Fahrstrecken erstatten
Die Erstattungsseiten bieten hilfreiche Informationen, wenn Sie ein externes Abrechnungssystem verwenden. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Ihr Unternehmen ein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zur Erstattung von Belegen an Benutzer verwendet. In diesem Fall sollten Sie im Gehaltsabrechnungssystem eine Ansicht erstellen, in der Sie sehen können, wie viel jedem Expense-Benutzer geschuldet wird, und die Daten dann in das Gehaltsabrechnungssystem übertragen und Informationen zu den Benutzern hinzufügen, die jetzt eine Erstattung erhalten haben.
Die Erstattungsansichten können nach Datumsintervallen gefiltert und die Gesamtsumme unter anderem in Beträgen, Menge oder Entfernung angezeigt werden. Die Gesamtsumme wird außerdem für jeden Dokumenttyp auf einen dynamischen Spaltenbereich verteilt. Auf der Seite für die Erstattung der Belege werden beispielsweise die Gesamtbeträge über den einzelnen Belegarten angezeigt. Auf der Seite für die Erstattung der Fahrstrecken werden die Gesamtbeträge für jeden Fahrstreckensatz angezeigt, während auf der Seite für die Erstattung der Pauschalen die Gesamtbeträge für jede Pauschalgruppe übereinander aufgeführt werden.
Wenn Ihr Unternehmen kein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verwendet, sind diese Ansichten nicht relevant. Der Beleg wird unmittelbar nach der Buchung als Erstattet gekennzeichnet.
Mit der Erstattungsmethode wird festgelegt, ob ein externes Abrechnungssystem verwendet wird oder nicht, siehe Erstattungsmethoden einrichten.
Felder auf der Erstattungsseite
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datumsfilter | Bietet die Möglichkeit, Daten nach einem Datumsintervall zu filtern. Zum Beispiel, wenn Sie nur die erstattungsfähigen Beträge für den aktuellen Monat angezeigt bekommen möchten. |
| Angesehen von | Bietet verschiedene Filteroptionen basierend auf dem Status des Belegs: Warten auf Buchung, Bereit zur Rückerstattung, Gebucht und Rückerstattet, Alles |
| Anzeigen als | Zeigt die Gesamtsumme als Betrag oder Menge an. |
| Benutzer | Die ID des Expense-Benutzers. |
| Name | Der Name des Expense-Benutzers. |
| Saldo | Der Saldo des aktuellen Benutzers. Dabei handelt es sich um die Summe aller Belege für den angegebenen Zeitraum, unabhängig von ihrem Status. Der Saldo zeigt die Beträge so an, wie sie eingereicht wurden. Er berechnet nicht, wie viel dem Benutzer zurückerstattet werden sollte. Beispielsweise erfolgt für Ausgaben in Höhe von 100 EUR, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, keine Rückerstattung an den Benutzer (da die Zahlung mit der Firmenkreditkarte erfolgte). In diesem Beispiel beträgt der Saldo 100. |
| Erstattungsfähiger Betrag | Der erstattungsfähige Saldo des aktuellen Benutzers. Dies ist der Betrag, der dem Expense-Benutzer erstattet werden soll. Beispielsweise erfolgt für Ausgaben in Höhe von 100 EUR, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, keine Rückerstattung an den Benutzer (da die Zahlung mit der Firmenkreditkarte erfolgte). Für dieses Beispiel beträgt der erstattungsfähige Betrag 0. |
Belege eines Benutzers erstatten
Im folgenden Beispiel wird beschrieben, wie Ausgaben für einen Expense-Benutzer oder eine Expense-Benutzergruppe erstattet werden.
Um die Ausgaben eines Benutzers zu erstatten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Erstattung der Belege ein, und wählen Sie den zugehörigen Link. - Setzen Sie einen Datumsfilter für den Zeitraum, für den Sie die Übersicht haben möchten. Setzen Sie beispielsweise Filter für den vorherigen Monat.
- Stellen Sie sicher, dass Angesehen von auf Bereit zur Rückerstattung eingestellt ist.
- Stellen Sie sicher, dass Anzeigen als auf Betrag eingestellt ist.
- Überprüfen Sie im Abschnitt Erstattung der Belege, ob Sie mit den Beträgen einverstanden sind.
- Jetzt möchten Sie die erstattungsfähigen Beträge möglicherweise an ein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übertragen. Sie können dies manuell vornehmen, indem Sie sie in das externe System eingeben oder in der Aktionsleiste Nach Excel exportieren auswählen. Die erstellte Excel-Datei kann an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
- Wenn Sie im externen Gehaltsabrechnungssystem eine Bestätigung erhalten, dass dem Expense-Benutzer die Ausgaben für den Beleg erstattet wurden, können Sie die Ausgaben in der aktuellen Ansicht als Erstattet markieren, um eine erneute Erstattung beim nächsten Mal zu vermeiden. Wählen Sie hierzu in der Aktionsleiste die Aktion Erstatten aus.