Einkaufsverträge
Mit dem Einkaufsverträge-Modul können Sie die Einkaufsverträge, Abonnements und sonstigen wiederkehrenden Kosten Ihres Unternehmens verwalten und im Auge behalten. Administratoren haben damit alle Verträge und Kosten an einem zentralen Ort und somit eine gute Übersicht. So können sie ganz einfach Vergleiche mit alternativen Anbietern durchführen, um zu entscheiden, ob sich beispielsweise mehrere Einzelverträge zu einem Vertrag zusammenfassen lassen, um die Gesamtkosten zu senken. Insgesamt ermöglicht Ihnen das Modul eine korrekte Rechnungsstellung, was Ihnen in der Regel sowohl Zeit als auch Kosten spart.
Alle Verträge können ganz einfach regelmäßig überprüft werden, so dass Sie stets den Überblick darüber haben, ob diese verlängert, geändert oder gekündigt werden müssen. Das Modul vereinfacht die Zuweisung verschiedener Prüfer zu verschiedenen Verträgen. So können Sie die Arbeitslast verteilen und gleichzeitig den Prozess optimieren. Darüber hinaus können Sie Belege und Einkaufsdokumente sogar automatisch genehmigen lassen, indem Sie sie mit einem Einkaufsvertrag verknüpfen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen viel manuelle Arbeit und Mühe einsparen und die Zeit und Ressourcen stattdessen in andere wichtige Aufgaben investieren.
Einen Workflow für Einkaufsverträge einrichten
- Erstellen Sie einen Einkaufsvertrag, entweder von Grund auf oder basierend auf einem Beleg, siehe Einkaufsverträge erstellen.
- Machen Sie sich mit dem Überprüfungsprozess vertraut und erfahren Sie, wie Sie Verträge zur Prüfung senden, einreichen und Prüfungen abschließen können. Siehe Einkaufsverträge überprüfen.
- Lassen Sie Ausgaben für Verträge automatisch von Expense Management genehmigen, siehe Belege basierend auf einem Vertrag genehmigen.
- Um die Historie eines Kaufvertrags zu statistischen oder anderen Zwecken einzusehen, siehe Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen.
Das Modul kann mit Continia Document Capture und Continia Expense Management verwendet werden und kann Einkaufsbelege (Rechnungen und Gutschriften) und/oder Ausgaben umfassen, um sie jeweils mit einem Einkaufsvertrag zu verknüpfen. Sie haben beliebig viele Möglichkeiten, verschiedene Verträge und Abonnements mit diesem Modul effizient zu verwalten. Hier sind einige Beispiele:
- Büroleasing
- Softwarelizenzen
- Versicherung
- Telefon- und Internetdienste
- Server-Backup
- Dienstleistungen im Facility Management, wie z. B. Catering, Reinigung und Gebäudeverwaltung
- Autoleasing
- Wirtschaftszeitungen und -zeitschriften