Belege aufteilen und zusammenführen

  • 11/11/2024
  • 9 Minuten Lesedauer

Einige der Dateien, die Sie scannen oder empfangen, bestehen möglicherweise aus mehreren Belegen, die in einer einzigen Datei zusammengefasst sind. Beispielsweise kann Ihnen ein Kreditor eine PDF-Datei mit mehreren Einkaufsrechnungen senden. In solchen Fällen können Sie die PDF-Datei in Continia Document Capture in mehrere separate Dokumente aufteilen.

Es ist auch möglich, zwei oder mehr separate PDF-Dateien zu einem einzigen Dokument zusammenführen. Dies ist beispielsweise dann notwendig, wenn Sie eine Rechnung mit Verkaufsbedingungen oder anderen zur Rechnung gehörenden Anlagen erhalten. Document Capture kann diese Anhänge mit der Rechnung zusammenführen, sodass keine separaten Dokumente im Belegjournal verbleiben.

Hinweis

Durch das Aufteilen und Zusammenführen von PDF-Dokumenten verändern Sie die Originalbelege. Wenn ein Originalbeleg ein Kreditorzertifikat enthält, verliert dieses seine Gültigkeit, sobald der Originalbeleg in mehrere kleinere Dokumente aufgeteilt oder mit anderen Dokumenten zusammengeführt wird.

Belege manuell aufteilen

So teilen Sie einen Beleg manuell auf:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Dokument und dann Teilen und zusammenführen aus.
  4. Wählen Sie in der Belegliste das Dokument aus, das Sie teilen möchten, und die Seite, ab der das Dokument geteilt werden soll. Beachten Sie, dass Sie die erste Seite des Dokuments nicht als Trennseite auswählen können.
  5. Wählen Sie in der Aktionsleiste Dokumente trennen aus. Das Dokument wird nun in zwei Teile geteilt und die Seite, die Sie ausgewählt haben, wird zur ersten Seite des neuen Dokuments.

Das neue Dokument wird mit einer neuen Belegnummer versehen, die unter Belegnr. in der Liste angezeigt wird.

Hinweis

Nur Belege mit mehreren Seiten können geteilt werden. Einzelne Seiten können nicht aufgeteilt werden.

Belege automatisch aufteilen

Sie können Belege auch automatisch aufteilen, indem Sie die Einstellungen der Einkaufsbelegkategorie entsprechend konfigurieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Öffnen Sie die entsprechende Belegkategorie. Um beispielsweise die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF, da dadurch das Belegjournal geöffnet wird), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
  3. Gehen Sie im Inforegister OCR-Verarbeitung zum Abschnitt PDF-Dokumente aufteilen und aktivieren Sie Automatisch. Es werden dann weitere Optionen angezeigt, die in der Tabelle unten beschrieben werden.

Die zusätzlichen Optionen ermöglichen es Ihnen, genau festzulegen, wie Ihre Dokumente aufgeteilt werden sollen. Alle Optionen werden unten erläutert:

OptionDefinition
Seite aufteilenMit dieser Option werden eingehende Belege aufgeteilt, wenn darin eine leere Seite erkannt wird. Als leere Seite gilt eine Seite mit weniger als 40 Zeichen.
Herkunfts-IDWenn Sie diese Option aktivieren, werden eingehende Belege aufgeteilt, wenn darin eine Herkunfts-ID identifiziert wird. Die Herkunfts-ID wird auf der Seite Belegkategorie unter Herkunftstabelle und Felder in den Feldern Tabellen und Primärschlüsselfeld ausgewählt. Bei Einkaufsrechnungen ist die standardmäßige Herkunfts-ID die Kreditornummer. Das heißt, dass Document Capture eingehende Belege immer dann aufteilt, wenn ein neuer Kreditor identifiziert wird.
Trennzeichen FelderMit dieser Option werden eingehende Belege aufgeteilt, wenn Document Capture ein Trennzeichenfeld erkennt. Sie können eigene Trennzeichenfelder wie folgt definieren: Wählen Sie auf der Seite Belegkategorie unter Vorlagen die jeweilige Vorlagenzeile > More-options-small und anschließend Bearbeiten. Wählen Sie unter Felder das Feld, dass Sie als Trennzeichenfeld verwenden möchten. Wählen Sie anschließend auf der Vorlagenfeldkarte unter Allgemein die Option Als Belegtrenner verwenden.

Möglicherweise wurde bereits ein Standardtrennfeld zugewiesen. Bei Einkaufsrechnungen ist das Standardtrennzeichenfeld die Rechnungsnummer. Das bedeutet, dass Document Capture eingehende Belege immer dann aufteilt, wenn ein anderer Wert im Feld Rechnungsnummer erkannt wird. Die Option Herkunfts-ID ist obligatorisch und wird automatisch aktiviert, wenn Sie Trennzeichen Felder aktivieren.
BarcodeWenn diese Option aktiviert ist, werden eingehende Belege immer dann aufgeteilt, wenn ein Barcode oder QR-Code identifiziert wird. Im darunter liegenden, optionalen Feld Barcode Text können Sie Informationen eingeben, die für dieses Feld angewendet werden sollen (siehe unten).
Barcode TextWenn Sie die Option Barcode aktivieren und das Feld Barcode Text ausfüllen, teilt Document Capture eingehende Belege auf, wenn ein angegebener Barcode oder QR-Code identifiziert wird.

Sie können auch Symbole bzw. Zeichen (sogenannte Operatoren) für die Teilung angeben, zum Beispiel:
  • DK* teilt eingehende Belege auf, wenn ein Barcode/QR-Code mit DK beginnt.
  • SHIP*&*2020 teilt eingehende Belege auf, wenn ein Barcode/QR-Code mit SHIP beginnt und mit 2020 endet.

Belege manuell zusammenführen

So führen Sie einen Beleg manuell zusammen:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Dokument und dann Teilen und zusammenführen aus.
  4. Wählen Sie in der Belegliste die Belege aus, die Sie zusammenführen möchten. Durch Drücken der Umschalttaste+Klicken können Sie mehrere Belege auswählen.1
  5. Nachdem Sie die Belege ausgewählt haben, die zusammengeführt werden sollen, wählen Sie in der Aktionsleiste Zusammenführen aus. Die Belege werden zu einem Dokument zusammengeführt und die einzelnen Belege werden in der Spalte Name wie folgt umbenannt: Die erste Seite des zusammengeführten Belegs wird entweder in Seite 1 umbenannt oder nach dem Kreditor benannt, während alle folgenden Seiten nach der Seitenzahl benannt werden, also beispielsweise Seite 2, Seite 3 usw.
  6. Optional: Sie können die Seiten des zusammengeführten Dokuments mit den Optionen Nach oben und Nach unten in der Aktionsleiste neu anordnen.2

Belege automatisch zusammenführen

Sie können Belege auch automatisch zusammenführen, indem Sie die Einstellungen der Vorlagenkarte entsprechend konfigurieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.

  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage > Vorlagenkarte aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.

  4. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Einstellung Aus der gleichen E-Mail zusammenführen.

    Hinweis

    Da es möglich ist, Rechnungen von mehreren Kreditoren an eine einzige E-Mail anzuhängen, muss Document Capture den Kreditor in jedem Beleg identifizieren können, um sie effektiv zusammenführen zu können.

    Wichtig

    Aus der gleichen E-Mail zusammenführen funktioniert nur, wenn Sie alle Dateien auf einmal über die Aktion Dateien importieren im Rollencenter importieren. Wenn Sie versuchen, mehrere Dateien zusammenzuführen, indem Sie den Stapel Bereit zum Import auswählen und die gewünschten Dateien auf der Seite Scannen & OCR auswählen, entstehen beim Import mehrere Dokumente.

  1. Die Belege müssen der Reihe nach zusammengeführt werden. Beispielsweise können die Belege 1, 2, 3 und 4 in der Liste zusammengeführt werden, die Belege 1 und 4 jedoch nicht.
  2. Die Optionen Nach oben und Nach unten können nur zum Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokuments verwendet werden. Einzelne Belege können mit dieser Funktion nicht in der Liste nach oben oder unten verschoben werden.