Anhänge exportieren
In diesem Artikel wird der Vorgang des Massenexports von Dokumentanhängen beschrieben, unabhängig davon, ob es sich um PDF- oder XML-Dateien handelt.
Diese Funktion ist insbesondere bei Betriebsprüfungen hilfreich, da mehrere Anhänge gleichzeitig abgerufen werden können – basierend auf ihrem Kreditornamen, ihrer Nummer, ihrem Buchungsdatum usw.
So exportieren Sie Anhänge
So exportieren Sie Dokumentanhänge in Continia Document Capture:
- Suchen Sie {({search}}) nach Anhänge exportieren und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Konfigurieren Sie im angezeigten Dialogfeld Anhänge exportieren die folgenden Einstellungen:
- Zugehörige Dokumente exportieren – wenn aktiviert, werden die Drag-and-Drop-Anhänge, die zu den Originaldokumenten gehören (z. B. die Rechnungen), in den Export einbezogen.
- Dateityp zum Exportieren – Wählen Sie den Typ des Anhangs aus, den Sie exportieren möchten. Wenn XML ausgewählt ist, wird die formatierte HTML-Datei ebenfalls in den Export einbezogen.
- Mit den Filtern Nr., Name und Datum sowie weiteren Filtern können Sie dann Ihre Auswahl an Anhängen eingrenzen. Um alle Dokumentanhänge zu exportieren, lassen Sie diese Filter leer.
- Klicken Sie auf OK, um den Exportvorgang zu starten. Klicken Sie alternativ auf Plan..., um ein anderes Datum und/oder eine andere Uhrzeit für den Export auszuwählen.
Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, listet Document Capture die Anzahl der verarbeiteten Anhänge und Kreditoren auf – und die exportierten Dokumentanhänge werden automatisch als ZIP-Datei gespeichert und heruntergeladen. Jeder Ordner in der ZIP-Datei stellt einen Anbieter dar, der anhand seiner Anbieternummer identifiziert werden kann.