Geteilte Genehmigung einrichten

• 14/10/2022
• 7 Minuten Lesedauer

Wenn Sie Belege für einen bestimmten Zeitraum nicht genehmigen können, können Sie alle Ihre Genehmigungsaufgaben in diesem Zeitraum automatisch an einen anderen Genehmiger weiterleiten lassen. Sie teilen dann Ihre Genehmigungsaufgaben mit einem bestimmten Genehmiger, und dieser Genehmiger ist Ihr Stellvertreter, bis Sie Belege wieder selbst genehmigen können.

Die geteilte Genehmigung kann für einen beliebigen Benutzer und zu einem beliebigen Zweck (für andere Benutzer außer Sie selbst) eingerichtet werden. Dies wird normalerweise von Administratoren vorgenommen. Sie kann auch für Sie und von Ihnen bei Abwesenheit eingerichtet werden.

Geteilte Genehmigung

Um die geteilte Genehmigung einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Geteilte Genehmigung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten, damit die Liste bearbeitet werden kann.
3. Geben Sie in den Spalten Inhaber Benutzer-ID und Geteilt mit Benutzer-ID die Benutzer-ID der Person ein, die Genehmigungsaufgaben teilt, und die des stellvertretenden Genehmigers.
4. Wählen Sie in der Spalte Teilungsart die Option Normal aus, es sei denn, Sie müssen die Abwesenheitseinstellungen der Person ändern, die die Genehmigungsaufgaben teilt (eine eher seltene Ausnahme).

   Hinweis

   Normalerweise richten Benutzer die geteilte Genehmigung bei Abwesenheit selbst mit der unten beschriebenen Vorgehensweise ein. Gelegentlich muss ein Administrator dies im Auftrag eines Benutzers vornehmen. In solchen Fällen muss der Administrator Abwesend anstelle von Normal auswählen, und der Benutzer kann den Eintrag dann bei Bedarf später bearbeiten. Wenn der Administrator Normal auswählt (was meistens der Fall ist), kann der Benutzer den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt nicht bearbeiten.

5. Geben Sie in den Spalten Gültig von und Gültig bis das Start- und Enddatum des Zeitraums ein, in dem Genehmigungsaufgaben geteilt werden sollen, oder wählen Sie die Daten aus.
6. Wenn der stellvertretende Genehmiger die Grenzwerte und Berechtigungen der Person übernehmen soll, die die Genehmigungsaufgaben teilt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhaber Grenzwerte und Berechtigungen verwenden.
7. Verwenden Sie E-Mail senden an, um auszuwählen, an wen Genehmigungs-E-Mails gesendet werden. Sie haben drei Optionen:
   
   • Nur ursprünglicher Genehmiger
   • Nur gemeinsamer Genehmiger
   • Beide Genehmiger

Einen fiktiven Benutzer als Gruppe verwenden

Manchmal ist das Erstellen eines neuen Benutzers und dessen Verwendung als fiktive Gruppe eine praktische Möglichkeit, um bestimmte Situationen zu bewältigen, z. B. beim Verwalten von Genehmigungen durch mehrere Personen oder wenn eine Unternehmensrichtlinie erfordert, dass Genehmiger der obersten Ebene ihre eigenen Genehmigungsanforderungen von jemand anderem genehmigen lassen.

Unabhängig von der Einstellung des Genehmigungslimits für jeden Benutzer in dieser Gruppe wird das Genehmigungslimit durch die Einstellung für die Gruppe (den fiktiven Benutzer) gesteuert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Benutzer zu erstellen, der als Gruppe verwendet werden soll:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus.
3. Füllen Sie nur die Felder Continia-Benutzer-ID und Name aus und legen Sie ein Genehmigungslimit fest.

Jetzt haben Sie einen neuen fiktiven Benutzer, der als Gruppe verwendet werden kann. Sie fügen der Gruppe Benutzer hinzu, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Geteilte Genehmigung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie unter dem Feld Inhaber Benutzer-ID den Benutzer aus, den Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.
3. Wählen Sie unter dem Feld Geteilt mit Benutzer-ID einen Benutzer aus, der Teil der Gruppe für die geteilte Genehmigung sein soll.
4. Wählen Sie unter Teilungsart die Option Normal.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Inhaber Grenzwerte und Berechtigungen verwenden.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter E-Mails weiterleiten.
7. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Benutzer, den Sie in die Gruppe aufnehmen möchten.

Sie können die Anzahl der Benutzer, die der Gruppe hinzugefügt wurden, auf der Seite Continia-Benutzer-Seite unter Für diesen Benutzer freigegeben sehen.

Geteilte Genehmigung für einzelne Benutzer bei Abwesenheit

Das Einrichten der geteilten Genehmigung bei Abwesenheit mit der Anleitung oben ist besonders hilfreich, wenn Administratroren mehrere Benutzer gleichzeitig einrichten. Für einzelne Benutzer gibt es jedoch eine benutzerfreundlichere Möglichkeit, mit der Sie diese selbst einrichten können:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Genehmigungsposten (Expense Management) ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Abwesenheitseinrichtung aus.
3. Geben Sie in den Spalten Weiterleiten von Datum und Weiterleiten bis Datum das Start- und Enddatum des Zeitraums ein, in dem Genehmigungsaufgaben geteilt werden sollen. Sie können die Daten auch auswählen.
4. Geben Sie unter Weiterleiten an Name die Benutzer-ID des stellvertretenden Genehmigers ein, an den Ihre Genehmigungsaufgaben weitergeleitet werden sollen.
5. Wenn Sie möchten, dass Ihre Genehmigungsaufgaben für alle Mandanten geteilt werden, in denen Sie und der stellvertretende Benutzer vorhanden sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopiere in alle Mandanten. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, gilt die von Ihnen eingerichtete geteilte Genehmigung bei Abwesenheit nur für den Mandanten, in dem Sie sich gerade befinden.