Abrechnungen einreichen
Eine Abrechnung ist eine Zusammenfassung von Belegen, Fahrstrecken und Pauschalen. Es bietet Ihnen einen hervorragenden Überblick über Ihre Ausgaben und ermöglicht Ihnen, diese von einem einzigen Ort aus zu genehmigen. Dadurch wird der Erstattungsprozess vereinfacht und Sie gewinnen wertvolle Zeit. Durch die Unterstützung mehrerer unterschiedlicher Dokumenttypen und Zahlungsmethoden und deren Zentralisierung in einer Abrechnung werden außerdem die Nachverfolgung und Analyse vereinfacht.
Die Verwaltung von Abrechnungen in Continia Expense Management funktioniert ähnlich wie die von Belegen, und wie bei Belegen besteht einer der wichtigsten Schritte darin, sie effektiv in Ihr System zu importieren. Abrechnungen werden importiert, wenn eine Synchronisierung mit Continia Online durchgeführt wird. Continia Online ist eine Cloud-Lösung, die die Continia Expense App und das Continia Expense Portal mit dem Business Central Client verbindet, und Daten können zwischen diesen drei Anwendungen synchronisiert werden.
Die Synchronisierung kann manuell durchgeführt oder so geplant werden, dass sie automatisch in Aufgabenwarteschlangen ausgeführt wird. Weitere Informationen zum Einrichten von Aufgabenschlangen finden Sie unter Expense Management-Aufgabenwarteschlangen einrichten.
Die Continia Expense App verwenden
Expense-Benutzer können Abrechnungen mit der Expense App erstellen oder einreichen. Diese Abrechnungen werden dann nach der Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist die Expense App so eingestellt, dass sie über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.
Um mit der Expense App eine Abrechnung zu erstellen und einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie Neue Abrechnung aus, um die Seite Abrechnungen zu öffnen.
- Geben Sie unter Beschreibung eine Freitextbeschreibung (Titel) für die Abrechnung ein.
- Wählen Sie in der oberen linken Ecke Erstellen aus, um die Abrechnung zu erstellen.
- Wählen Sie anhand der entsprechenden Symbole aus, was Sie der Abrechnung hinzufügen möchten:
- Um einen Beleg hinzuzufügen, wählen Sie das Quittungssymbol aus.
- Um eine Fahrstrecke hinzuzufügen, wählen Sie das Autosymbol aus.
- Um eine Pauschale hinzuzufügen, wählen Sie das Koffersymbol aus.
- Um ein vorhandenes Dokument hinzuzufügen, wählen Sie das Plus-Symbol aus. Möglicherweise müssen Sie zuerst ein Drei-Punkte-Symbol auswählen.
- Um eine Vorlage hinzuzufügen oder zu erstellen, wählen Sie das mit einem Sternchen versehene Ordnersymbol aus. Möglicherweise müssen Sie zuerst ein Drei-Punkte-Symbol auswählen.
Hinweis
Wenn Sie das mit einem Sternchen versehene Ordnersymbol auswählen, wird die Seite Vorlagen geöffnet. Von dort aus können Sie entweder eine vorhandene Vorlage auswählen oder eine neue erstellen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Abrechnungsvorlagen.
- Füllen Sie für die hinzugefügten Belege/Fahrstrecken/Pauschalen alle erforderlichen Felder aus und wählen Sie dann in der oberen rechten Ecke Speichern aus.
- Führen Sie auf der Seite Abrechnungen einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie die Abrechnung zur späteren Bearbeitung speichern möchten – beispielsweise, wenn Sie der Abrechnung vor dem Absenden weitere Belege/Fahrstrecken/Pauschalen hinzufügen möchten – wählen Sie oben rechts Speichern aus.
- Wenn Sie den Bericht sofort zur Genehmigung einreichen möchten, wischen Sie unten über die Schaltfläche Übertragen.
Ihre Abrechnung wird nun je nach Wunsch entweder gespeichert oder übermittelt.
Abrechnungsvorlagen
Um das Erstellen und Einreichen von Abrechnungen einfacher und schneller zu machen, können Sie Abrechnungsvorlagen mit den am häufigsten verwendeten Details erstellen. Wenn Sie eine zuvor erstellte Vorlage als Grundlage für eine Abrechnung auswählen, werden die Details dieser Vorlage beim Erstellen der Abrechnung in die entsprechenden Felder der Abrechnung eingetragen. Anschließend können Sie die restlichen Felder manuell ausfüllen und die bereits ausgefüllten Daten bei Bedarf bearbeiten.
Abrechnungsvorlagen können in der Expense App auf zwei verschiedene Arten ausgewählt oder erstellt werden: entweder von der Hauptseite oder in der jeweiligen Abrechnung. Beide Methoden werden in der folgenden Anleitung ausführlich beschrieben.
So wählen Sie ein Abrechnungsvorlage aus oder erstellen sie:
- Öffnen Sie die Expense App und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie auf der Hauptseite das mit einem Sternchen markierte Ordnersymbol rechts neben Neue Abrechnung aus. Die Seite Vorlagen wird geöffnet.
- Befolgen Sie die obige Anleitung, um eine neue Abrechnung zu erstellen. Wenn die Abrechnung erstellt wurde, wählen Sie das mit einem Sternchen gekennzeichnete Ordnersymbol aus, um die Seite Vorlagen zu öffnen.
Hinweis
Wenn Belege, Fahrstrecken und Pauschalen alle aktiviert wurden, müssen Sie zuerst ein Symbol mit drei Punkten auswählen, um auf das mit einem Sternchen versehene Ordnersymbol zuzugreifen.
- Optional: Wählen Sie auf der Seite Vorlagen eine vorhandene Vorlage aus der Liste aus und wählen Sie dann in der oberen rechten Ecke Speichern aus, um sie der Abrechnung hinzuzufügen.
- Optional: Erstellen Sie auf der Seite Vorlagen eine neue Vorlage, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Hinzufügen aus.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und wählen Sie oben rechts Speichern aus.
- Um der Abrechnung die neue Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie sie in der Liste aus und wählen Sie dann in der oberen rechten Ecke Speichern.
Die von Ihnen ausgewählte oder erstellte Vorlage wird dann der Vorlage hinzugefügt und Sie werden zur Seite Abrechnungen zurückgeleitet.
Anhänge-Liste
In der Expense App finden Sie die Anhänge-Liste, eine Liste Ihrer gespeicherten Belegaufnahmen. Mithilfe dieser Liste können Sie Belege mit verschiedenen Möglichkeiten erstellen und einreichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Anhänge-Liste.
Um auf die Anhänge-Liste zuzugreifen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie die Expense App.
- Wählen Sie in der unteren linken Ecke Öffnen aus, um die Liste der Belege, Fahrstrecken, Pauschalen und Abrechnungen zu öffnen.
- Wählen Sie in der unteren linken Ecke Öffnen aus, um die Liste Anhänge zu öffnen.
Feldverknüpfung zwischen Abrechnungen und Einzeldokumenten
Wenn Sie der Kopfzeile einer Abrechnung auf der Seite Konfigurierte Felder ein oder mehrere Felder hinzufügen, übernehmen die einzelnen Dokumente dieser Abrechnung automatisch die Werte der von Ihnen hinzugefügten Felder, vorausgesetzt, dass Sie den Dokumenten dieselben Felder hinzugefügt haben. Dies gilt sowohl für neu erstellte Dokumente als auch für vorhandene Dokumente, die Sie der Abrechnung hinzufügen.
Um einer Abrechnung und einzelnen Dokumenten ein oder mehrere Felder hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Konfigurierte Felder ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Abrechnung.
- Um ein oder mehrere neue Felder hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im Inforegister Kopffelder die Option Neue Zeile aus, um ein neues Feld hinzuzufügen.
- Wählen Sie in der Spalte Feldcode der neuen Zeile das Feld aus, um ein Dropdown-Menü zu öffnen.
- Wählen Sie entweder ein Feld direkt aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie einen Suchbegriff ein, um nach dem Feld zu suchen, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann das Feld aus dem Menü aus, um es hinzuzufügen.
- Wiederholen Sie die Schritte 3.a.–3.c. oben, um weitere Felder hinzuzufügen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste den Typ des Expense-Dokuments (Beleg, Fahrstrecke oder Pauschale) aus, dem Sie entsprechende Felder hinzufügen möchten. Wählen Sie beispielsweise Start > Belege.
- Befolgen Sie die Anweisungen in Schritt 3 oben, um dieselben Felder hinzuzufügen, die Sie der Abrechnung hinzugefügt haben.
- Wiederholen Sie Schritt 5 oben für alle weiteren Dokumente, die die Werte Ihrer hinzugefügten Felder übernehmen sollen.
Alle eingerichteten Dokumente übernehmen anschließend die Werte der Felder, die Sie der Kopfzeile der Abrechnung hinzugefügt haben, sobald das Dokument einer Abrechnung hinzugefügt oder in einer Abrechnung erstellt wird.
Wenn Sie beispielsweise das Feld Projektnummer zur Kopfzeile der Abrechnung und zur Kopfzeile der Fahrstrecke auf der Seite Konfigurierte Felder hinzufügen, steht für jede von Ihnen erstellte Abrechnung und für jede Fahrstrecke, die Sie einer Abrechnung hinzufügen, ein entsprechendes Feld Projektnummer zur Verfügung. Und wenn Sie dann einen Feldwert Projektnummer für eine Abrechnung auswählen, wird dieser Wert automatisch von allen Fahrstrecken übernommen, die Sie in dieser Abrechnung erstellen oder hinzufügen.
Das Continia Expense Portal verwenden
Expense-Benutzer können Abrechnungen auch mit dem Expense Portal erstellen oder einreichen. Diese Abrechnungen werden dann nach der Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist das Expense Portal so eingestellt, dass es über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.
Um mit dem Expense Portal eine Abrechnung zu erstellen und einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie oben im blauen Band Abrechnung aus.
- Wählen Sie in der oberen linken Ecke Neu aus, um die Seite Abrechnungen zu öffnen.
- Geben Sie unter Beschreibung eine Freitextbeschreibung (Titel) für die Abrechnung ein.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste die Aktion aus, die Sie ausführen möchten:
- Um einen Beleg hinzuzufügen, wählen Sie Neuer Beleg.
- Um eine Fahrstrecke hinzuzufügen, wählen Sie Neue Fahrstrecke.
- Um eine Pauschale hinzuzufügen, wählen Sie Neue Pauschale.
- Um ein vorhandenes Dokument hinzuzufügen, wählen Sie Vorhandene Dokumente hinzufügen. Wählen Sie auf der sich öffnenden Seite Dokumente auswählen das Dokument aus, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann in der unteren rechten Ecke Speichern und fortfahren aus.
- Füllen Sie für die hinzugefügten Belege/Fahrstrecken/Pauschalen alle erforderlichen Felder aus und wählen Sie dann in der oberen linken Ecke Speichern aus.
- Führen Sie auf der Seite Abrechnungen einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie die Abrechnung zur späteren Bearbeitung speichern möchten – beispielsweise, wenn Sie der Abrechnung vor dem Absenden weitere Belege/Fahrstrecken/Pauschalen hinzufügen möchten – wählen Sie Speichern in der Aktionsleiste aus.
- Wenn Sie die Abrechnung löschen möchten, wählen Sie in der Aktionsleiste Löschen aus.
- Wenn Sie die Abrechnung sofort zur Genehmigung einreichen möchten, wählen Sie in der Aktionsleiste Senden aus.
Ihre Abrechnung wird nun je nach Wunsch entweder gespeichert, gelöscht oder übermittelt.
Den Business Central Client verwenden
Abrechnungen können auch im Business Central-Client erstellt werden. Sie können die Einstellung Dokumentsichtbarkeit einschränken auf der Seite Continia-Benutzereinrichtungskarte verwenden, wenn Sie die Dokumentsichtbarkeit für einen bestimmten Benutzer auf die eigenen Dokumente dieses Benutzers beschränken möchten.
Um in Business Central eine Abrechnung zu erstellen und einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Rollencenter unter Continia Expense Management Aktivitäten den Stapel Abrechnungen aus, um die Seite Abrechnungen zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um die Abrechnungskarte zu öffnen.
- Geben Sie unter Continia-Benutzer-ID die ID des Expense-Benutzers, dessen Abrechnung Sie erstellen, ein oder wählen Sie sie aus.
- Geben Sie unter Beschreibung eine Freitextbeschreibung (Titel) für die Abrechnung ein.
- Um Belege hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Inforegister Belege die Option Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder Zahlungsart, Belegart, Beschreibung und Betrag sowie alle weiteren Felder Ihrer Wahl aus.
- Fügen Sie dem Beleg eine relevante Datei bei.
Hinweis
So fügen Sie einen Anhang hinzu:
- Wählen Sie in der Inforegister-Titelleiste Zeile > Anhänge aus, um die Seite Angehängte Dateien zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Hinzufügen aus, um das Dialogfeld Datei auswählen zu öffnen.
- Fügen Sie die Datei hinzu, die Sie anhängen möchten, indem Sie entweder hier klicken, um danach zu suchen auswählen oder die Datei direkt aus Ihrem Dateibrowser in den Drag-and-Drop-Bereich ziehen.
- Die Datei wird angehängt und Sie werden zur Seite Angehängte Dateien zurückgeleitet. Wählen Sie Schließen, um zur Abrechnungskarte zurückzukehren.
- Um weitere Belege hinzuzufügen, wählen Sie eine neue Zeile in der Tabelle aus und wiederholen Sie die Schritte 5.b.–5.c. oben.
- Um Fahrstrecken hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Inforegister Fahrstrecken die Option Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder Zweck, Von-Adresse, Ziel-Adresse und Gesamtentfernung sowie alle weiteren Felder Ihrer Wahl aus.
- Fügen Sie der Fahrstrecke eine entsprechende Datei bei, indem Sie die Schritte im Hinweis oben unter Schritt 5.c befolgen.
- Um weitere Fahrstrecken hinzuzufügen, wählen Sie eine neue Zeile in der Tabelle aus und wiederholen Sie die Schritte 6.b.–6.c. oben.
- Um Pauschalen hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Inforegister Pauschalen die Option Neue Zeile aus, um der Tabelle eine neue Zeile hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder Abreise Datum/Zeit, Rückkehr Datum/Zeit und Beschreibung sowie alle weiteren Felder Ihrer Wahl aus.
- Wählen Sie das Feld Betrag aus, um die Seite Pauschale Detail zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten, damit die Liste bearbeitet werden kann.
- Geben Sie für jede Datumszeile in der Tabelle an, welche Zulagen in die Berechnung der Pauschale einbezogen werden sollen, indem Sie die entsprechenden Kästchen auswählen.
Hinweis
In der Spalte Übernachtungspauschale können Sie das Kästchen für die oberste Zeile (das früheste Datum) nicht auswählen, auch wenn in der Tabelle nur eine Datumszeile vorhanden ist. Es können nur Kästchen für nachfolgende Zeilen – sofern vorhanden – ausgewählt werden.
- Um weitere Pauschalen hinzuzufügen, wählen Sie eine neue Zeile in der Tabelle aus und wiederholen Sie die Schritte 7.b.–7.e. oben.