Grundlegende Konzepte in Expense Management

• 03/01/2022
• 3 Minuten Lesedauer

Die Arbeit mit Continia Expense Management ist im Allgemeinen recht einfach. Sie beinhaltet jedoch eine Reihe wesentlicher Konzepte, mit denen Sie sich vertraut machen sollten. Diese werden im Folgenden erläutert.

Was ist ein Dokument und wie wird es verarbeitet?

Ein Dokument ist entweder eine Abrechnung, ein Beleg, eine Fahrstrecke oder eine Pauschale, die in Expense Management importiert oder dort erstellt wird. Alle Dokumente dienen dazu, Ausgaben nachzuweisen und zu erstatten.

Sobald ein Dokument in Expense Management importiert wurde, können Sie mit der Bearbeitung beginnen. Ein Dokument kann dann genehmigt und gebucht werden, so dass der Benutzer den zu erstattenden Betrag erhält.

Der Prozess kann wie folgt beschrieben werden:

1. Der Benutzer reicht das Dokument mithilfe der Expense App ein
2. Das Dokument wird in Business Central importiert
3. Der Administrator überprüft das Dokument und sendet es zur Genehmigung weiter
4. Der Genehmiger genehmigt das Dokument
5. Der Administrator bucht das Dokument

Benutzertypen

Expense-Benutzer sind Benutzer, die über Dokumente verfügen, die erstattet werden müssen. Sie werden in Business Central mit der Continia Benutzereinrichtung erstellt und sind erst aktiv, nachdem sie aus Business Central exportiert wurden. Expense-Benutzer können Dokumente über die Continia Expense-App und/oder das Continia Expense-Portal einreichen.

Genehmiger sind für die Genehmigung der von Expense-Benutzern übermittelten Dokumente verantwortlich und können bei der Genehmigung von Belegen den Business Central-Client oder das Continia Web Approval Portal verwenden.

Administratoren buchen die Dokumente nach der Genehmigung und stellen sicher, dass die zu erstattenden Kosten korrekt verbucht werden. Sie arbeiten dabei in Business Central.

Mit Dokumenten arbeiten

Sobald Ihre Dokumente in Expense Management importiert wurden, können Sie damit arbeiten. Unter den folgenden Links erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Dokumenten, unter anderem wie Sie diese einreichen, buchen und die verschiedenen Spesenarten erstatten:

Dokumente genehmigen

Expense Management verwendet einen effizienten Genehmigungs-Workflow. Weitere Informationen zum Genehmigen von Dokumenten finden Sie unter Genehmigen oder Ablehnen eines Dokuments.