Einkaufsverträge erstellen
Das Modul Einkaufsverträge ist wie Continia Document Capture und die meisten anderen Lösungen und Module von Continia direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert. Dort können Sie über das Symbol 
oder über die Stapelgruppe Einkaufsverträge im Rollencenter auf Document Capture zugreifen. Sie können diese beiden Zugriffsmethoden auch verwenden, um Einkaufsverträge zu erstellen, wie unten beschrieben.
Einkaufsverträge können folgendermaßen erstellt werden:
- Von Grund auf, von der Seite Einkaufsverträge aus
- Auf Basis eines Einkaufsbelegs, zum Beispiel vom Belegjournal aus
- Basierend auf Mustern in Ihrer Rechnungshistorie, die mithilfe künstlicher Intelligenz erkannt werden
Die ersten beiden Methoden werden unten detailliert beschrieben, während die dritte Methode Einkaufsverträge basierend auf der Rechnungshistorie erstellen beschrieben wird. In jedem Fall wird der Genehmigungsstatus eines neuen Einkaufsvertrags standardmäßig auf Genehmigung erforderlich gesetzt und das Nächste Genehmigungsdatum auf HEUTE, um sicherzustellen, dass mindestens eine Genehmigung erfolgt.
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag von Grund auf
Wenn Sie einen ganz neuen Einkaufsvertrag ohne einen vorhandenen Einkaufsbeleg (Rechnung oder Gutschrift) erstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Einkaufsverträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.Hinweis
Sie können diese Seite auch vom Rollencenter in Business Central aus öffnen: Wählen Sie dazu unter Einkaufsverträge den Stapel Alle aus. Die Seite, die Sie von hier aus öffnen, hat den Titel Alle. Sie ist jedoch ansonsten mit der Seite Einkaufsverträge identisch.
Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu, um die Seite Einkaufsvertrag zu öffnen.
Füllen Sie im Inforegister Allgemein die Felder nach Bedarf aus. Einige Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit, und es wird daher näher auf sie eingegangen:
Feld Beschreibung Einkäufercode (Genehmiger) Geben Sie in diesem Feld den Code der Person, die den neuen Vertrag überprüfen soll, ein oder wählen Sie sie aus. Preistyp In diesem Feld geben Sie an, ob die Beträge der Vertragszeilen genau mit den Beträgen der zugehörigen Rechnungs-/Gutschriftenzeilen übereinstimmen müssen, damit die Rechnungen/Gutschriften automatisch genehmigt werden (Fester Betrag), oder ob eine gewisse Betragsabweichung akzeptabel ist (Variabler Betrag).
Wenn Sie Variabler Betrag auswählen, ermittelt Document Capture anhand der unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegebenen Werte für die entsprechenden Zeilen (im Inforegister Zeilen), ob die zugehörigen Rechnungs-/Gutschriftzeilenbeträge innerhalb der zulässigen Abweichung liegen. Wenn Sie Fester Betrag auswählen, ignoriert Document Capture alle unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegebenen Werte.Abrechnungszeit-Code Geben Sie an, wie oft Sie Rechnungen/Gutschriften für diesen Vertrag vom Kreditor erwarten. Mit dieser Angabe wird der Jährliche Betrag für jede Zeile im Inforegister Zeilen zusammen mit den Feldern Menge und Einstandspreis berechnet. Hinweis
Um Ihre eigenen Abrechnungszeit-Codes zu erstellen, wählen Sie das Feld aus, um das Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie dann + Neu. Füllen Sie die Felder auf der Seite, die geöffnet wird, wie erforderlich aus. Unter Periodendatumsformel müssen Sie eine Ganzzahl eingeben, gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder Y (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen).
Auf derselben Seite können Sie auch angeben, wie oft der Vertrag überprüft werden muss. Dies können Sie im Feld Genehmigung angeben. Wenn Sie hier Datumsformel auswählen, geben Sie die Formel unter Datumsformel Genehmigung ein und beachten Sie dabei die oben genannten Richtlinien. Basierend auf Ihrer Eingabe in diesen beiden Feldern werden die entsprechenden Felder im Inforegister Genehmigungen ausgefüllt (siehe Schritt 4 unten).Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung Wählen Sie Ja aus, wenn Document Capture Rechnungen/Gutschriften nach der Registrierung automatisch genehmigen soll. Die Beträge der Rechnungs-/Gutschriftenzeilen müssen dann mit den entsprechenden Beträgen der Vertragszeilen innerhalb der Abweichung übereinstimmen, die unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % im Inforegister Zeilen definiert ist.
Je nachdem, ob Sie Ja oder Nein auswählen, gelten folgende Regeln:- Ja: Wenn Sie unter Preistyp > Fester Betrag ausgewählt und/oder unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % keinen Wert eingegeben haben, müssen die Beträge der Rechnungs-/Gutschriftenzeilen genau mit den Beträgen der Vertragszeilen übereinstimmen, damit die Rechnungen/Gutschriften automatisch genehmigt werden.
- Nein: Wenn Sie unter Preistyp > Variabler Betrag ausgewählt und/oder einen Wert unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegeben haben, werden diese Einstellungen vollständig ignoriert.
Füllen Sie im Inforegister Genehmigungen die Felder nach Bedarf aus:
Hinweis
Das Inforegister Genehmigungen wird nur angezeigt, wenn auf der Seite Einkaufsvertragseinrichtung die Option Einkaufsvertragsgenehmigung aktivieren aktiviert ist.
Feld Beschreibung Genehmigung Geben Sie an, wie oft der Einkaufsvertrag genehmigt werden muss. Die Standardoption ist Jährlich, sofern Sie dies nicht in Schritt 3 im Feld Abrechnungszeit-Code bearbeitet haben. Alle Änderungen, die Sie in den Feldern Genehmigung und Datumsformel Genehmigung unter Abrechnungszeit-Code vornehmen, werden hier automatisch ausgefüllt. Hinweis
Wenn Sie Datumsformel auswählen, wird das Feld Datumsformel Genehmigung angezeigt. Hier müssen Sie eine Formel eingeben. Geben Sie dafür eine Ganzzahl ein, gefolgt vonT (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Vierteljahr) oder J (Jahre) zum Beispiel, 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben, zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
Nächstes Genehmigungsdatum Gibt an, wann der Vertrag das nächste Mal genehmigt werden soll. Der Standardwert dieses Felds für einen neuen Vertrag ist Heute, wodurch sichergestellt wird, dass der Vertrag nach seiner Erstellung genehmigt wird. Anschließend hängt der Wert dieses Feldes davon ab, was Sie unter Genehmigung ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise Jährlich ausgewählt haben, ist der Standardwert der vorherige Wert von Nächstes Genehmigungsdatum plus ein Jahr. Geben Sie im Inforegister Zeilen die Zeilen ein, die Sie in den Rechnungen/Gutschriften vom Kreditor erwarten, indem Sie alle Felder wie erforderlich ausfüllen. Achten Sie besonders auf die folgenden Felder:
Feld Beschreibung Art Wählen Sie den Kontotyp aus, der dieser Zeile zugeordnet werden soll. Nr. Wählen Sie die Kontonummer aus, die dieser Zeile zugeordnet werden soll. Enddatum Gibt das Enddatum des Einkaufsvertrags an, der durch die Zeile dargestellt wird. Wenn im Feld Vertragsenddatum auf der Registerkarte Allgemein ein Datum angezeigt wird, wird dieses Datum automatisch in das Feld Enddatum eingetragen. Falls nicht, können Sie ein Datum manuell eingeben. Zusammen mit dem Feld Startdatum legt das Enddatum den Zeitraum fest, innerhalb dessen alle verknüpften Einkaufsbelege gebucht werden müssen. Hinweis
Wenn ein mit dieser Einkaufsvertragszeile verknüpfter Einkaufsbeleg ein Buchungsdatum außerhalb des Start- und Enddatums hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Ähnlich verhält es sich, wenn Sie das Feld Rechnungsdatum eines Einkaufsbelegs, der mit einem Einkaufsvertrag verknüpft ist, im Belegjournal bearbeiten. Wenn das neue Datum außerhalb des Start- und Enddatums der Vertragszeile liegt, wird im Abschnitt Bemerkungen des Belegjournals eine Fehlermeldung angezeigt.Einstandspreis Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, werden die Felder Betrag ohne MwSt. und Jährlicher Betrag (die beide nicht bearbeitet werden können) basierend auf Ihrer Eingabe automatisch ausgefüllt. Außerdem werden die beiden Felder automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Feld Menge bearbeiten. Der Wert des Felds Jährlicher Betrag basiert auch auf Ihrer Auswahl im Feld Abrechnungszeit-Code im Inforegister Allgemein. Max. erlaubte Zeilenabweichung % Wenn Sie hier einen Prozentsatz eingeben, werden die Beträge der Rechnungs-/Gutschriftenzeilen automatisch genehmigt, wenn sie mit den Beträgen der Vertragszeilen innerhalb des eingegebenen Abweichungsprozentsatzes übereinstimmen.
Wichtig
Dies gilt nur, wenn die Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein wie folgt vorgenommen wurden: Preistyp muss auf Variabler Betrag und Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung muss auf Ja festgelegt sein.
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag auf der Grundlage eines Belegs
Sie können Einkaufsverträge auf Grundlage eines Belegs mit deaktivierter oder mit aktivierter Zeilenerkennung in der entsprechenden Vorlage erstellen. Bei beiden Methoden werden dem Abschnitt Belegkopf im Belegjournal die beiden Werte automatisch hinzugefügt:
- Im Feld Kontoart wird der Wert Einkaufsvertrag hinzugefügt.
- Im Feld Kontonr. wird die Vertragsnummer hinzugefügt
So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag vom Belegjournal aus:
Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.
Wählen Sie in der Liste der Belege die Rechnung/Gutschrift aus, die Sie als Grundlage für Ihren Einkaufsvertrag verwenden möchten.
Wenn der Rechnung/Gutschrift noch keine Vorlage zugeordnet ist, müssen Sie durch Aktivierung der Felderkennung eine Vorlage zuordnen: Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Felder erkennen.
Wählen Sie in der Aktionsleiste Einkaufsvertrag > Erstelle Einkaufsvertrag, um die Seite Erstelle Einkaufsvertrag zu öffnen.
Hinweis
Die folgenden Felder auf der Seite Erstelle Einkaufsvertrag werden automatisch ausgefüllt, größtenteils mit Daten aus der Kopfzeile der ausgewählten Rechnung/Gutschrift:
- Beschreibung wird automatisch mit dem Wert Buchungsbeschreibung ausgefüllt.
- Einkäufercode wird automatisch mit dem Wert Einkäufer/Verkäufer ausgefüllt.
- Genehmigung wird automatisch mit der Standardoption Jährlich ausgefüllt.
Bearbeiten Sie bei Bedarf die automatisch ausgefüllten Felder, und füllen Sie die restlichen Felder aus.
Optional: Wenn Zeilenerkennung aktiviert ist, wählen Sie den Link unter dem Feld Preise inkl. MwSt., um die Seite Zugewiesene Betragszeilen zu öffnen. Hier können Sie die Beträge im Dokument überprüfen und die zugehörigen Felder Kontoart und Kontonr. bearbeiten. Es ist auch möglich, eine einzelne Vertragszeile mit dem Gesamtbetrag der Rechnung/Gutschrift und der angegebenen Kontoart und der angegebenen Kontonummer zu erstellen. Diese Zeile kann später bei Bedarf bearbeitet werden.
Optional: Aktivieren Sie die Einstellung Kaufvertrag als Standardkonto konfigurieren, um den erstellten Einkaufsvertrag als Standardkonto auf Vorlagenebene festzulegen.
Wählen Sie OK, um die Seite zu schließen und den Vertrag zu erstellen.
Wenn auf der Seite Erstelle Einkaufsvertrag die Option Einkaufsvertrag öffnen aktiviert ist, wird der Einkaufsvertrag geöffnet, sodass Sie ggf. Änderungen vornehmen und weitere Felder ausfüllen können. Dies wird in den Schritten 3–5 der Anleitung oben beschrieben. Sie müssen diese Methode verwenden, wenn Sie auf Grundlage dieses Vertrags Vertragsrechnungen erstellen möchten.
Siehe auch
Einkaufsverträge basierend auf der Rechnungshistorie erstellen
Genehmigung von Einkaufsverträgen
Vertragsrechnungen erstellen
Vertragsrechnungen genehmigen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen