Administratoren über offene Belege benachrichtigen

• 10/07/2024
• 7 Minuten Lesedauer

Es ist möglich, E-Mails an bestimmte Administratoren bzw. Sachbearbeiter zu senden (z. B. Manager der Kreditorenbuchhaltung), um sie darüber zu benachrichtigen, dass Belege in Continia Document Capture registriert werden müssen. Um diese Benachrichtigungs-E-Mails (auch Status-E-Mails genannt) zu senden, müssen Sie zuerst einen Adminstrator als Kategorie-Manager (für jede Belegkategorie) bestimmen und das manuelle oder automatische Versenden von E-Mails einrichten.

Sie können auch benutzerdefinierte Erinnerungs-E-Mails mit unterschiedlicher Dringlichkeitsstufe einrichten, je nachdem, wie lange sich die einzelnen Belege bereits im Belegjournal befinden. Für jede Stufe können Sie einen spezifischen Text eingeben, der die zunehmende Wichtigkeit der Registrierung der Dokumente hervorhebt. Anschließend werden in festgelegten Abständen Erinnerungs-E-Mails mit Ihrem eingegebenen Text an den zuständigen Administrator versendet, bis die Dokumente registriert wurden.

So ordnen Sie Kategorie-Manager zu

Um einen Administrator als Kategoriemanager einzurichten, der Benachrichtigungs-E-Mails über nicht registrierte Belege erhält, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie die Kategorie aus, für die Sie einen Kategorie-Manager einrichten möchten. Beispielsweise die Kategorie EINKAUF (die Kategoriezeile, nicht der Code).
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Bearbeiten, um die Seite Belegkategorie zu öffnen.
4. Gehen Sie im Inforegister Allgemein zu Kategorie-Manager.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Benutzer aus, der über offene Belege benachrichtigt werden soll.
6. Schließen Sie die Seite Belegkategorie und wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für alle weiteren Kategorien, für die Sie einen Kategorie-Manager einrichten möchten.

Die ausgewählten Benutzer werden jetzt über Belege benachrichtigt, deren Registrierung im Belegjournal ausstehend ist, sofern Sie das manuelle oder automatische Versenden von Status-E-Mails eingerichtet haben.

So richten Sie Erinnerungs-E-Mails ein

Nachdem Sie einen oder mehrere Kategorie-Manager zugewiesen haben, können Sie eine oder mehrere benutzerdefinierte Erinnerungs-E-Mails einrichten, damit die Empfänger zum Handeln aufgefordert werden. So richten Sie Erinnerungs-E-Mails ein:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie E-Mail-Einrichtung für Erinnerung an offene Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um einen neuen Erinnerungs-E-Mail-Eintrag zu erstellen.

3. Geben Sie in der Spalte Mahnstufe die Stufe der Erinnerung an, indem Sie eine Ganzzahl eingeben. Da die Spalte Mahnstufe die Reihenfolge bestimmt, in der Erinnerungs-E-Mails versendet werden, ist die erste Stufe normalerweise mit 1 gekennzeichnet, und alle nachfolgenden Stufen werden mit fortlaufenden Nummern (2, 3 usw.) gekennzeichnet.

4. Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsformel die Zeit ein, die vergehen soll, bevor eine Erinnerungs-E-Mail dieser Stufe versendet wird. Dies wird ab dem Zeitpunkt des Dokumentimports berechnet.

   Hinweis

   Ihr Eintrag muss eine Ganzzahl sein, gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder J (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben. Zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).

5. Optional: Wenn Sie Kopien der Erinnerungs-E-Mails an andere Benutzer senden möchten, geben Sie entweder die ID dieses Benutzers in der Spalte Sende CC an Benutzer-ID ein oder wählen Sie sie aus.

6. Geben Sie in der Spalte E-Mail-Betreff den Text ein, der in der Betreffzeile aller auf dieser Stufe gesendeten Erinnerungs-E-Mails angezeigt werden soll.

7. Optional: Um den Textkörper einer der Erinnerungs-E-Mails anzupassen, wählen Sie die entsprechende Mahnstufe aus, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Vortext und/oder Nachtext aus. Geben Sie dann den Text ein, der im Text aller auf dieser Stufe gesendeten Erinnerungs-E-Mails angezeigt werden soll.

   Tipp

   Unter Vortext eingegebener Text wird oben in der E-Mail über der Tabelle mit den zur Registrierung ausstehenden Dokumenten angezeigt. Unter Nachtext eingegebener Text wird unten in der E-Mail unter der Dokumententabelle angezeigt.

So senden Sie Status-E-Mails

Status-E-Mails können entweder manuell von Ihnen oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen versendet werden. Beide Methoden werden nachfolgend beschrieben:

So senden Sie Status-E-Mails manuell:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Status E-Mails an Kategorie-Manager senden ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie OK.

Status-E-Mails werden dann an die von Ihnen zugewiesenen Kategorie-Manager gesendet.

Um Status-E-Mails automatisch mithilfe von Aufgabenwarteschlangen zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Status E-Mails an Kategorie-Manager senden ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie Planen aus.
3. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der späteren oder regelmäßigen Ausführung eines Berichts (Microsoft-Artikel).

Anschließend werden Status-E-Mails, entsprechend Ihrer festgelegten Einstellungen, an die von Ihnen zugewiesenen Kategorie-Manager gesendet.

Siehe auch

E-Mail-Benachrichtigungen