Belege einreichen

  • 05/02/2025
  • 5 Minuten Lesedauer

Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von Belegen in Continia Expense Management besteht darin, diese effektiv in Ihr System zu importieren. Belege werden importiert, wenn eine Synchronisierung mit Continia Online durchgeführt wird. Continia Online ist eine Cloud-Lösung, die die Continia Expense App und das Continia Expense Portal mit dem Business Central Client verbindet, und Daten können zwischen diesen drei Anwendungen synchronisiert werden.

Synchronisierungen können manuell durchgeführt oder so geplant werden, dass sie automatisch mit Aufgabenwarteschlangen ausgeführt werden können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Aufgabenwarteschlangen einrichten.

Die Continia Expense App verwenden

Expense-Benutzer können Belege mithilfe der Continia Expense App einreichen. Diese Belege werden dann bei der nächsten Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist die Continia Expense App so eingestellt, dass sie über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.

Anhänge-Liste

In der Continia Expense App finden Sie die Anhänge-Liste, eine Liste Ihrer gespeicherten Belegaufnahmen. Mithilfe dieser Liste können Sie Belege mit verschiedenen Möglichkeiten erstellen und einreichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Artikel Anhänge-Liste.

Das Continia Expense Portal verwenden

Expense-Benutzer können Belege auch über das Continia Expense Portal einreichen. Diese Belege werden dann bei der nächsten Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist das Continia Expense Portal so eingestellt, dass es über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.

Den Business Central Client verwenden

Belege können auch im Business Central-Client erstellt werden. Sie können die Einstellung Dokumentsichtbarkeit einschränken auf der Continia-Benutzereinrichtungskarte verwenden, wenn Sie die Dokumentsichtbarkeit für einen bestimmten Benutzer auf die eigenen Dokumente dieses Benutzers beschränken möchten.

Anhänge per E-Mail versenden

Sie können Belege auch erstellen, indem Sie eine E-Mail mit angehängten Quittungen an Continia Online weiterleiten. Sie erhalten dann eine E-Mail mit der Aufforderung, weitere Details anzugeben. Gleichzeitig werden die Dokumente in der Continia Expense App und im Continia Expense Portal sichtbar.

Sie können diese E-Mail-Adressen für beide der Anwendungen verwenden:

Anhänge direkt aus mobilen Apps teilen

Als Expense-Benutzer können Sie angehängte PDF-Belege oder Rechnungen direkt von Ihrem Mobilgerät aus mit Expense Management teilen und sie dann zu neuen oder bestehenden Spesen in der Expense App hinzufügen.

Hinweis

Dies funktioniert für die meisten mobilen Apps, die PDF-Dateien verarbeiten und/oder speichern, wie E-Mail-Apps, Banking-Apps, Microsoft OneDrive, Uber, Microsoft Teams oder praktisch jede andere App, die über ein Teilen-Symbol verfügt.

Um eine Quittung oder Rechnung im PDF-Format von Ihrem Mobilgerät aus mit Expense Management zu teilen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Gehen Sie auf Ihrem Mobilgerät zur App mit dem PDF-Anhang, den Sie mit Expense Management teilen möchten.
  2. Wählen oder öffnen Sie den Anhang, den Sie teilen möchten.
  3. Suchen Sie das Symbol Teilen und wählen Sie es aus, um die Liste der verfügbaren Apps zu öffnen.
  4. Wählen Sie in der Liste der Apps die Expense App und dann Anhänge an die Expense App versenden aus. Die Expense App wird geöffnet.
  5. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Liste der gespeicherten Anhänge öffnen möchten. Wählen Sie Ja, um die Liste zu öffnen.
  6. Suchen und wählen Sie in der Liste den geteilten Anhang aus, um ein Popup-Menü zu öffnen.
  7. Wählen Sie im Menü Hinzufügen > neuer Beleg (um eine neue Ausgabe basierend auf diesem Anhang zu erstellen) oder vorhandenes Dokument (um den Anhang einem vorhandenen Dokument hinzuzufügen).
  8. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und reichen Sie den Beleg dann wie gewohnt ein.

Der Beleg wird anschließend zusammen mit dem geteilten Anhang zur Genehmigung übermittelt.

Im folgenden Video wird die Funktion visuell veranschaulicht: