Felder einrichten

  • 27/11/2022
  • 4 Minuten Lesedauer

Mit Expense Management können Sie beim Erstellen von Belegen, Fahrstrecken, Pauschalen und Spesenabrechnungen ganz einfach die für Ihr Unternehmen relevanten Felder konfigurieren. Für jeden Belegtyp kann definiert werden, welche Felder für Expense-Benutzer in der Expense App und im Expense Portal sichtbar sind.

Hinweis

Die von Ihnen festgelegte Reihenfolge der Felder entspricht der Reihenfolge, in der die Felder in der Expense App und im Expense Portal angezeigt werden.

So legen Sie fest, welche Felder angezeigt werden:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Konfigurierte Felder ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste den Typ des Belegs aus (Pauschale, Fahrstrecken, Beleg oder Abrechnung), den Sie konfigurieren möchten.
  3. Wählen Sie im Inforegister Kopffelder die Option Neue Zeile aus, um ein neues Feld hinzuzufügen.
  4. Um ein Feld zu löschen, markieren Sie das entsprechende Feld und wählen Sie anschließend Zeile löschen.
  5. Um beliebige Felder standardmäßig auszublenden, aktivieren Sie das bzw. die Kontrollkästchen in der Spalte Sichtbar standardmäßig ausblenden.
  6. Um beliebige Felder bearbeitbar zu machen, aktivieren Sie das bzw. die Kontrollkästchen in der Spalte Editierbar.
  7. Aktivieren Sie das bzw. die Kontrollkästchen in der Spalte Notwendig, um bestimmte Felder als Pflichtfelder festzulegen.
  8. Die von Ihnen konfigurierten Felder sind erst in der Continia Expense App oder im Continia Expense Portal sichtbar, wenn Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durchführen.

Tipp

Wenn das Kontrollkästchen Notwendig in der Zeile Beschreibung nicht aktiviert ist, wird der Text aus der jeweiligen Belegart in das Feld Beschreibung in der Expense App und im Expense Portal kopiert.

Benutzerdefinierte Feldtypen einrichten

Das unterstützte Setup von Expense Management lädt eine große Auswahl an Feldtypen herunter, die in den gängigsten Szenarien verwendet werden können. Möglicherweise möchten Sie jedoch auch noch weitere Feldtypen hinzufügen, um spezielle Anforderungen für Ihr Unternehmen zu unterstützen. Die Standardkonfiguration bietet eine große Auswahl der gängigsten Felder, Sie können jedoch auch selbst neue Felder konfigurieren.

Um einen neuen Feldtyp einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Konfigurierte Felder ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie unter Feldcode die erste verfügbare Zeile aus und wählen Sie dann Aus vollständiger Liste auswählen.
  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus.
  4. Fügen Sie auf der Seite Feldtyp Karte den Code und die Beschreibung für Ihren neuen Feldtyp hinzu und wählen Sie den Datentyp aus. Der ausgewählte Datentyp wirkt sich auf die Feldabhängigkeitsoptionen für den Feldtyp aus. Wenn der Feldtyp beispielsweise einen Wert enthalten muss, können Sie nur die Datentypen Option und Code verwenden.
  5. Führen Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durch. Die von Ihnen konfigurierten Felder sind erst in der Continia Expense App oder im Continia Expense Portal sichtbar, wenn Sie eine Synchronisierung mit Continia Online durchführen.

Hinweis

Ein neuer Feldtyp wird nicht automatisch im System aktualisiert. Das Feld muss unter Konfigurierte Felder oder Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. Benutzerdefinierte Felder werden in der Expense Management Einrichtung angezeigt und können auf den jeweiligen Belegseiten in Business Central konfiguriert werden.

Benutzerdefinierte Felder im Web Approval Portal

Wenn Sie das Web Approval Portal verwenden, finden Sie unter Das Web Approval Portal anpassen Informationen zum Aktivieren benutzerdefinierter Felder.