Genehmigungsposten (Document Capture)
Auf der Seite Genehmigungsposten (Document Capture) können Sie alle für die Einkaufsgenehmigung erforderlichen Aktionen durchführen, sofern Sie als Genehmiger eingerichtet wurden.
Auf der Seite wird eine Liste aller Belege angezeigt, die von Ihnen genehmigt werden müssen. Sie können die Zeilen der einzelnen Belege bearbeiten (sofern Sie die entsprechenden Berechtigungen haben) und falls nötig Genehmigungsbemerkungen hinzufügen. Außerdem ist die Dokumentenvorschau in die Seite integriert, sodass Sie jeden einzelnen gescannten Beleg auf der rechten Seite des Bildschirms anzeigen können. Sie können die Genehmigung sogar bei Abwesenheit an andere Benutzer weiterleiten.
Die folgenden Abschnitte beschreiben die Funktionalität auf der Seite genauer.
Die Aktionsleiste
Die Aktionsleiste enthält eine Reihe häufig verwendeter Aktionen für die Einkaufsgenehmigung, die übersichtlich an einem Ort angeordnet sind. Die meisten Aktionen kommen von Continia Document Capture, während einige Standardaktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central hinzugefügt wurden, damit Sie leichten Zugriff darauf haben. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Aktionen mit einer Beschreibung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Liste bearbeiten | Mit dieser Aktion können Sie die Seite entweder bearbeiten oder vor dem Bearbeiten schützen. Wenn Sie beispielsweise die Belegzeilen im Inforegister Einkaufszeilen nicht bearbeiten können, wählen Sie Liste bearbeiten aus, um die Seite bearbeiten zu können. |
| Löschen | Mit dieser Aktion können Sie den Eintrag löschen, den Sie in der Liste der Genehmigungsposten ausgewählt haben. |
| Genehmigen | Mit dieser Aktion können Sie den Beleg des Eintrags löschen, den Sie in der Liste der Genehmigungsposten ausgewählt haben. |
| Ablehnen | Mit dieser Aktion können Sie den Beleg des Eintrags ablehnen, den Sie in der Liste der Genehmigungsposten ausgewählt haben. |
| Weiterleiten | Mit dieser Aktion können Sie den Beleg des ausgewählten Eintrags an einen anderen Benutzer zur Genehmigung weiterleiten. Dabei können Sie aus den folgenden drei Optionen auswählen, je nach Einrichtung:
|
| Abwarten | Mit dieser Aktion können Sie den Beleg auf Abwarten setzen, wenn Sie noch nicht zur Genehmigung bereit sind. Dies kann der Fall sein, wenn Sie zum Beispiel eine entsprechende Gutschrift erwarten oder mehr Zeit benötigen, um sich erforderliche Informationen zu beschaffen. Indem Sie den Beleg auf Abwarten setzen, signalisieren Sie den anderen Beteiligten, dass Sie den Beleg erhalten haben, aber möglicherweise die Genehmigungsfrist nicht einhalten können. Hinweis Wenn ein Beleg auf Abwarten gesetzt ist, kann der Bearbeitungsvorgang nicht abgeschlossen. Eine Einkaufsrechnung kann zum Beispiel nicht bezahlt werden, selbst wenn sie genehmigt wurde. Während der Genehmigung können Sie den Wartestatus des Belegs mithilfe des angezeigten Dialogfelds Abwarten entfernen aufheben. Dies richtet sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens. Wenn das Dialogfeld Abwarten entfernen nicht angezeigt werden soll, finden Sie weitere Informationen hierzu unter So richten Sie die Einkaufsgenehmigung ein. |
| Dokument | Mit dieser Aktion können Sie den zugehörigen Business Central-Beleg (z. B. Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift) öffnen. |
| Bemerkungen | Mit dieser Aktion können Sie dem ausgewählten Genehmigungsposten Bemerkungen hinzufügen oder vorhandene Bemerkungen anzeigen. Alle Genehmigungskommentare, einschließlich derer, die Sie hier eingeben, werden auch unten auf der Seite Genehmigungsposten (Document Capture) im Inforegister Genehmigungsbemerkungen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie auch unter Zusätzliche Funktionalität weiter unten. |
| Datei zeigen | Mit dieser Aktion können Sie die ursprüngliche PDF- oder XML-Datei öffnen und speichern, die zum Erstellen des ausgewählten Belegs verwendet wurde. |
| Anhänge | Mit dieser Aktion können Sie dem ausgewählten Genehmigungsposten Anhänge hinzufügen oder vorhandene Anhänge anzeigen. Auf der sich öffnenden Seite können Sie Anhänge einfach durch Ziehen in den grauen Bereich am unteren Rand hinzufügen. Alle Anhänge, einschließlich derer, die Sie hier hinzufügen, können auch über das Dropdown-Menü in der oberen linken Ecke der Dokumentenvorschau angezeigt oder heruntergeladen werden. Weitere Informationen finden Sie auch unter Zusätzliche Funktionalität weiter unten. |
| Eingehende E-Mail | Mit dieser Aktion können Sie die E-Mail öffnen, die die ursprüngliche PDF- oder XML-Datei enthält, die zum Erstellen des ausgewählten Belegs verwendet wurde. |
| Abwesenheitseinrichtung | Mit dieser Aktion können Sie festlegen, dass die Genehmigung bei Abwesenheit an andere Benutzer weitergeleitet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Geteilte Genehmigung für einzelne Benutzer bei Abwesenheit. |
Zusätzliche Funktionalität
Im Inforegister Einkaufszeilen können Sie die Zeilen des Belegs anzeigen, wie sie von Document Capture erfasst oder von anderen Benutzern bearbeitet/eingegeben wurden. Bei Bedarf können Sie die Zeilen auch selbst bearbeiten, um etwaige Fehler zu korrigieren oder um neue Zeilen hinzuzufügen. Dies ist möglich, sofern für Sie als Genehmiger die Option Darf Buchungszeilen editieren aktiviert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie Benutzer als Genehmiger ein.
Im Inforegister Genehmigungsbemerkungen sind alle Bemerkungen zu dem ausgewählten Genehmigungsposten in chronologischer Reihenfolge aufgeführt, zusammen mit Datum und Uhrzeit sowie den IDs der Benutzer, die die Bemerkungen hinzugefügt haben. Um eine neue Bemerkung hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Bemerkungen, um die Seite Genehmigungsbemerkungen zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus.
- Geben Sie Ihre Bemerkung ein und schließen Sie die Seite, um zur Seite Genehmigungsposten (Document Capture) zurückzukehren.
Ihre Bemerkung wird jetzt als letzte Bemerkung in der Liste der Bemerkungen im Inforegister Genehmigungsbemerkungen angezeigt.
Rechts auf der Seite zeigt die Dokumentenvorschau eine OCR-verarbeitete Version des zu genehmigenden Belegs an. Die Dokumentenvorschau auf der Seite Genehmigungsposten (Document Capture) ist nicht interaktiv wie im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte. Abgesehen davon ist sie jedoch identisch mit der Dokumentenvorschau auf diesen Seiten: Sie hat das gleiche Gesamterscheinungsbild, Sie können sie durch Ziehen des vertikalen Griffs auf der linken Seite in der Größe ändern, und sie verfügt über ein Dropdown-Menü mit Anhängen in der oberen linken Ecke. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenvorschau.
Siehe auch
Überblick über die Einkaufsgenehmigung
Verfügbare Genehmigungs-Clients