E-Mail-Benachrichtigungen
Mit Continia Expense Management können Sie sicherstellen, dass Genehmiger per E-Mail benachrichtigt werden, wenn sie eine Genehmigungsaktion in Expense Management oder im Continia Web Approval Portal durchführen müssen, z. B. einen Beleg genehmigen, ablehnen oder stornieren. Sie können die Genehmiger entweder manuell oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen benachrichtigen.
Bei Bedarf können Sie die eigentlichen E-Mails sogar nach Belieben anpassen.
Wichtig
Um Benachrichtigungs-E-Mails mit Expense Management senden zu können, müssen Sie zunächst ein E-Mail-Konto konfigurieren. Sie können dies mit dem unterstützten Setup einrichten
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie E-Mail einrichten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das E-Mail-Konto einzurichten.
Hinweis
Expense Management unterstützt standardmäßige Microsoft Dynamics NAV/Business Central-Benachrichtigungen nicht.
Stattdessen empfehlen wir, eine Aufgabenwarteschlange für Status-E-Mails (Codeunit 6086313) einzurichten, die relativ häufig ausgeführt wird, beispielsweise alle 10–15 Minuten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Genehmiger kontinuierlich an mögliche neue Genehmigungsposten erinnert werden, selbst wenn sie normalerweise bei jeder Benachrichtigung sofort alles genehmigen. Die Codeunit ist so konzipiert, dass nur dann Benachrichtigungs-E-Mails versendet werden, wenn ein neuer Genehmigungsposten erstellt wurde. Wenn keine neuen Genehmigungsposten vorliegen, wird 24 Stunden lang keine E-Mail gesendet.
So senden Sie Status-E-Mails manuell
Sie können Status-E-Mails ganz einfach an Genehmiger senden, wenn Sie sie darüber informieren möchten, dass Belege zur Genehmigung anstehen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol und geben Sie Status E-Mail an Genehmiger senden ein.
- Wählen Sie Status E-Mail an Genehmiger senden (EM) aus.
Anschließend werden E-Mails an alle Genehmiger gesendet, die ausstehende Genehmigungsanforderungen haben. Jede E-Mail enthält eine Tabelle mit allen zur Genehmigung ausstehenden Belegen und einen Link zum Genehmigungs-Client, der für den Empfänger der E-Mail für die Genehmigung von Belegen konfiguriert wurde (entweder Expense Management oder das Web Approval Portal). Der Genehmigungs-Client zeigt dann alle verbleibenden Genehmigungsanforderungen an, die an diesem Tag noch nicht bearbeitet wurden.
Hinweis
Immer wenn eine Status-E-Mail an einen Genehmiger gesendet wird, wird dies von Expense Management protokolliert. Anhand dieser Informationen wird ermittelt, wann zusätzliche Benachrichtigungen gesendet werden sollen: Beim ersten Mal wird eine E-Mail mit allen Belegen, die vom Genehmiger genehmigt werden müssen, an einem bestimmten Tag an den Genehmiger gesendet. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Prozess zum Versenden der Status-E-Mail manuell oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen ausgeführt wurde. Wenn der Prozess am selben Tag erneut ausgeführt wird, erhält der Genehmiger nur dann Status-E-Mails, wenn seit dem ersten Ausführen des Prozesses neue Genehmigungsanforderungen für diesen Genehmiger hinzugefügt wurden.
So senden Sie Status-E-Mails mithilfe von Aufgabenwarteschlangen
Es ist auch möglich, Status-E-Mails mithilfe von Aufgabenwarteschlangen automatisch an Genehmiger zu senden, damit Sie die Genehmiger nicht selbst manuell benachrichtigen müssen.
Weitere Informationen und Details dazu finden Sie unter Aufgabenwarteschlangen einrichten.
Wie bei der oben beschriebenen manuellen Methode enthält jede E-Mail, die mit einer Aufgabenwarteschlange gesendet wird, eine Tabelle mit allen Belegen, deren Genehmigung noch aussteht, sowie einen Link zum Genehmigungs-Client, der für den Empfänger der E-Mail für die Beleggenehmigung konfiguriert wurde (Expense Management oder das Web Approval Portal). Der Genehmigungs-Client zeigt alle verbleibenden Genehmigungsanforderungen für diesen Tag an.
So passen Sie Benachrichtigungs-E-Mails an
Sie können bestimmte Teile der E-Mails, die an Genehmiger gesendet werden, ganz einfach anpassen, einschließlich der Standardbetreffzeilen und des eigentlichen Texts, den sie enthalten.
Um Benachrichtigungs-E-Mails anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Expense Management Einrichtung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.Um die Betreffzeile der Benachrichtigungs-E-Mails zu ändern, gehen Sie zum Inforegister E-Mail. Wählen Sie unter Erinnerungsmail die Option Genehmigung E-Mail Betreff aus und geben Sie anschließend den Text ein, der als Betreff der E-Mail angezeigt werden soll.
Wenn Sie eine benutzerdefinierte HTML-Vorlage beispielsweise mit anderem Text und einer anderen Formatierung als die Standardvorlage importieren möchten, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Aktionen > E-Mail > Importiere Genehmigungsvorlage. Wählen Sie dann die HTML-Vorlage aus, die Sie importieren möchten.
Tipp
Das Expense Management-Installationspaket enthält eine HTML-Vorlage für Status-E-Mails, die Sie bearbeiten und als Grundlage für Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage verwenden können. Sie finden diese hier: [Laufwerk]\Support Files\Document Capture\Other.
Beachten Sie, dass Sie beim Erstellen Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlage die beiden Schlüsselwörter #DOCUMENTS# und #APPROVALFORMLINK# beibehalten müssen. Beim Erstellen der Benachrichtigungs-E-Mail ersetzt Expense Management diese beiden Schlüsselwörter durch eine Liste aller relevanten Belege zur Genehmigung und einen Link zum entsprechenden Genehmigungs-Client.
Hinweis
Wenn Sie keine eigene benutzerdefinierte HTML-Vorlage importieren, verwendet Expense Management die Standardvorlage, die in einer Textvariablen in der Codeunit CEM Expense Approval E-mail fest codiert wurde.
Falls zuvor eine benutzerdefinierte Vorlage importiert wurde und Sie stattdessen die Standardvorlage verwenden möchten, können Sie die importierte Vorlage löschen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie auf der Seite Expense Management Einrichtung in der Aktionsleiste Aktionen > E-Mail > Lösche Vorlage (nur sichtbar, wenn eine Vorlage importiert wurde).
- In einem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie die Vorlage löschen möchten. Wählen Sie Ja, um die zuvor importierte Vorlage zu löschen und die Standardvorlage wiederherzustellen.