Grundlegende Konzepte in Expense Management
Die Arbeit mit Continia Expense Management ist im Allgemeinen recht einfach. Sie beinhaltet jedoch eine Reihe wesentlicher Konzepte, mit denen Sie sich vertraut machen sollten. Diese werden im Folgenden erläutert.
Was ist ein Dokument und wie wird es verarbeitet?
Es gibt die folgenden Arten von Dokumenten, die in Expense Management importiert oder darin erstellt werden. Alle Dokumente dienen dazu, Ausgaben nachzuweisen und zu erstatten.
- Abrechnungen
- Belege
- Fahrstrecken
- Pauschalen
Nachdem ein Dokument in Expense Management importiert wurde, können Sie mit der Bearbeitung beginnen. Das Dokument kann dann genehmigt und gebucht werden, so dass der Benutzer den zu erstattenden Betrag erhält. So funktioniert der Prozess:
Benutzer registriert ein Dokument über die Expense App > Dokument wird in Business Central importiert > Administrator prüft Dokument und sendet es an einen Genehmiger > Genehmiger genehmigt Dokument > Administrator bucht Dokument.
Benutzertypen
Expense-Benutzer sind Benutzer, die über Dokumente verfügen, die erstattet werden müssen. Sie werden in Business Central mit der Continia Benutzereinrichtung erstellt und sind erst aktiv, nachdem sie aus Business Central exportiert wurden. Expense-Benutzer können Dokumente über die Continia Expense-App und/oder das Continia Expense-Portal einreichen.
Genehmiger sind für die Genehmigung der von Expense-Benutzern übermittelten Dokumente verantwortlich und können bei der Genehmigung von Belegen den Business Central-Client oder das Continia Web Approval Portal verwenden.
Administratoren buchen die Dokumente nach der Genehmigung und stellen sicher, dass die zu erstattenden Kosten korrekt verbucht werden. Sie arbeiten dabei in Business Central.
Mit Belegen arbeiten
Sobald Ihre Belege in Expense Management importiert wurden, können Sie damit arbeiten. Unter den folgenden Links erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Dokumenten, unter anderem wie Sie diese einreichen, buchen und die verschiedenen Spesenarten erstatten:
| Thema | Siehe |
|---|---|
| Informationen über Belege | Überblick über Belege |
| Informationen über Fahrstrecken | Überblick über Fahrstrecken |
| Informationen über Pauschalen | Überblick über Pauschalen |
Dokumente genehmigen
Expense Management verwendet einen effizienten Genehmigungs-Workflow. Weitere Informationen zum Genehmigen von Dokumenten finden Sie unter Genehmigen oder Ablehnen eines Dokuments.