Grundlegende Konzepte in Expense Management

• 03/01/2022
• 3 Minuten Lesedauer

Die Arbeit mit Continia Expense Management ist im Allgemeinen recht einfach. Sie beinhaltet jedoch eine Reihe wesentlicher Konzepte, mit denen Sie sich vertraut machen sollten. Diese werden im Folgenden erläutert.

Was ist ein Beleg und wie wird er verarbeitet?

Ein Beleg ist entweder eine Abrechnung, eine Ausgabe, eine Fahrstrecke oder eine Pauschale, die in Expense Management importiert oder dort erstellt wird. Alle Belege dienen dazu, Ausgaben nachzuweisen und zu erstatten.

Sobald ein Beleg in Expense Management importiert wurde, können Sie mit der Bearbeitung beginnen. Ein Beleg kann dann genehmigt und gebucht werden, so dass der Benutzer den zu erstattenden Betrag erhält.

Der Prozess kann wie folgt beschrieben werden:

1. Der Benutzer reicht den Beleg mithilfe der Expense App ein.
2. Der Beleg wird in Business Central importiert.
3. Der Administrator überprüft den Beleg und sendet ihn zur Genehmigung weiter.
4. Der Genehmiger genehmigt den Beleg.
5. Der Administrator bucht den Beleg.

Benutzertypen

Expense-Benutzer sind Benutzer, die über Belege verfügen, die erstattet werden müssen. Sie werden in Business Central mit der Continia Benutzereinrichtung erstellt und sind erst aktiv, nachdem sie aus Business Central exportiert wurden. Expense-Benutzer können Belege über die Continia Expense-App und/oder das Continia Expense-Portal einreichen.

Genehmiger sind für die Genehmigung der von Expense-Benutzern übermittelten Belege verantwortlich und können bei der Genehmigung von Belegen den Business Central-Client oder das Continia Web Approval Portal verwenden.

Administratoren buchen die Belege nach der Genehmigung und stellen sicher, dass die zu erstattenden Kosten korrekt verbucht werden. Sie arbeiten dabei in Business Central.

Mit Belegen arbeiten

Sobald Ihre Belege in Expense Management importiert wurden, können Sie damit arbeiten. Unter den folgenden Links erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Belegen, unter anderem wie Sie diese einreichen, buchen und die verschiedenen Spesenarten erstatten:

Belege genehmigen

Expense Management verwendet einen effizienten Genehmigungs-Workflow. Weitere Informationen zum Genehmigen von Belegen finden Sie unter Genehmigen oder Ablehnen eines Belegs.