Vertragsrechnungen genehmigen

• 28/10/2024
• 6 Minuten Lesedauer

Mit dem Einkaufsverträge-Modul können Sie Vertragsrechnungen (das heißt Einkaufsrechnungen, die mit einem Einkaufsvertrag verknüpft sind) automatisch genehmigen lassen, wenn die Rechnung registriert wird. Sie können sogar für jede Vertragszeile einen Abweichungsbetrag oder -prozentsatz festlegen. So können Rechnungen, deren Vertragsbeträge innerhalb der angegebenen Abweichung liegen, bei der Registrierung automatisch genehmigt werden.

In diesem Artikel werden zur Veranschaulichung Rechnungen verwendet, da dies das häufigste Szenario ist. Die Funktion gilt jedoch auch für Vertragsgutschriften.

So aktivieren Sie die automatische Genehmigung von Vertragsrechnungen

Die Aktivierung der automatischen Genehmigung von Vertragsrechnungen erfordert zwei Schritte: Sie müssen sie sowohl auf der Seite Einkaufsvertrag als auch auf der Seite Vorlagenkarte aktivieren. Beide Schritte werden nachfolgend beschrieben:

Auf der Seite „Einkaufsverträge“

Um die automatische Genehmigung auf der Seite Einkaufsverträge zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.

2. Wählen Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. die Nummer des Vertrags aus, dessen verknüpfte Rechnungen Sie genehmigen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.

3. Optional: Wählen Sie im Inforegister Allgemein das Feld Preistyp und dann Variabler Betrag aus. Anschließend können Sie in den Schritten 5–6 Abweichungen hinzufügen.

4. Wählen Sie im Feld Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung die Option Ja aus.

5. Optional: Um einen Abweichungsprozentsatz für eine Zeile einzurichten, wählen Sie die entsprechende Zeile im Inforegister Zeilen, aus und geben Sie dann den Prozentsatz unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Zeilen, für die Sie eine Abweichung einrichten möchten.

6. Optional: Um einen Abweichungsbetrag für eine Zeile einzurichten, wählen Sie die entsprechende Zeile im Inforegister Zeilen aus und geben Sie dann den Betrag unter Max. erlaubte Zeilenabweichung ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Zeilen, für die Sie eine Abweichung einrichten möchten.

   Hinweis

   Das Feld Max. erlaubte Zeilenabweichung muss möglicherweise zuerst hinzugefügt werden, damit es sichtbar ist. Personalisieren Sie die Seite hierzu folgendermaßen: Wählen Sie das Symbol > Personalisieren > + Feld, um den Bereich Feld der Seite hinzufügen zu öffnen. Wählen Sie den Bereich Zeilen, und ziehen Sie dann das Feld Max. erlaubte Zeilenabweichung aus dem Bereich in die Tabelle im ausgewählten Bereich. Wählen Sie Fertig, um das Banner Personalisierung zu schließen.

Auf der Seite „Vorlagenkarte“

Um registrierte Vertragsrechnungen automatisch zur Genehmigung zu senden, müssen Sie den zweiten Schritt für die Registrierung auf der Seite Vorlagenkarte konfigurieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.

3. Wählen Sie in der Belegliste die Rechnung aus, deren Vorlage Sie bearbeiten möchten.

4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage > Vorlagenkarte aus, um die Seite Vorlagenkarte zu öffnen.

5. Wählen Sie im Inforegister Einkaufsbelege unter Registrierung das Feld Rechnung Reg. Schritt 2 und anschließend Bereitstellen für Genehmigung aus.

   Hinweis

   Mit der Anleitung oben wird die automatische Genehmigung nur für die Vorlage aktiviert, die der ausgewählten Rechnung zugewiesen ist. Wenn Sie sie stattdessen für die Mastervorlage aktivieren, wird diese Funktion auch in allen neu erstellten Vorlagen automatisch aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Vorlagen arbeiten).

So genehmigen Sie Vertragsrechnungen

Wenn Sie die beiden Schritte des Einrichtungsprozesses wie oben beschrieben abgeschlossen haben, können Sie alle Vertragsrechnungen automatisch genehmigen lassen, indem Sie sie einfach registrieren:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Belegliste die Rechnung aus, die Sie registrieren möchten.
4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Registrieren.

Dadurch wird die Rechnung sowohl registriert als auch automatisch genehmigt, und die Seite Einkaufsrechnung wird geöffnet. Im Inforegister Allgemein wird im Feld Genehmigungsbemerkungen der Text Die Rechnung wurde automatisch genehmigt angezeigt.

Siehe auch

Einkaufsverträge erstellen
Genemigung von Einkaufsverträgen
Vertragsrechnungen erstellen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen