Secure Archive

• 20/05/2025
• 13 Minuten Lesedauer

Mit Secure Archive können Sie alle digitalen Dokumente, die Ihr Unternehmen für Buchhaltungszwecke verwendet, sowie Dokumente, die mit Document Capture/Expense Management verarbeitet werden, sichern und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahren. Dies schützt vor versehentlichem Löschen oder Ändern. Unter vollständiger Einhaltung der lokalen und nationalen Gesetzgebung sind alle Ihre archivierten Dokumente während des von Ihnen festgelegten Archivierungszeitraums vollständig rückverfolgbar. Darüber hinaus zeichnet die integrierte Protokollierungsfunktion automatisch jeden Schritt der Dokumentenverarbeitung auf, vom ersten Eingang bis zur endgültigen Buchung.

Wenn Sie nur an der Protokollierungsfunktion interessiert sind, können Sie diese als eigenständige Funktion unabhängig von Secure Archive aktivieren. So wird die Verarbeitung aller Microsoft Dynamics 365 Business Central-Belege automatisch nachverfolgt und protokolliert – nicht nur die der Belege, die von Continia-Lösungen verarbeitet werden. Dabei gibt es auch keine der geringfügigen Einschränkungen von Secure Archive.

Informationen zum Einrichten von Secure Archive und bzw. der Protokollierungsfunktion finden Sie unter Secure Archive einrichten.

Mit Secure Archive haben Document Capture und Expense Management in Deutschland die Zertifizierung als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem („AC-DMS ready“) erhalten. Die in Deutschland als „PK-DML ready“ bekannte Zertifizierung gilt seit mehr als zwei Jahrzehnten als Standard für ein gesetzlich konformes und revisionssicheres Management elektronischer Dokumente. Das Zertifikat, das Continia verliehen wurde, finden Sie hier: VOI Compliance Certificate.

Umfang von Secure Archive

Secure Archive speichert Einkaufsdokumente, die von Document Capture/Expense Management verarbeitet wurden und die schließlich gebucht und für die Buchhaltung verwendet werden. Dazu gehören unter anderem Lieferantenrechnungen, Lieferantengutschriften, gescannte Einkaufsbelege, heruntergeladene elektronische Dokumente, per E-Mail empfangene Spesenanhänge von Mitarbeitern sowie Belege, die Document Capture oder Expense Management per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Speicherung von Dokumentdaten

Continia empfiehlt die Verwendung der Business Central SQL-Datenbank, die modernste Sicherheit und Dokumentenschutz bietet. Die Sicherheitseinstellungen der SQL-Datenbank liegen jedoch außerhalb der Kontrolle von Document Capture und Expense Management. Wenden Sie sich für eine Beratung an Ihren Business Central-Partner.

Wenn Ihre Organisation sich dafür entschieden hat, Ihr Belegarchiv außerhalb ihrer Datenbank zu hosten, beispielsweise mithilfe eines lokalen Dateispeichers oder Azure Blob Storage, liegt die Verantwortung für die Speichersicherheit ausschließlich bei Ihrer Organisation. Normalerweise wird diese Art des Hostings aufgrund von Unternehmensrichtlinien oder Speicherplatzbeschränkungen gewählt.

Hauptfunktionen

Eine der Hauptfunktionen von Secure Archive besteht darin, im Archiv gespeicherte Belege vor dem Löschen durch Benutzer zu schützen. Daher kann die standardmäßige Business Central-Einkaufseinstellung Löschen des Belegs zulassen vor <DATUM> nicht innerhalb des von Ihnen definierten Archivierungszeitraums verwendet werden.

Eine weitere wichtige Funktion besteht darin, dass Secure Archive die Echtheit jedes im Archiv gespeicherten Belegs gewährleistet. Dies funktioniert mithilfe sicherer Hash-Funktionen, über die Sie im Abschnitt „Hash-Funktionen verwenden“ mehr erfahren können.

Document Capture verfügt über eine Soft-Delete-Funktion. Wenn Sie also feststellen, dass mit einem Ihrer Dokumente etwas nicht stimmt (z. B. eine schlechte Scanqualität), können Sie es löschen. Allerdings wird das Dokument dadurch nicht vollständig gelöscht. Obwohl es gelöscht zu sein scheint, wird es im Secure Archive im Hintergrund gespeichert, sodass von dort aus weiterhin vollständig darauf zugegriffen werden kann.

Wenn Sie einen Beleg nach dem Buchen hinzufügen möchten (z. B. einen besseren Scan), ist dies möglich. Der neue Beleg wird jedoch mit Hinzufügen nach der Buchung gekennzeichnet, um deutlich zu machen, dass es sich nicht um den ursprünglichen Beleg handelt.

Secure Archive bietet außerdem eine vollständige Rückverfolgbarkeit: Von jedem beliebigen Eintrag in Sachposten und Kreditorenposten aus können Sie mithilfe von Posten finden den Originalbeleg, so wie Sie ihn erhalten oder gescannt haben, zurückverfolgen. Dabei sind alle Metadaten wie Absender-E-Mail und Zeitstempel enthalten. Diese Rückverfolgbarkeit bleibt auch dann erhalten, wenn Sie Belege aufteilen oder zusammenführen.

Wenn Secure Archive aktiviert ist, wird jede mit Expense Management importierte Datei in eine digital signierte PDF-Datei umgewandelt. Die ursprüngliche Datei wird ebenfalls im Archiv aufbewahrt. Die Dateisignierung findet in den folgenden Fällen statt:

• Wenn Sie die Datei über das Expense Portal oder die Expense Mobile App hochladen, sofern Belege signieren vorher aktiviert und die Synchronisierung mit Continia Online durchgeführt wurde.
• Wenn die Datei aus Business Central hochgeladen wird und Belege signieren in der Einrichtung aktiviert ist.

Hashfunktionen verwenden

Um die Sicherheit zu optimieren und die Echtheit von Belegen sicherzustellen, werden Hashfunktionen sowohl für Document Capture als auch für Expense Management verwendet, jedoch auf etwas unterschiedliche Weise. Die Hashfunktionalität der beiden Lösungen wird in den folgenden zwei Abschnitten beschrieben.

Hashfunktionen für Document Capture

Jedem Beleg, der in Document Capture entweder über die Kategorie EINKAUF oder durch Hinzufügen mit Drag & Drop importiert wird, wird automatisch ein Hash (SHA1) zugewiesen. Dieser Hash wird neu berechnet, wenn der importierte Beleg geteilt oder zusammengeführt wird, wenn Seiten im Beleg gedreht werden oder wenn die Reihenfolge der Belegseiten geändert wird. Der neu berechnete Hashwert ersetzt dann den ursprünglichen Hashwert und bildet eine neue Vergleichsbasis – sozusagen ein neues Original.

Wenn Sie einen Beleg buchen, werden die Hashwerte aller angehängten Belege neu berechnet und mit den ursprünglichen Hashwerten verglichen. Stimmen sie nicht überein, wird die Buchung abgelehnt. In solchen Fällen müssen Sie alle Belege löschen und den Vorgang wiederholen. Diese Löschung wird zusammen mit allen anderen Belegaktivitäten im Protokoll aufgezeichnet.

Wenn Sie einen gebuchten Beleg öffnen, werden die Hashwerte wieder neu berechnet und erneut mit den ursprünglichen Hashwerten verglichen. Wenn sie nicht übereinstimmen, wird dies deutlich unter Allgemein > Belegprotokoll angezeigt. Dort wird eine Meldung in Rot angezeigt, die darauf hinweist, dass ein oder mehrere Beleg(e) nach der Buchung geändert wurde(n). Sie können diese Meldung auswählen, um die Zusammenfassung Belegprotokoll zu öffnen, in der dann angezeigt wird, welche Belege geändert wurden.

Wenn der ursprüngliche und der neu berechnete Hashwert übereinstimmen, wird unter Belegprotokoll eine Meldung mit der Anzahl der Belegprotokolleinträge angezeigt – zum Beispiel 2 Belegprotokolleinträge – anstelle der oben erwähnten roten Warnmeldung. Wenn Sie auf diese Meldung klicken, um die Zusammenfassung Belegprotokoll zu öffnen, wird in der Spalte Datei-Hash-Prüfung durch OK signalisiert, dass eine perfekte Übereinstimmung zwischen den ursprünglichen und den aktuellen Hashwerten besteht. Die Belege sind unverändert und wurden in keiner Weise manipuliert.

Hashfunktionen für Expense Management

Wie auch bei Document Capture wird jedem Beleg, der mit Expense Management importiert wird (entweder durch manuellen Import in Business Central oder durch Download über die Synchronisierung mit Continia Online) ein Hash zugeordnet (SHA1). Secure Archive nutzt solche Hashwerte als Vergleichsbasis, um sicherzustellen, dass eingehende Belege im gesamten Prozess bis zur Buchung unverändert bleiben.

Wenn Sie einen Beleg buchen, werden die Hashwerte aller angehängten Belege neu berechnet und mit den ursprünglichen Hashwerten verglichen. Wenn sie nicht übereinstimmen, wird die Buchung abgelehnt und es werden eine Fehlermeldung sowie ein Fehlerkommentar im Abschnitt Bemerkungen angezeigt. In solchen Fällen müssen Sie alle Belege löschen und den Vorgang wiederholen. Diese Löschung wird zusammen mit allen anderen Belegaktivitäten im Protokoll aufgezeichnet.

Die Protokollierungsfunktion

Die Protokollierungsfunktion protokolliert automatisch die Aktivität aller Dokumente in Business Central (nicht nur die der von Document Capture/Expense Management verarbeiteten Belege) ab dem Zeitpunkt ihrer Eingabe im System bis hin zu ihrer Buchung. Bei den Dokumenten, die von einer oder beiden Lösungen von Continia verarbeitet werden, gibt es hinsichtlich der Protokollierung bestimmte Unterschiede zwischen den beiden Lösungen. Die folgenden beiden Abschnitte bieten einen Überblick über die protokollierten Aktivitäten für Document Capture bzw. Expense Management:

Protokollierte Aktivitäten für Document Capture-Belege

Protokollierte Aktivitäten für Expense Management-Belege

Informationen zum Thema

Secure Archive einrichten