Automatische Genehmigung aktivieren
Sie können Zeit und zusätzliche Arbeit sparen, indem Sie alle Belege, die mit zugehörigen Belegen (innerhalb einer zulässigen Abweichung) übereinstimmen, automatisch genehmigen lassen. Dies ist sowohl für manuell als auch automatisch abgeglichene Belege möglich.
Wie beim Abgleich wird die automatische Genehmigung pro Vorlage konfiguriert. Wenn Sie diese Funktion in einer bestimmten Vorlage aktivieren, wird sie auf alle Dokumente angewendet, die die diese Vorlage verwenden.
So richten Sie die automatische Genehmigung ein:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wählen Sie auf der Seite Belegkategorie im Inforegister Vorlagen die Vorlage aus, die Sie konfigurieren möchten.
- Wählen Sie in der Titelleiste des Inforegisters Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
- Aktivieren Sie im Inforegister Einkaufsbelege unter Genehmigung die Einstellung Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung.
Hinweis
Der Wert des Felds Rechnung Reg. Schritt 2 (zu finden im Inforegister Einkaufsbelege unter Registrierung) wirkt sich auch auf den automatischen Genehmigungsprozess aus. Darüber hinaus muss die Bestellung im Rahmen eines Genehmigungsablaufs für die Genehmigung vorab genehmigt worden sein. Wenn jedoch Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung auf der Vorlagenkarte aktiviert ist und alle Beträge übereinstimmen, werden registrierte Rechnungen automatisch genehmigt, wenn sie später zur Genehmigung gesendet werden – auch wenn Rechnung Reg. Schritt 2 leer gelassen wird.
Alle Belege, die die konfigurierte Vorlage verwenden, werden jetzt automatisch genehmigt, wenn sie mit den entsprechenden Belegen innerhalb der definierten Abweichung übereinstimmen. Alle Belege, die auf diese Weise genehmigt und anschließend registriert werden, werden als offene Einkaufsrechnungen oder Gutschriften mit dem Status Freigegeben erstellt. Im Abschnitt Genehmigungsbemerkungen wird außerdem darauf hingewiesen, dass der jeweilige Beleg automatisch genehmigt wurde.