Belegarten einrichten
Belegarten sind Codes, die es Expense-Benutzern ermöglichen, ihre Belege effizient zu kategorisieren. Beispielsweise können Benutzer schnell die Belege für Verpflegung, Parken oder Unterkunft identifzieren.
Mit Expense Management können Sie spezifische Einstellungen für jede Belegart anpassen. Geben Sie beispielsweise an, ob für eine Belegart ein Beleg für die Validierung hochgeladen werden muss. Darüber hinaus können Sie bestimmte Belegarten vor bestimmten Benutzern verbergen und so die Einstellungen an individuelle Anforderungen und persönliche Präferenzen anpassen.
So richten Sie eine Belegart ein:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegarten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus.
- Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Code – Geben Sie den mit der Belegart verknüpften Code ein.
- Beschreibung – Geben Sie eine kurze Erklärung zum Zweck der Belegart an.
- Suchbegriff – Geben Sie einen Suchbegriff an, um die Belegart einfach zu finden.
- Keine Erstattung – gibt an, ob die Kosten für eine Rückerstattung durch den Mandanten in Frage kommen. Der Mitarbeiter muss für die Gebühren aufkommen, die durch die Nutzung der Firmenkreditkarte entstehen, sofern er nicht dazu berechtigt ist. Diese Einstellung wird auch verwendet, wenn der Benutzer mit der Firmenkreditkarte an einem Geldautomaten Bargeld abhebt.
- Anhang – mit dieser Einstellung können Sie angeben, ob für eine bestimmte Belegart das Hochladen eines Anhangs erforderlich ist. Die Optionen sind:
- Empfohlen – Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Benutzer warnen möchten, wenn er vergisst, eine Datei anzuhängen. Es hindert den Benutzer nicht daran, einen Beleg ohne Anhang zu senden, informiert ihn aber über den fehlenden Anhang.
- Obligatorisch – Wählen Sie diese Option, wenn für einen Beleg das Anhängen einer Datei erforderlich ist. Der Benutzer kann keinen Beleg senden, ohne einen Anhang beizufügen, und der Buchhalter kann solche Belege auch nicht verarbeiten.
- Optional – Verwenden Sie diese Option, wenn für eine bestimmte Belegart keine Anhänge erwartet werden. Dies eignet sich für Fälle wie Kreditkartengebühren, für die möglicherweise keine Quittung verfügbar ist. Der Benutzer erhält keine Warnungen oder Fehlermeldungen. Wenn der Benutzer dennoch eine Quittung anhängen möchte, wird diese vom System akzeptiert.
- Nicht auswählbar – Wenn dies aktiviert ist, ist die Belegart in der Continia Expense App oder im Expense Portal nicht mehr sichtbar. Dies kann beispielsweise in Szenarien mit gebührenpflichtigen Belegarten nützlich sein.
- Transaktion ausschließen – Wählen Sie diese Option aus, um Transaktionen von der sofortigen Buchung nach dem Import auszuschließen. Dieser Ausschluss wird durch Abstimmungsregeln erreicht, bei denen ein bestimmtes Schlüsselwort innerhalb der Transaktion die entsprechende Belegart identifiziert. Folglich verhindert Expense Management, dass diese Transaktionen gebucht werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Bearbeitungsgebühren.
- Teilnehmer erforderlich – In manchen Unternehmen kann ein höherer Aufwand entstehen, wenn mehrere Benutzer an der gleichen Veranstaltung teilnehmen, sofern die Namen der Teilnehmer angegeben werden. Um diese Anforderung durchzusetzen, kann ein Beleg so konfiguriert werden, dass sie das Pflichtfeld Teilnehmer erforderlich enthält. Beachten Sie, dass Sie Systemabhängigkeiten aktualisieren müssen, damit die Änderungen wirksam werden.
- Bild – bestimmt das Bild, das in der Expense App und im Expense Portal für die Belegart angezeigt wird.
- Anzahl Unternehmensrichtlinien – gibt die Anzahl der Unternehmensrichtlinien an, die für diese Belegart gelten. Hier finden Sie weitere Informationen über die Konfiguration von Standarddimensionen und zum Festlegen spezieller Unternehmensrichtlinien für Belege und Unternehmensrichtlinien für Fahrstrecken.
- Einkaufsvertrag – gibt an, ob für die Belegart ein Einkaufsvertrag erforderlich ist.
Sie müssen Ihrer Belegart außerdem eine Buchungseinrichtung hinzufügen.
- Wählen Sie eine Belegart und wählen Sie dann in der Aktionsleiste Einrichtung aus.
- Folgende Felder können ausgefüllt werden:
- Benutzer – Dies ist der Mitarbeiter, für den das Buchungskonto verwendet wird. Wenn dieses Konto für mehrere Mitarbeiter verwendet werden soll, sollte dieser Wert leer sein.
- Expense Benutzergruppe – Dies ist die Mitarbeitergruppe, für die das Buchungskonto verwendet wird. Wenn keine Anforderung für bestimmte Gruppen besteht, kann dieser Wert leer sein.
- Buchungskontoart – Geben Sie den Kontotyp ein, der beim Buchen verwendet wird. Die gängigste Option ist Sachkonto.
- Buchungskonto Nr. – Geben Sie eine Sachkontonummer oder in seltenen Fällen die Artikelnummer für die interne Buchung (nicht in einem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem) ein.
- Produktbuchungsgruppe – Hier können Sie eine allgemeine Produktbuchungsgruppe eingeben, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Buchungskontos überschrieben.
- Geschäftsbuchungsgruppe – Die Geschäftsbuchungsgruppe ist die Gruppe, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Buchungskontos überschrieben.
- MwSt.-Produktbuchungsgruppe – Gibt die MwSt.-Produktbuchungsgruppe an, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Sachkontos überschrieben.
- MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe – Gibt die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe an, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Sachkontos überschrieben.