Einkaufsrechnungen in Expense Management und Document Capture verarbeiten

  • 27/01/2025
  • 3 Minuten Lesedauer

Kunden, die sowohl Document Capture (DC) als auch Expense Management (EM) verwenden, können ihren Arbeitsablauf jetzt optimieren, indem sie denselben Einkauf in beiden Lösungen abwickeln. Document Capture bietet eine einfache Möglichkeit für die Einkaufsabwicklung und die Nutzung der optischen Zeichenerkennung (OCR), und Expense Management übernimmt die Zahlungsabwicklung und Rückerstattungen.

Durch die Integration von DC und EM wird sichergestellt, dass nach der Verarbeitung eines Einkaufs mit Document Capture in Expense Management nur noch die Zahlung und Rückerstattung vorgenommen wird. Dadurch wird vermieden, dass eine doppelte Einkauftransaktion erstellt wird. Integrierte Prüfungen in allen Anwendungen machen Sie darauf aufmerksam, wenn ähnliche Einkäufe erkannt werden, und vermeiden so Doppelbuchungen.

Einen kurzen Überblick gibt das folgende Video:

So verarbeiten Sie eine Einkaufsrechnung gleichzeitig in Document Capture und Expense Management:

  1. Gehen Sie in Expense Management auf die Seite Belege. Wird eine Rechnung erkannt, erscheint automatisch ein Kommentar. Das System identifiziert den Beleg als Rechnung, basierend auf OCR-Daten, die von der Expense App und dem Expense Portal extrahiert wurden. Anschließend wird der Beleg mit Business Central synchronisiert.
  2. Wenn Sie den Beleg mit Document Capture verarbeiten möchten, müssen Sie die Rechnung zunächst an Document Capture senden. Wählen Sie dazu in der Aktionsleiste Start > Mit Document Capture verarbeiten. Nach der OCR-Verarbeitung kann der Beleg wie jeder andere DC-Beleg über den Stapel für den Belegimport importiert werden. Weitere Informationen zum Registrieren von Belegen in Document Capture finden Sie unter Belege registrieren.
  3. Setzen Sie den Genehmigungsprozess für den Beleg in Expense Management fort und buchen Sie den Beleg. Gehen Sie in Document Capture zur Seite Geb. Einkaufsrechnung und verwenden Sie die Funktion Posten suchen, um zu bestätigen, dass die Rechnung nur einmal sowohl als Document Capture-Rechnung als auch als Beleg in Expense Management verarbeitet wurde. Alternativ können Sie zur Seite Gebuchte Belege in Expense Management gehen.

Die Rückerstattung an den Benutzer erfolgt nach der Buchung des Document Capture-Belegs und der zugehörigen Rechnung.