Einkaufsverträge genehmigen

• 11/11/2024
• 10 Minuten Lesedauer

Der Genehmigung von Einkaufsverträgen ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufsverträge-Moduls. Mit Vertragsgenehmigungen soll sichergestellt werden, dass ein Mitarbeitender im Unternehmen (der Genehmiger) die aktuellen Verträge des Unternehmens prüft und darauf achtet, dass sie auf dem neuesten Stand sind oder bei Bedarf verlängert, gekündigt oder geändert werden. Sie können für die einzelnen Verträge verschiedene Genehmiger oder einen Genehmiger für alle Verträge bestimmen, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Vor der Veröffentlichung von Continia Document Capture 25.00 wurde dieser Prozess als Überprüfung von Einkaufsverträgen bezeichnet. Dieser wurde jetzt überarbeitet, um ihn der Genehmigung von Einkaufsrechnungen anzupassen. Beachten Sie Folgendes:

• Die folgenden Funktionen des Moduls Genehmigungen werden derzeit nicht unterstützt: Erweiterte Genehmigung, 4-Augen-Genehmigung und Genehmigungsabläufe.
• Nach dem Upgrade auf 25.00 wird der Status bestehender und bereits geprüfter Einkaufsverträge auf Freigegeben gesetzt; alle anderen erhalten den Status Genehmigung erforderlich. Daher müssen diese überprüft werden.
• Wenn das Modul für die Beleggenehmigung in Ihrer Umgebung nicht aktiviert ist, ist die Funktionalität für Einkaufsverträge eingeschränkt. Daher sind viele der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen nicht verfügbar.

So verwenden Sie die Genehmigungsfunktion

So verwenden Sie die Genehmigungsfunktion:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsvertragseinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Aktivieren Sie im Inforegister Genehmigung die Einstellung Einkaufsvertragsgenehmigung aktivieren und bei Bedarf die Einstellung Erzwungene Einkaufsvertragsgenehmigung aktivieren.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Workflows und Benutzer > Continia-Benutzereinrichtung und konfigurieren Sie die Felder Grenzbetrag für Einkaufsverträge, Unbegrenzte Genehmigung von Einkaufsverträgen und Einkaufsvertrags-Genehmiger-ID entsprechend Ihren Anforderungen.

Ein Einkaufsvertragsadministrator – normalerweise ein Controller – startet den Prozess, indem er entweder einen Vertrag oder mehrere Verträge auf einmal an den Genehmiger sendet. Dieser genehmigt dann die Verträge, lehnt sie ab oder leitet sie weiter. Bei jeder Genehmigung kann der Genehmiger Kommentare hinzufügen, die der Controller berücksichtigen muss.

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte im Prozess genau beschrieben.

So richten Sie einen Genehmigungsadministrator ein

Um Genehmigungen zu erzwingen, müssen Sie als Genehmigungsadministrator eingerichtet sein. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Liste der Continia-Benutzer die ID des Benutzers aus, den Sie als Genehmigungsadministrator einrichten möchten. Dadurch wird die Continia Benutzereinrichtung Karte geöffnet.
3. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Einstellung Genehmigungsadministrator.

So senden Sie einen einzelnen Vertrag zur Genehmigung

Als Genehmigungsadministrator können Sie einen Vertrag folgendermaßen zur Genehmigung senden:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, den Sie zur Genehmigung senden möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Genehmigen > Genehmigungsanfrage senden aus.

Dadurch wird der Vertrag zur Genehmigung gesendet und das Feld Status im Inforegister Genehmigungen zeigt dann Genehmigung ausstehend an.

So senden Sie mehrere Verträge zur Genehmigung

Als Genehmigungsadministrator können Sie mehrere Verträge folgendermaßen zur Genehmigung senden:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Genehmigungsanforderung senden aus, um die Seite Einkaufsverträge zur Genehmigung senden zu öffnen.

3. Im Inforegister Filter: Einkaufsvertragskopf wird der Filter Nächste Genehmigung am hinzugefügt und mit dem Datumsbereich ..[heute] automatisch gefüllt. So werden alle Verträge, die noch nicht überprüft wurden, und deren Datum in Nächste Genehmigung am überschritten wurde, alle zusammen zur Genehmigung gesendet. Sie können den automatisch ausgefüllten Datumsbereich auch ändern.

4. Optional: Um einen weiteren Filter hinzuzufügen, wählen Sie + Filter.

5. Optional: Um den Stapelbericht zu einem späteren Zeitpunkt auszuführen, wählen Sie Plan… und dann ein Startdatum/eine Startzeit und ein Ablaufdatum/eine Ablaufzeit aus. Sie können auch eine Datumsformel eingeben, die das Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit automatisch ausfüllt.

   Hinweis

   Wenn Sie Datumsformel für nächste Ausführung auswählen, müssen Sie eine Formel in Form einer Ganzzahl gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monaten), Q (Quartale) oder J (Jahre) eingeben, zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben – zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).

6. Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind.

Dadurch werden alle Verträge innerhalb des angegebenen Datumsbereichs zusammen zur Genehmigung gesendet, und das Feld Status im Inforegister Genehmigungen zeigt dann für alle Verträge Genehmigung ausstehend an.

Automatische Aktualisierung des Genehmigungsstatus

Wenn Sie eine Änderung an einem oder mehreren der folgenden Kopffelder vornehmen, wird der Status eines Einkaufsvertrags automatisch auf Genehmigung erforderlich gesetzt:

• Kreditorennr.
• Einkäufercode
• Währungscode
• Preistyp
• Code des Abrechnungszeitraums
• Vertragsbeginn
• Vertragsenddatum
• Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung
• Genehmigung
• Datumsformel Genehmigung

Wenn Sie eine Änderung an einem oder mehreren der folgenden Zeilenfelder vornehmen, wird der Status eines Einkaufsvertrags ebenfalls automatisch auf Genehmigung erforderlich gesetzt:

• Art
• Nr.
• Preistyp
• Währungscode
• Menge
• Einstandspreis
• Betrag
• Status
• Preise inkl. MwSt.
• Betrag inkl. MwSt.
• Fakt.-Interv. Anfang
• Fakt.-Interv. Ende
• Abrechnungszeitraum

So stornieren Sie eine Vertragsgenehmigungsanforderung

So brechen Sie eine von Ihnen gestartete Genehmigungsanforderung ab:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, dessen Genehmigung Sie abbrechen möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Genehmigen > Genehmigungsanforderung stornieren aus.

Die Genehmigung wird dadurch abgebrochen. Außerdem wird auf der Seite Einkaufsvertrag im Feld Genehmigungsstatus im Inforegister Genehmigungen nicht mehr Genehmigung ausstehend angezeigt, sondern Genehmigung ausstehend.

So reichen Sie eine Vertragsgenehmigung ein

Sobald Ihnen ein Vertrag von einem Genehmigungsadministrator zur Genehmigung zugesandt wurde, können Sie den Vertrag genehmigen. Sie können dies entweder in Business Central oder im Continia Web Approval Portal vornehmen, wie in den folgenden beiden Abschnitten beschrieben:

Mit Business Central

Um eine Genehmigung mit Business Central einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. die Nummer des Vertrags aus, den Sie genehmigen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.
3. Überprüfen Sie den Vertrag.
4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Genehmigung anfordern > Genehmigen.

Dadurch wird die Anforderung genehmigt und das Feld Genehmigungsstatus im Inforegister Genehmigungen zeigt anschließend Freigegeben an.

Mit dem Web Approval Portal

Um eine Überprüfung mit dem Web Approval Portal einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Melden Sie sich am Web Approval Portal an.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Einkauf die Option Verträge aus, um die Seite Meine ausstehenden Genehmigungen zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Liste der zu genehmigenden Verträge den Vertrag aus, den Sie genehmigen möchten.
4. Genehmigen Sie den Vertrag.
5. Geben Sie im Textfeld oben rechts Ihre Kommentare ein und wählen Sie Speichern aus, wenn Sie fertig sind. Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie weitere Bemerkungen hinzufügen möchten.
6. Wählen Sie in der Aktionsleiste Genehmigung einreichen aus.

Dadurch wird Ihre Genehmigung an den Einkaufsgenehmigungsadministrator übermittelt. Außerdem wird in Business Central auf der Seite Einkaufsvertrag im Feld Status im Inforegister Genehmigung > Genehmigung eingereicht angezeigt.

Siehe auch

Einkaufsverträge erstellen
Vertragsrechnungen erstellen
Vertragsrechnungen genehmigen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen