Das Continia Web Approval Portal verwenden
Das Continia Web Approval Portal ermöglicht die Genehmigung von Einkaufsbelegen, Ausgaben und Verkaufsbelegen in allen Mandanten, auf die Sie Zugriff haben.
Im Web Approval Portal stehen zwei Ansichten zur Verfügung: klassisch und mandantenübergreifend. Genehmiger mit Zugriff auf mehrere Mandanten können alle relevanten Ausgaben an einem Ort einsehen und nach Mandant oder Belegart filtern. Sie können so Genehmigungen effizient priorisieren, ohne zwischen Mandanten wechseln zu müssen, was wertvolle Zeit spart.
In der oberen blauen Aktionsleiste des Portals finden Sie Registerkarten für Einkauf, Expense Management, Verträge und Verkauf, sofern Sie die erforderlichen Module aktiviert haben. In diesem Artikel geht es um die Registerkarte Belege und die Genehmigung von Ausgaben.
Hinweis
Informationen zum Einrichten des Web Approval Portals und zum Konfigurieren von Benutzern finden Sie unter Web-Genehmigung einrichten. Um das Portal nutzen zu können, müssen die Benutzer auch als Genehmiger eingerichtet werden, siehe Benutzer für das Web Approval Portal konfigurieren.
Die unterschiedlichen Ansichten
Auf den Registerkarten in der blauen Aktionsleiste wird angezeigt, wie viele Dokumente jeweils auf den entsprechenden Registerkarten zur Genehmigung ausstehen. Die grünen Optionen in den Untermenüs (zum Beispiel Belege, Fahrstrecken, Pauschalen und Abrechnungen im Menü Expense Management) zeigen die Anzahl der zu genehmigenden Belege für den jeweiligen Dokumenttyp an. Diese Anzahl wird auch im Mandantenübersichtsmenü oben rechts wiedergegeben. Dort sehen Sie die Gesamtanzahl der ausstehenden Dokumente für jeden Mandanten und wie sich diese auf die einzelnen Kategorien aufteilen.
Unter Genehmigungen ist die Seite Meine offenen Genehmigungen die zentrale Startseite. Sie bietet ein mandantenübergreifendes Dashboard, auf dem alle Ausgaben angezeigt werden, die noch Ihrer Genehmigung bedürfen. Auf dieser Seite können Sie allgemeine Genehmigungsaktionen durchführen. Um auf andere Übersichtsseiten zuzugreifen, klicken Sie auf Meine offenen Genehmigungen, um ein Dropdown-Menü mit den folgenden Optionen zu öffnen:
| Ansichtsart | Beschreibung |
|---|---|
| Systemansicht | Gruppiert alle Übersichtsseiten für die Ausgabengenehmigung. |
| Genehmigungen in Vorbereitung | Listet Ausgaben auf, denen Sie als Genehmiger zugewiesen sind, jedoch nicht als erster Genehmiger im Ablauf. Hier sind keine Aktionen verfügbar. |
| Meine offenen Genehmigungen | Zeigt alle Ausgaben an, die auf Ihre Genehmigung warten, sodass Sie Dokumente genehmigen, ablehnen, weiterleiten oder zurückstellen können. |
| Meine bearbeiteten Genehmigungen | Zeigt zuvor genehmigte oder abgelehnte Ausgaben an. Auf dieser Seite sind keine Genehmigungsaktionen verfügbar. |
Tipp
Durch Klicken auf das Home-Symbol oder den Text Continia Web Approval Portal oben links in der blauen Aktionsleiste können Sie jederzeit schnell zur Seite Meine offenen Genehmigungen zurückkehren.
Filtern und Navigieren
Die meisten Übersichtsseiten enthalten dieselben Genehmigungsaktionen, wie zum Beispiel Genehmigen, Ablehnen, Weiterleiten, auf Abwarten setzen (und genehmigen), und Sie können darauf mehr Details über die einzelnen Ausgaben anzeigen und zusätzliche Genehmigungsaktionen ausführen.
Um die Anzahl der Genehmigungsposten pro Seite einzugrenzen, filtern Sie mit Typ auswählen nach dem Dokumenttyp oder mit Mandanten auswählen nach dem Mandanten. Das Portal zeigt an, wie viele Posten pro Belegart und Mandant vorhanden sind.
Durch Auswahl einer bestimmten Dokumentenart oder eines Mandanten aus dem Menü werden die entsprechenden Ausgaben zur Genehmigung geöffnet. Sie können auch auf den Mandantennamen klicken, um die Ausgaben mit der höchsten Priorität und ausstehender Genehmigung anzuzeigen.
Mit offenen Genehmigungen arbeiten
Die Aktionsleiste der Seite Meine offenen Genehmigungen enthält die folgenden Genehmigungsaktionen: Genehmigen, Ablehnen, Weiterleiten, Auf Abwarten setzen und Genehmigen und Auf Abwarten setzen. Diese Aktionen ermöglichen es Ihnen, Ausgaben direkt von der Startseite aus zu bearbeiten. In der Liste der Genehmigungsposten finden Sie die wichtigsten Details aller Dokumente, die zur Genehmigung anstehen. Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentnummer, der Kreditorenname, die aktuellsten Genehmigungskommentare und die Gesamtbeträge der Dokumente. Darüber hinaus können Sie in der Spalte Aktionen die Original-PDF- oder XML-Datei anzeigen oder herunterladen.
So können Sie die gewünschte Genehmigungsaktion im Web Approval Portal durchführen:
- Wählen Sie in der Liste der Genehmigungsposten den Posten aus, den Sie bearbeiten möchten, indem Sie den entsprechenden Eintrag in der Spalte ganz links auswählen, der in der Überschrift ein Häkchen hat. Dadurch wird der gesamte Eintrag hervorgehoben.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf die Aktion, die Sie für den ausgewählten Posten ausführen möchten.
- Je nachdem, welche Aktion Sie beabsichtigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie auf Ablehnen, Auf Abwarten setzen und genehmigen oder Auf Abwarten setzen klicken, wird ein Dialogfeld geöffnet. Wählen Sie einen Ursachencode aus (falls solche Codes eingerichtet wurden), fügen Sie einen Freitextkommentar hinzu, und klicken Sie dann auf Weiter, um die Aktion zu bestätigen.
- Wenn Sie auf Weiterleiten klicken, öffnet sich ein anderes Dialogfeld. Wählen Sie den Namen des Benutzers aus, an den Sie die Genehmigungsanforderung weiterleiten möchten, oder geben Sie ihn ein, und wählen Sie dann die gewünschte Weiterleitungsaktion aus. Wenn erforderlich, fügen Sie unten einen Freitextkommentar hinzu und klicken Sie dann auf Weiter, um die Aktion zu bestätigen.
Tipp
Sie können in der Liste der Genehmigungsposten mehrere Einträge gleichzeitig auswählen, um Genehmigungsaktionen für alle ausgewählten Einträge auf einmal durchzuführen. Wenn Sie alle Einträge auf einmal auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen ganz links in der Kopfzeile aus. Mit diesem Häkchen können Sie außerdem die Auswahl aller Einträge aufheben.