Expense-Benutzer für Expense Management einrichten

• 22/10/2024
• 5 Minuten Lesedauer

Um Expense-Benutzer hinzuzufügen und Expense-Workflows in Expense Management zu initiieren, müssen Sie sie auf der Seite Continia Benutzereinrichtung konfigurieren. Auf dieser Seite können Sie für jeden Expense-Benutzer wichtige Einstellungen festlegen, beispielsweise seine Expense-Benutzergruppe und die Dokumentensichtbarkeit.

So erstellen Sie einen Expense-Benutzer für Expense Management:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie auf der Continia Benutzereinrichtung Karte in der Aktionsleiste Neu aus und füllen Sie im Inforegister Allgemein die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Continia Benutzer-ID	Wählen Sie den Benutzer aus. Alle Genehmiger müssen Business Central-Benutzer sein, und Sie können diese mit der Lookup-Schaltfläche in diesem Feld anzeigen.
   Name	Expense-Benutzer, die keine Genehmiger sind, benötigen keine Business Central-Lizenz. Wenn der Benutzer noch kein Business Central-Benutzer ist, werden Sie vom System aufgefordert, ihn hinzuzufügen.
   E-Mail	Geben Sie die E-Mail-Adresse des Expense-Benutzers ein, falls sie nicht automatisch ausgefüllt wird.
   Registrierung erzwingen zulassen	Legt fest, ob der Benutzer Fehler und Warnungen überschreiben kann, um die Registrierung eines Dokuments zu erzwingen.
   Genehmigungsadministrator	Legt fest, ob der Benutzer ein Genehmigungsadministrator ist, der für die Verwaltung von Genehmigungsprozessen verantwortlich ist.

3. Geben Sie im Inforegister Web Genehmigungen den Genehmigungs-Client an. Hiermit geben Sie den Client an, den der Benutzer zum Genehmigen von Dokumenten verwendet. Diese Informationen werden beim Versenden einer E-Mail mit zu genehmigenden Dokumenten verwendet. Die E-Mail enthält einen Hyperlink für den Zugriff auf die zu genehmigenden Dokumente mit dem ausgewählten Client. Nur Benutzer, für die als Genehmigungs-Client Continia Web-Genehmigung ausgewählt ist, können auf das Web Approval Portal zugreifen.

4. Füllen Sie im Inforegister Expense Management die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Expense-Benutzer	Wenn dies aktiviert ist, können Benutzer Belege und andere in der Expense Management Einrichtung definierte Dokumente erstellen.
   Expense Management Anmeldetyp	Legt fest, wie sich der Benutzer anmeldet. Die Optionen sind Continia Online oder Microsoft 365. Wenn Microsoft 365 ausgewählt ist, müssen sich Benutzer mit ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen anmelden. Neue Benutzer erhalten eine Willkommens-E-Mail mit Anweisungen zur Anmeldung.
   Kann genehmigte Dokumente bearbeiten	Legt fest, ob der Benutzer Dokumente bearbeiten kann, deren Genehmigung aussteht oder die bereits freigegeben wurden.
   Dokumentsichtbarkeit einschränken	Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Benutzer nur seine eigenen Dokumente anzeigen.
   Kreditorennr.	Hier richten Sie einen Kreditor für Expense-Benutzer ein. Sie können den Kreditor, den Sie für den Mitarbeiter erstellt haben, mithilfe der Lookup-Schaltfläche auswählen. Über die Kreditorennummer wird gebucht und bei der Rückerstattung an den Benutzer wird der Saldo bei diesem Kreditor angezeigt.
   Mitarbeiternr.	Die Mitarbeiternummer wird für die Buchung verwendet. Wenn sowohl Mitarbeiternr. als auch Kreditorennr. ausgefüllt wurden, wird Mitarbeiternr. verwendet.
   Spesen Benutzergruppe	Legt die Gruppe fest, zu der der Expense-Benutzer gehört.
   Spesen Erinnerung	Gibt den Code an, der zum Senden von Erinnerungen an Expense-Benutzer verwendet wird.
   Genehmiger Name	Der Genehmiger für den Expense-Benutzer.
   Genehmigungslimit Unbegrenzt	Gibt an, dass der Benutzer uneingeschränkte Genehmigungsrechte für Belege hat und kein Genehmigungslimit festgelegt ist.
   Betrag	Legt den Höchstbetrag fest, den der Benutzer genehmigen kann.

5. Wenn Sie mit der Eingabe der Benutzerdetails fertig sind, kehren Sie zur Seite Continia Benutzereinrichtung zurück und wählen Sie in der Aktionsleiste Benutzer exportieren aus. Dadurch werden Willkommens-E-Mails generiert und an neu erstellte Expense-Benutzer gesendet. Diese E-Mails enthalten einen Link zum Aktivieren ihrer Rolle und Erstellen eines Passworts sowie Links zum Herunterladen der Expense App und des Expense Portals.