Document Capture-Berechtigungen
Um Continia Document Capture zu verwenden, weisen Sie jedem Benutzer einen oder mehrere Berechtigungssätze (auch Rollen genannt) zu. Diese Berechtigungssätze gewähren Zugriff auf Funktionen und ermöglichen Benutzern die Ausführung bestimmter Aufgaben. Continia bietet mehrere vordefinierte Berechtigungssätze, die jeweils für einen bestimmten Zweck konzipiert sind. Sie können bei Bedarf auch benutzerdefinierte Berechtigungssätze erstellen oder Benutzer zu einer Sicherheitsgruppe hinzufügen, die bereits die erforderlichen Berechtigungssätze enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern und Gruppen Berechtigungen zuweisen (Microsoft Learn-Artikel).
Hinweis
Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungssätze für Microsoft Dynamics 365 Business Central und für Continia zuweisen, um sicherzustellen, dass alle Funktionen ordnungsgemäß funktionieren.
Übersicht über vordefinierte Berechtigungssätze
Für Benutzer von Document Capture sind zwei Arten vordefinierter Berechtigungssätze relevant:
- Standardberechtigungssätze, die für alle Continia-Lösungen gelten
- Berechtigungssätze, die spezifisch für Document Capture sind
Die Document Capture-Berechtigungssätze sind eine Ergänzung zu den standardmäßigen Continia-Berechtigungssätzen und funktionieren in Kombination mit diesen.
Standardmäßige Continia-Berechtigungssätze
| Berechtigungssatz | Beschreibung |
|---|---|
| CSC BASIC | Um sicherzustellen, dass alle Standardfunktionen wie vorgesehen funktionieren, ist der CSC BASIC-Berechtigungssatz für alle Business Central-Benutzer obligatorisch, auch für diejenigen, die Document Capture nicht direkt verwenden, da sie auch dann bestimmte Berechtigungen für den Zugriff auf und die Ausführung von Objekten benötigen, die den Standardcode von Business Central betreffen. Mit dem Berechtigungssatz können Sie außerdem den Aktivierungsstatus von Document Capture abrufen. Insgesamt ist er dem standardmäßigen BASIC-Berechtigungssatz von Dynamics NAV/Business Central ähnlich. |
| CSC-APP-SETUP | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie Continia-Produkte, einschließlich Continia Core, aktivieren. Es wird hauptsächlich für die Produktinstallation und – in Business Central Online – beim Vornehmen von Änderungen an Abonnementvereinbarungen verwendet, beispielsweise beim Auswählen und Abwählen abonnierter Module. Der Berechtigungssatz wird hauptsächlich bei Onlinebereitstellungen von Business Central benötigt, da Benutzer, die lokale Umgebungen einrichten, normalerweise stattdessen den CDC-SUPER-Berechtigungssatz verwenden. |
Document Capture-spezifische Berechtigungssätze
| Berechtigungssatz | Beschreibung |
|---|---|
| CDC-ALL | Um sicherzustellen, dass alle Standardfunktionen wie vorgesehen funktionieren, ist der CDC-ALL-Berechtigungssatz für alle Business Central-Benutzer obligatorisch, auch für diejenigen, die Document Capture nicht direkt verwenden, da sie auch dann bestimmte Berechtigungen für den Zugriff auf und die Ausführung von Objekten benötigen, die den Standardcode von Business Central betreffen. Der Berechtigungssatz ist dem standardmäßigen BASIC-Berechtigungssatz von Dynamics NAV/Business Central ähnlich. |
| CDC-CAPTURE | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie Dateien importieren, Dokumentwerte erfassen und Dokumente mithilfe von Document Capture in Business Central registrieren. Beachten Sie, dass Ihnen je nach der von Ihnen verwendeten Business Central-Version auch bestimmte standardmäßige Business Central-Berechtigungssätze zugewiesen werden müssen, um Document Capture zum Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten verwenden zu können. |
| CDC-APPROVE | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie alle grundlegenden Genehmigungsvorgänge ausführen, wenn Sie Dokumente in Business Central oder im Continia Web Approval Portal genehmigen: Genehmigen, Ablehnen, Auf Abwarten setzen, Weiterleiten und Bemerkung hinzufügen. Der Berechtigungssatz ist ab Business Central v14 anwendbar. |
| CDC-SUPER | Wenn Ihnen dieser Berechtigungssatz zugewiesen wird, erhalten Sie vollen Zugriff auf alle Document Capture-Tabellen. Dies ist normalerweise für Benutzer erforderlich, die Document Capture in Business Central einrichten. |
| CDC-WEB | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie Dokumente im Web Approval Portal genehmigen. Der Berechtigungssatz gilt nur bis einschließlich Business Central v13. Ab Business Central v14 ist dieser Berechtigungssatz in CDC-APPROVE enthalten. |
| CDC-EDIT | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie Einkaufsrechnungszeilen beim Genehmigen von Dokumenten bearbeiten. Der Berechtigungssatz gilt nur bis einschließlich Business Central v13. Ab Business Central v14 ist dieser Berechtigungssatz in CDC-APPROVE enthalten. |
| CDC-ALLOCAT | Dieser Berechtigungssatz ist für Debitoren, die Zuweisungen verwenden, obligatorisch. Der Berechtigungssatz gilt nur bis einschließlich Business Central v13. Ab Business Central v14 ist dieser Berechtigungssatz in CDC-ALL enthalten. |
| CDC-SENDEDOCS | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie Daten in eDocuments bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Continia eDocuments. |
| CDC-PC-ADMIN | Mit diesem Berechtigungssatz können Sie die Einstellungen für Einkaufsverträge konfigurieren, Einkaufsverträge erstellen und die grundlegenden Details aller Verträge aktualisieren. Darüber hinaus können Sie die Überprüfungsfunktion des Einkaufsvertragsadministrators verwenden. Dazu gehört die Möglichkeit, Überprüfungen zu starten, Verträge an Prüfer zurückzugeben, Überprüfungen abzuschließen und abzubrechen. |
Wie oben angegeben werden die Berechtigungssätze CDC-WEB, CDC-EDIT und CDC-ALLOCAT ab Version 14 von Business Central nicht mehr unterstützt. Für Version 14 und alle nachfolgenden Versionen von Business Central wurden die einzelnen Berechtigungen dieser drei Berechtigungssätze stattdessen in die anderen oben genannten Berechtigungssätze aufgenommen.
Hinweis
Um die geteilte Genehmigung konfigurieren und Benutzer in das Web Approval Portal exportieren zu können, müssen Sie Zugriff auf alle Mandanten haben.
Berechtigungssätze für Kreditorenbuchhalter und ähnliche Rollen
Wenn Ihre Rolle darin besteht, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente zu bearbeiten (z. B. als Buchhalter oder Kreditorenbuchhalter), benötigen Sie mindestens die folgenden Berechtigungssätze für die für Sie relevanten Mandanten:
- Der Name des Berechtigungssatzes hängt von Ihrer Version von NAV/Business Central ab.
Berechtigungssätze für Genehmiger
Wenn Sie Genehmiger sind (ob in Microsoft Dynamics NAV/Business Central oder im Web Approval Portal), benötigen Sie mindestens die folgenden Berechtigungssätze für die für Sie relevanten Mandanten:
- Der Name des Berechtigungssatzes hängt von Ihrer Version von NAV/Business Central ab.
Hinweis
Im Web Approval Portal wird der Kontoname jeder Dokumentzeile in der Spalte Kontoname angezeigt. Damit dies sichtbar ist, müssen Sie direkten Zugriff auf die verschiedenen Arten von Konten haben, die hier angezeigt werden können (Sachkonten, Artikel, Ressourcen, Anlagen und Zu-/Abschläge). Der direkte Zugriff auf Sachkonten, Artikel, Ressourcen und Zu-/Abschläge ist in den oben genannten obligatorischen Berechtigungssätzen D365 PURCH DOC, EDIT und D365 BASIC enthalten. Wenn Sie Anlagen verwenden, muss Ihnen ein Standardberechtigungssatz zugewiesen werden, der Anlagen umfasst.
Berechtigungssätze für Prüfer
Wenn Sie ein Prüfer von Einkaufsverträgen sind (ob in Microsoft Dynamics NAV/Business Central oder im Web Approval Portal), benötigen Sie mindestens die folgenden Berechtigungssätze für die für Sie relevanten Mandanten:
- CSC BASIC
- CDC-ALL
- CDC-APPROVE
- D365 BASIC1
- Der Name des Berechtigungssatzes hängt von Ihrer Version von NAV/Business Central ab.
Berechtigungen beim Implementieren von Service Packs aktualisieren
Wenn Sie Document Capture aktualisieren oder ein Service Pack in Business Central Online oder Apps anwenden, werden die Berechtigungen immer automatisch aktualisiert.
Wenn Sie jedoch ein Service Pack in FOB-basierten Versionen von NAV/Business Central anwenden, müssen Sie die folgenden Codeunits manuell ausführen, wenn Berechtigungen geändert wurden:
- 6086005 (CDC Create Doc. Capture Roles) – zum Aktualisieren der Document Capture-spezifischen Berechtigungssätze
- 6192860 (CSC Create Core Roles) – zum Aktualisieren der standardmäßigen Continia-Berechtigungssätze
Durch das Ausführen dieser Codeunits werden lediglich Berechtigungen hinzugefügt oder geändert; es werden keine Berechtigungen gelöscht.