Continia Sustainability mit Expense Management integrieren
Wenn Continia Sustainability in Ihrem Unternehmen installiert ist, können Sie von der Integration mit Continia Expense Management profitieren. Durch eine solche Integration kann Continia Sustainability auf Grundlage der von Expense Management erfassten Daten CO2-Emissionsberechnungen durchführen und Ihnen so dabei helfen, Ihre Umweltauswirkungen zu verfolgen. Sobald Sie Continia Sustainability installiert haben, stehen Ihnen in Expense Management automatisch Funktionen für diese Lösung zur Verfügung. Diese werden unter Nachhaltigkeitsspezifische Funktionalität in Expense Management beschrieben.
Wenn Sie Continia Sustainability zunächst im Testmodus installiert haben, können Sie Ihre Testdaten an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und dann die angepassten Daten in Ihrer Produktionsumgebung einsetzen. Dies ist die empfohlene Vorgehensweise.
Tipp
Um die Einrichtungszeit zu minimieren, empfiehlt Continia dringend, dass Sie Ihre Testdaten an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen und diese Daten dann mithilfe der Konfigurationsdatei in Ihre Produktionsumgebung exportieren. Andernfalls müssen Sie alle Einstellungen manuell einrichten, was sehr zeitaufwändig sein kann.
Möglicherweise gibt es Gründe dafür, dass Sie die obige Empfehlung nicht berücksichtigen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie Continia Sustainability von Grund auf mit Expense Management verknüpfen, indem Sie alle erforderlichen Felder, Feldabhängigkeiten und Buchungseinrichtungen manuell erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten unter Continia Sustainability mit Expense Management ohne Verwendung von Testdaten verknüpfen.
Nachhaltigkeitsspezifische Funktionalität in Expense Management
Wenn Continia Sustainability installiert wurde, werden automatisch einige Änderungen an der Expense Management-App vorgenommen. Diese Änderungen betreffen die Seiten Belegarten, Expense Buchungseinrichtung und Konfigurierte Felder:
- Auf der Seite Belegarten wird die neue Spalte Abhängigkeit Continia Sustainability hinzugefügt.
- Auf der Seite Expense Buchungseinrichtung werden die zwei neuen Spalten Umweltkontotyp und Umweltkonto-Nr. hinzugefügt.
- Auf der Seite Konfigurierte Felder wird ein erweiterter Satz von Feldtypen hinzugefügt.
Diese Spalten und Feldtypen verknüpfen die Buchungsfunktion von Continia Sustainability mit Expense Management und liefern Continia Sustainability die notwendigen Daten zur Berechnung der CO2-Emissionen.
Continia Sustainability mit Expense Management ohne Verwendung von Testdaten verknüpfen
Continia empfiehlt dringend, zunächst eine Testumgebung einzurichten und dann die Testdaten aus dieser Umgebung in die neue Produktionsumgebung zu exportieren, wie in der Einleitung oben erwähnt.
Für Testumgebungen hat Continia eine Einrichtung mit Daten für bestimmte Belegarten vorbereitet, die so konfiguriert sind, dass bei Auswahl der jeweiligen Belegart durch einen Expense-Benutzer zusätzliche Informationen angefordert werden. Die Testdaten hängen von der ausgewählten Lokalisierung ab, da Lokalisierungseinstellungen (wie Umweltkonten und Emissionsarten) meist auf den Emissionsfaktorsätzen basieren, die im jeweiligen Land verwendet oder von der jeweiligen nationalen Regierung bereitgestellt werden.
Wenn Sie in Ihrer Produktionsumgebung keine Testdaten verwenden möchten, müssen Sie Continia Sustainability von Grund auf manuell mit Expense Management verknüpfen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
Nachfolgend finden Sie Informationen zu beiden Methoden.
So verknüpfen Sie die Lösungen mithilfe der Expense Buchungseinrichtung
Mit der Expense Buchungseinrichtung können Sie Continia Sustainability manuell mit Expense Management verknüpfen. Diese Seite hat zwei neue Spalten, Umweltkontotyp und Umweltkonto-Nr., die Sie ausfüllen müssen, um mit der Erfassung der CO2-Emissionen aus Mitarbeiterbelegen zu beginnen.
Um beispielsweise eine neue Belegart für Taxikosten zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegarten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um eine neue Zeile in der Tabelle zu erstellen.
- Geben Sie in der Spalte Code einen relevanten Code für die Belegart ein, beispielsweise REISE-TAXI.
- Geben Sie in der Spalte Beschreibung eine relevante Beschreibung für die Belegart ein, beispielsweise Reise (Taxi).
Hinweis
Weitere Informationen zum Einrichten neuer Belegarten finden Sie unter Belegarten einrichten.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Einrichtung, um die Seite Expense Buchungseinrichtung zu öffnen.
- Wählen Sie in der Spalte Buchungskontoart die Option Sachkonto aus.
- Wählen Sie in der Spalte Buchungskonto Nr. die Nummer des Kontos aus, das Sie für diese Belegart verwenden möchten.
- Wählen Sie in der Spalte Umweltkontotyp den Kontotyp aus, den Sie verwenden möchten, beispielsweise Geschäftsreisen.
- Wählen Sie in der Spalte Umweltkonto-Nr. die Nummer des Kontos aus, das verwenden möchten.
Sie haben jetzt die Buchung in Continia Sustainability für die Belegart REISE-TAXI eingerichtet. Das bedeutet, dass immer dann, wenn ein Expense-Benutzer einen Beleg mit der Belegart REISE-TAXI erstellt, dieser Beleg automatisch in Continia Sustainability gebucht wird.
So verknüpfen Sie die Lösungen mithilfe von Continia Sustainability Abhängigkeit
Die Funktion Continia Sustainability Abhängigkeit ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Felder zu konfigurieren, die angezeigt werden, wenn Expense-Benutzer Belege in der Expense App oder im Expense Portal erstellen.
Um beispielsweise eine neue Continia Sustainability-Abhängigkeit für Hotelkosten zu erstellen, bei denen die Emissionsfaktoren von Land zu Land unterschiedlich sind, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegarten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten aus.
Öffnen Sie in der Spalte Abhängigkeit Continia Sustainability das Dropdown-Menü für die Belegart aus, für die Sie die Abhängigkeit erstellen möchten – in diesem Fall HOTEL – und wählen Sie dann HOTEL COUNTRY aus.
Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Konfigurierte Felder ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.Markieren Sie in der Tabelle unten eine leere Zeile und wählen Sie anschließend aus der sich öffnenden Liste HOTEL COUNTRY aus. Aktivieren Sie in der Spalte Sichtbarkeit standardmäßig ausblenden das Kontrollkästchen.
Markieren Sie in der Tabelle unten eine leere Zeile und wählen Sie anschließend aus der sich öffnenden Liste NUMBER OF NIGHTS aus. Aktivieren Sie in der Spalte Sichtbarkeit standardmäßig ausblenden das Kontrollkästchen.
Suchen Sie in der Tabelle in der Spalte FELD CODE nach EXPENSE TYPE und wählen Sie dann das Feld in der Spalte Feldabhängigkeiten aus, um die Seite Feldtypabhängigkeiten zu öffnen.
Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um eine Abhängigkeit (Hotel Land) mit der Belegart HOTEL zu verknüpfen, und nehmen Sie dann die folgende Auswahl für die neue Zeile vor:
Bedingung Wert Referenzfeld Typ Code Erwartung Hat einen bestimmten Wert HOTEL HOTEL LAND Muss einen Wert haben Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um eine weitere Abhängigkeit (Anzahl der Nächte) mit der Belegart HOTEL zu verknüpfen, und nehmen Sie dann die folgende Auswahl für die neue Zeile vor:
Bedingung Wert Referenzfeld Typ Code Erwartung Hat einen bestimmten Wert HOTEL NUMBER OF NIGHTS Muss einen Wert haben
Sie haben jetzt Feldabhängigkeiten für die Belegart HOTEL eingerichtet. Das bedeutet, dass Expense-Benutzer aufgefordert werden, zusätzliche Details für HOTEL COUNTRY und NUMBER OF NIGHTS hinzuzufügen, wenn sie Belege in der Expense App oder im Expense Portal erstellen.