Felder einrichten
Mit Expense Management können Sie beim Erstellen von Belegen, Fahrstrecken, Pauschalen und Spesenabrechnungen ganz einfach die für Ihr Unternehmen relevanten Felder konfigurieren. Für jeden Belegtyp kann definiert werden, welche Felder für Expense-Benutzer in der Expense App und im Expense Portal sichtbar sind.
Hinweis
Die Reihenfolge, in der Sie die Felder anordnen, bestimmt die Reihenfolge, in der die Felder in der Expense App und im Expense Portal angezeigt werden.
So legen Sie fest, welche Felder angezeigt werden:
- Suchen Sie
nach Konfigurierte Felder, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie in der Aktionsleiste den Typ des Belegs aus (Pauschale, Fahrstrecken, Beleg oder Abrechnung), den Sie konfigurieren möchten.
- So fügen Sie ein neues Feld hinzu:
- Wählen Sie unter Kopffelder > Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Wählen Sie in der Spalte Feldcode der neuen Zeile das Feld aus, um ein Dropdown-Menü zu öffnen.
- Wählen Sie entweder ein Feld direkt aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie einen Suchbegriff ein, um nach dem Feld zu suchen, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann das Feld aus dem Menü aus, um es hinzuzufügen.
- Um ein Feld zu löschen, markieren Sie das entsprechende Feld und wählen Sie anschließend Zeile löschen. Wählen Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, zur Bestätigung der Löschung Ja aus.
- Um beliebige Felder standardmäßig auszublenden, aktivieren Sie das bzw. die Kontrollkästchen in der Spalte Sichtbar standardmäßig ausblenden.
- Um beliebige Felder bearbeitbar zu machen, aktivieren Sie das bzw. die Kontrollkästchen in der Spalte Editierbar.
- Um beliebige Felder obgligatorisch zu machen, aktivieren Sie das bzw. die Kontrollkästchen in der Spalte Notwendig.
Tipp
Wenn das Kontrollkästchen Notwendig in der Zeile Beschreibung nicht aktiviert ist, wird der Text aus der jeweiligen Belegart in das Feld Beschreibung in der Expense App und im Expense Portal kopiert.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Continia Online > Erzwinge Synchronisation mit Continia Online, um Ihre Änderungen zu synchronisieren. Die von Ihnen konfigurierten Felder sind erst in der Continia Expense App oder im Continia Expense Portal sichtbar, wenn Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durchführen.
Überlegungen zur Beschriftung von Feldern
Sie haben die Kontrolle darüber, wie Sie Felder beschriften. Durch die Anpassung der Feldbezeichnungen an die verschiedenen Dokumenttypen (Beleg, Fahrstrecke, Pauschale und Abrechnungen) wird die Nachverfolgung von Informationen für Ihr Unternehmen einfacher und präziser.
Die folgenden bewährte Vorgehensweisen tragen dazu bei, Fehler und Missverständnisse zu reduzieren und Klarheit in den Workflow eines Benutzers zu bringen. Wenn Sie Feldbeschriftungen definieren:
- Verwenden Sie spezifische Begriffe, die den Richtlinien und Vorschriften Ihres Unternehmens entsprechen, da dies den Mitarbeitern die korrekte Einreichung von Ausgaben erleichtert.
- Geben Sie für jedes Feld genau an, welche Art von Informationen erforderlich sind. Eine Feldbezeichnung sollte das Feld für den jeweiligen Dokumententyp für Belege, Fahrstrecken und Pauschalen genau beschreiben. Um beispielsweise eine Ausgabenart für Belege zu beschreiben, können Sie das Feld „Beschreibung“ nennen. Für Fahrstrecken könnten Sie denselben Feldtyp „Zweck“ nennen.
- Mit jeder von Ihnen erstellten Feldbeschriftung sorgen Sie für noch mehr Klarheit. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie zum Beispiel „Teilnehmer“ für Belege und „Passagier“ für Fahrstrecken verwenden.
Benutzerdefinierte Feldtypen einrichten
Die unterstützte Einrichtung von Expense Management lädt eine große Auswahl an Feldtypen herunter, die Sie in den meisten gängigen Szenarien verwenden können. Sie können jedoch weitere Feldtypen hinzufügen, um dies an Ihre jeweiligen Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Standardkonfiguration bietet eine große Auswahl der gängigsten Felder, Sie können jedoch auch selbst neue Felder konfigurieren.
Um einen neuen Feldtyp einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Suchen Sie nach Konfigurierte Felder, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie unter Feldcode die erste verfügbare Zeile aus und wählen Sie dann Aus vollständiger Liste auswählen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus.
- Fügen Sie auf der Seite Feldtyp Karte den Code und die Beschreibung für Ihren neuen Feldtyp hinzu und wählen Sie den Datentyp aus. Der ausgewählte Datentyp wirkt sich auf die Feldabhängigkeitsoptionen für den Feldtyp aus. Wenn der Feldtyp beispielsweise einen Wert enthalten muss, können Sie nur die Datentypen Option und Code verwenden.
- Führen Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durch. Die von Ihnen konfigurierten Felder sind erst in der Continia Expense App oder im Continia Expense Portal sichtbar, wenn Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durchführen.
Hinweis
Ein neuer Feldtyp wird nicht automatisch im System aktualisiert. Sie müssen das Feld unter Konfigurierte Felder oder Benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Sie sehen Benutzerdefinierte Felder in der Expense Management Einrichtung und können sie auf den jeweiligen Belegseiten in Business Central konfigurieren.
Benutzerdefinierte Felder im Web Approval Portal
Wenn Sie das Web Approval Portal verwenden, finden Sie unter Das Web Approval Portal anpassen Informationen zum Aktivieren benutzerdefinierter Felder.
Siehe auch
Feldabhängigkeiten einrichten
Einschränkungen auf Feldwertzugriff einrichten