Lookup-Schaltfläche auswählen. Über die Kreditorennummer wird gebucht und bei der Rückerstattung an den Benutzer ist der Saldo bei diesem Kreditor ersichtlich. |
| Mitarbeiternr. | Die Mitarbeiternummer wird zum Buchen verwendet. Wenn sowohl Mitarbeiternr. als auch Kreditornr. ausgefüllt wurden, wird Mitarbeiternr. verwendet. |
| Spesen Benutzergruppe | In diesem Feld definieren Sie die Spesen-Benutzergruppe, zu der der Benutzer gehört. |
| Spesen Erinnerung | Dieser Code wird verwendet, wenn Erinnerungen an Expense-Benutzer gesendet werden sollen. |
| Genehmiger Name | Wählen Sie den Genehmiger für den Expense-Benutzer aus. |
Benutzer exportieren
Der letzte Schritt beim Einrichten von Expense-Benutzern besteht darin, sie zu exportieren: Wählen Sie in der Aktionsleiste Benutzer exportieren aus. Dadurch werden Willkommens-E-Mails generiert und an neu erstellte Expense-Benutzer gesendet. Diese E-Mails enthalten einen Link zum Aktivieren ihrer Rolle und Erstellen eines Passworts sowie Links zum Herunterladen der Expense App und des Expense Portals.
Hinweis
Sie können sich auch mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen anmelden, sodass die Erstellung eines Passworts nicht erforderlich ist.