Genehmigungsabläufe verwenden
Ein Genehmigungsablauf ist eine benutzerdefinierte Liste von Genehmigern, die für die Genehmigung der jeweiligen Einkaufsbelege erforderlich sind. In diesem Artikel wird die Verwendung von Genehmigungsabläufen anhand von Einkaufsrechnungen veranschaulicht. Die Funktionalität gilt jedoch auch für Gutschriften.
Nachdem Sie einen Genehmigungsablauf eingerichtet haben, können Sie ihn einem Beleg zuweisen, um genau festzulegen, wer den Beleg genehmigen soll und in welcher Reihenfolge. Wenn Sie einem Beleg einen Genehmigungsablauf zuweisen, überschreibt dieser den standardmäßigen Prozess für die Einkaufsgenehmigung, der auf Einkäufercodes basiert.
Alle Genehmiger im Genehmigungsablauf müssen den Beleg genehmigen, bevor er gebucht werden kann, und dies muss in der Reihenfolge vorgenommen werden, die Sie während der Einrichtung festgelegt haben.
Wichtig
Das Feld Genehmigungsablaufcode, das erforderlich ist, wenn Sie Belegen Genehmigungsabläufe zuweisen, ist nur sichtbar, wenn in der Document Capture Einrichtung Einkaufsgenehmigung aktiviert wurde.
So weisen Sie einer Rechnung einen Genehmigungsablauf zu
- Gehen Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture Aktivitäten zu Einkaufsgenehmigung - Rechnungen und wählen Sie Offene Rechnungen aus, um die Liste der offenen Einkaufsrechnungen zu öffnen.
- Öffnen Sie in der Liste die Rechnung, der Sie einen Genehmigungsablauf zuweisen möchten.
- Gehen Sie im Inforegister Allgemein zu Genehmigungsablaufcode und wählen Sie die drei Punkte rechts aus, um die Seite Genehmigungsabläufe zu öffnen.
- Wählen Sie den Genehmigungsablaufcode aus, den Sie auf die Einkaufsrechnung anwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK, um die Seite zu schließen.
Der Code wird anschließend unter Genehmigungsablaufcode hinzugefügt und der ausgewählte Genehmigungsablauf wird der Rechnung zugewiesen. Wenn Sie die Rechnung zur Genehmigung einreichen, wird sie in der angegebenen Reihenfolge an die Genehmiger im Genehmigungsablauf gesendet.
Hinweis
Genehmigungsablaufcodes können auch mit erweiterten Genehmigungen verwendet werden, vorausgesetzt, dass der Beleg zur Einkaufskategorie gehört und es sich zum Beispiel um eine Gutschrift, Bestellung, Einkaufsrechnung oder Reklamation handelt.
So weisen Sie Genehmigungsabläufe mit Vorlagen zu
Wenn Sie zur Bestimmung der Beleggenehmiger und dessen Reihenfolge immer Genehmigungsabläufe verwenden möchten, können Sie den entsprechenden Genehmigungsablaufcode in einer Belegvorlage angeben, die den Code automatisch allen Belegen zuweist, die diese Vorlage verwenden.
Um einen Genehmigungsablaufcode auf eine Vorlage anzuwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie in der Belegliste den Beleg aus, dessen Vorlage Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage > Vorlagenkarte.
- Wählen Sie im Inforegister Einkaufsbelege unter Genehmigung das Feld Genehmigungsablaufcode und anschließend den Code aus, den Sie auf die Vorlage anwenden möchten.
Der ausgewählte Genehmigungsablaufcode wird jetzt der Vorlage hinzugefügt und somit allen Belegen zugewiesen, die diese Vorlage verwenden.