Einkaufsverträge erstellen

• 01/04/2023
• 11 Minuten Lesedauer

Wie Continia Expense Management und die meisten anderen Lösungen und Module von Continia ist das Einkaufsverträge-Modul direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert, wo Sie es über das Symbol aufrufen können, wenn Sie wie unten beschrieben Einkaufsverträge erstellen möchten.

Einkaufsverträge können folgendermaßen erstellt werden:

• Von Grund auf, von der Seite Einkaufsverträge aus
• Basierend auf einem Beleg

Welche dieser Methoden Sie verwenden, hängt ganz von Ihrer persönlichen Präferenz und der Seite ab, von der aus Sie im jeweiligen Kontext navigieren. Beide Methoden werden weiter unten ausführlich beschrieben.

So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag von Grund auf

Wenn Sie einen ganz neuen Einkaufsvertrag ohne einen vorhandenen Beleg erstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.

   Hinweis

   Sie können diese Seite auch vom Rollencenter in Business Central aus öffnen: Wählen Sie dazu unter Einkaufsverträge den Stapel Alle aus. Die Seite, die Sie von hier aus öffnen, hat den Titel Alle. Sie ist jedoch ansonsten mit der Seite Einkaufsverträge identisch.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu, um die Seite Einkaufsvertrag zu öffnen.

3. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die Felder nach Bedarf aus. Einige Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit, und es wird daher näher auf sie eingegangen:

   
   

   Feld	Beschreibung
   Einkäufercode (Prüfer)	In diesem Feld müssen Sie den Code der Person, die den neuen Vertrag überprüfen soll, eingeben oder auswählen.
   Preistyp	In diesem Feld können Sie angeben, ob die Beträge der Vertragszeilen genau mit den Beträgen der zugehörigen Belege übereinstimmen müssen, damit die Belege automatisch genehmigt werden (Fester Betrag), oder ob eine gewisse Betragsabweichung akzeptabel ist (Variabler Betrag). Wenn Sie Variabler Betrag auswählen, ermittelt Expense Management anhand der unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegebenen Werte für die entsprechenden Zeilen (im Inforegister Zeilen), ob die zugehörigen Belegbeträge innerhalb der zulässigen Abweichung liegen. Wenn Sie Fester Betrag auswählen, ignoriert Expense Management alle unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegebenen Werte.
   Abrechnungszeit-Code	In diesem Feld geben Sie an, wie oft Sie Belege für diesen Vertrag von den Mitarbeitern erwarten. Mit dieser Angabe wird der Jährliche Betrag für jede Zeile im Inforegister Zeilen zusammen mit den Feldern Menge und Einstandspreis berechnet. Hinweis Sie können Ihre eigenen Codes für den Abrechnungszeitraum erstellen. Wählen Sie dazu das Feld aus, um das Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie dann + Neu. Füllen Sie die Felder auf der Seite, die geöffnet wird, wie erforderlich aus. Unter Periodendatumsformel müssen Sie eine Ganzzahl eingeben, gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder Y (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Auf derselben Seite können Sie auch angeben, wie oft der Vertrag überprüft werden muss, indem Sie das Feld Überprüfen bearbeiten. Wenn Sie hier Datumsformel auswählen, geben Sie die Formel unter Überprüfen der Datumsformel ein und beachten Sie dabei die oben genannten Richtlinien. Basierend auf Ihrer Eingabe in diesen beiden Feldern werden die entsprechenden Felder im Inforegister Überprüfen ausgefüllt (siehe Schritt 4 unten).
   Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung	Wählen Sie in diesem Feld Ja aus, wenn Expense Management Belege automatisch genehmigen soll. Der Belegbetrag muss dann mit dem entsprechenden Betrag der Vertragszeile innerhalb der Abweichung übereinstimmen, die unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % im Inforegister Zeilen definiert ist. Je nachdem, ob Sie Ja oder Nein auswählen, gelten folgende Regeln: Ja: Wenn Sie unter Preistyp > Fester Betrag ausgewählt und/oder unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % keinen Wert eingegeben haben, muss der Belegbetrag genau mit dem Betrag der Vertragszeile übereinstimmen, damit der Beleg automatisch genehmigt wird. Nein: Wenn Sie unter Preistyp > Variabler Betrag ausgewählt und/oder einen Wert unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegeben haben, werden diese Einstellungen vollständig ignoriert.

4. Füllen Sie im Inforegister Überprüfen die Felder nach Bedarf aus:

   
   

   Feld	Beschreibung
   Überprüfen	Geben Sie in diesem Feld an, wie oft der Vertrag überprüft werden muss. Die Standardoption ist Jährlich, sofern Sie dies nicht oben in Schritt 3 im Feld Abrechnungszeit-Code bearbeitet haben. Alle Änderungen, die Sie in den Feldern Überprüfen und Überprüfen der Datumsformel unter Abrechnungszeit-Code vornehmen, werden hier automatisch ausgefüllt. Hinweis Wenn Sie Datumsformel auswählen, wird das Feld Überprüfen der Datumsformel angezeigt. Hier müssen Sie eine Formel eingeben. Geben Sie dafür eine Ganzzahl ein, gefolgt vonT (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Vierteljahr) oder J (Jahre) zum Beispiel, 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben, zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
   Nächste Überprüfung am	In diesem Feld können Sie angeben, wann der Vertrag das nächste Mal überprüft werden soll. Der Standardwert hängt davon ab, was Sie oben unter Überprüfen ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise Jährlich ausgewählt haben, ist der Standardwert das Startdatum des Vertrags plus ein Jahr minus einen Monat.

5. Erstellen Sie im Inforegister Zeilen eine Zeile für jeden Mitarbeiter, für den Sie Belege erwarten, indem Sie alle Felder nach Bedarf ausfüllen. Achten Sie besonders auf die folgenden Felder:

   
   

   Feld	Beschreibung
   Expense-Benutzer	Wählen Sie in diesem Feld den Expense-Benutzer aus, dem diese Zeile zugeordnet werden soll.
   Einstandspreis	Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, werden die Felder Betrag ohne MwSt. und Jährlicher Betrag (die beide nicht bearbeitet werden können) basierend auf Ihrer Eingabe automatisch ausgefüllt. Außerdem werden die beiden Felder automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Feld Menge bearbeiten. Der Wert des Felds Jährlicher Betrag basiert auch auf Ihrer Auswahl im Feld Abrechnungszeit-Code im Inforegister Allgemein.
   Max. erlaubte Zeilenabweichung %	Wenn Sie hier einen Prozentsatz eingeben, wird der Belegbetrag automatisch genehmigt, wenn er mit dem Betrag der Vertragszeile innerhalb des eingegebenen Abweichungsprozentsatzes übereinstimmt. Wichtig Dies gilt nur, wenn die Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein wie folgt vorgenommen wurden: Preistyp muss auf Variabler Betrag und Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung muss auf Ja festgelegt sein.

So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag auf der Grundlage eines Belegs

So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag mit einem Beleg:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belege ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Liste der Belege den Beleg aus, den Sie als Grundlage für Ihren Einkaufsvertrag verwenden möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten aus.

4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > Einkaufsvertrag > Erstelle Einkaufsvertrag, um die Seite Erstelle Einkaufsvertrag zu öffnen.

   Hinweis

   Die folgenden Felder auf der Seite werden automatisch ausgefüllt, größtenteils mit Daten aus der Kopfzeile des ausgewählten Belegs:

   • Beschreibung wird automatisch mit dem Wert aus dem Feld Beschreibung des Belegs ausgefüllt.
   • Der Einkäufercode (Prüfer) wird automatisch mit dem Wert Verkäufer/Einkäufer aus dem Feld Expense-Genehmiger-ID ausgefüllt, das Sie auf der Seite Continia Benutzereinrichtung finden. ***
   • Überprüfen wird automatisch mit der Standardoption Jährlich ausgefüllt.
   • Kreditornr. wird automatisch mit dem Wert aus dem Feld Kreditornr. des Belegs ausgefüllt.

5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die automatisch ausgefüllten Felder, und füllen Sie die restlichen Felder aus.

6. Wählen Sie OK, um die Seite zu schließen und den Vertrag zu erstellen.

Dadurch wird der Vertrag auf der Seite Einkaufsverträge geöffnet, wo Sie Änderungen vornehmen und weitere Felder ausfüllen können. Dies wird in den Schritten 3–5 der Anleitung oben beschrieben.

So fügen Sie einen Beleg einem bestehenden Vertrag hinzu

Sie haben außderm die Möglichkeit, einen Beleg einem bestehenden Einkaufsvertrag hinzuzufügen. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belege ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Liste der Belege den Beleg aus, den Sie als Grundlage für Ihren Einkaufsvertrag verwenden möchten.
3. Wählen Sie Bearbeiten aus.
4. Wählen Sie im Inforegister Einkaufsverträge unter Einkaufsvertragsnr. den Vertrag aus, dem Sie den Beleg hinzufügen möchten.
5. Wählen Sie im Inforegister Einkaufsverträge unter Einkaufsvertragszeilennr. die drei Punkte aus, um ein Dialogfeld mit der Frage anzuzeigen, ob Sie basierend auf diesem Beleg eine neue Vertragszeile erstellen möchten. Wenn Sie Ja wählen, wird eine Vertragszeile erstellt.

   Hinweis

   Wenn der Vertrag bereits eine Zeile für diesen Mitarbeiter enthält, wird Ihnen eine Liste mit Vertragszeilen, gefiltert nach dieser Mitarbeiternummer, zur Auswahl angezeigt.

Siehe auch

Einkaufsverträge überprüfen
Belege basierend auf einem Vertrag genehmigen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen