Manueller Belegabgleich

• 07/07/2022
• 5 Minuten Lesedauer

Beim manuellen Belegabgleich können Sie die Belege manuell auswählen, die miteinander abgeglichen werden sollen. Sie können beispielsweise bei einer eingehenden Einkaufsrechnung die abzugleichende Bestellung aus einer Liste offener Einkaufsbestellungen auswählen und so den Abgleichprozess selbst durchführen. Dies bietet sich besonders in Unternehmen an, in denen meist nur wenige Belege eingehen.

Abgleich ist nur in der Kategorie EINKAUF verfügbar und wird entweder auf der Seite Bestellabgleich oder der Seite Gutschrift Abgleich durchgeführt, je nachdem, welchen Belegtyp Sie im Belegjournal abgleichen möchten.

So gleichen Sie Belege manuell ab

Wenn Sie einen eingehenden Beleg (entweder eine Rechnung oder eine Gutschrift) mit zugehörigen Belegen abgleichen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.

3. Wählen Sie in der Belegliste den Beleg aus, den Sie mit anderen Belegen abgleichen möchten.

   Hinweis

   Der von Ihnen ausgewählte Beleg bestimmt, wo der Abgleich durchgeführt wird, mit welchen Belegtypen ein Abgleich durchgeführt werden kann und welche Zeilenabschnitte unter Abgleich Übersicht in Schritt 5 unten angezeigt werden:

   • Wenn Sie eine Rechnung auswählen, können Sie auf der Seite Bestellabgleich einen Abgleich mit Bestellungen und Einkaufslieferungen durchführen. Dies wird dann in den angezeigten Abschnitten entsprechend reflektiert.
   • Wenn Sie eine Gutschrift auswählen, können Sie auf der Seite Gutschrift Abgleich einen Abgleich mit Reklamationen und Rücksendungen durchführen. Dies wird dann in den angezeigten Abschnitten entsprechend reflektiert.

4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Bestellabgleich.

5. Unter Abgleich Übersicht werden in zwei Zeilenabschnitten relevante Zeilen aus zugehörigen Belegen aufgelistet, abhängig davon, welchen Belegtyp Sie oben in Schritt 3 ausgewählt haben. Wählen Sie in einem der Abschnitte die entsprechende(n) Belegzeile(n) aus und wählen Sie dann Zeile > Zeilen abgleichen.

   Hinweis

   Mit der Aktion Zeilen abgleichen wird das Feld Abgeglichene Menge der ausgewählten Zeile(n) mit der ausstehenden Menge aktualisiert. Wenn dieses Feld bereits einen Wert enthält, wird der Wert durch Auswahl von Zeilen abgleichen auf Null zurückgesetzt.

6. Wenn Sie Anpassungen an einigen Werten vornehmen müssen, beispielsweise aufgrund von Mengen- oder Preisabweichungen, können Sie die folgenden Felder manuell bearbeiten:

   • Abgeglichene Menge
   • EK-Preis (Rechnung) oder EK-Preis (Gutschrift)
   • Zeilenrabatt % (Rechnung) oder Zeilenrabatt % (Gutschrift)

7. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 6 für den anderen Zeilenabschnitt. Dies ist relevant, wenn Sie einen Abgleich mit beiden Zeilentypen durchführen müssen und wenn in beiden Abschnitten Zeilen zur Auswahl stehen.

   Tipp

   Wenn Sie weitere Informationen zu einer Belegzeile anzeigen möchten, wählen Sie die Zeile im entsprechenden Zeilenabschnitt aus und wählen Sie dann Zeile > Karte, um die Dokumentenkarte für diese Zeile zu öffnen.

Jede Zeile, für die Sie Zeilen abgleichen auswählen oder manuell einen Wert eingeben, wird fett dargestellt, um anzuzeigen, dass sie mit dem Beleg abgeglichen wurde. Darüber hinaus wird der abgeglichene Zeilenbetrag dem Betrag im Abschnitt Abgleich Übersicht oben hinzugerechnet, um den Status des Abgleichprozesses anzuzeigen:

Wenn die Differenz Null beträgt (oder innerhalb der von Ihnen festgelegten Abweichung liegt), haben Sie den Abgleichvorgang abgeschlossen. Sie können jetzt zurück zum Belegjournal navigieren, wo im Bemerkungsbereich unten ein neuer Eintrag Manueller Abgleich angezeigt wird.

Der Beleg kann jetzt zur weiteren Verarbeitung registriert werden.

Siehe auch

Zeilen beim Abgleich filtern
Umgang mit Abweichungen, einschließlich Teilabgleich