Vertragsrechnungen erstellen
Eine Vertragsrechnung ist eine Rechnung, die mit einem Einkaufsvertrag verknüpft wurde. Beim Registrieren der Rechnung werden die Zeilen des Einkaufsvertrags automatisch in die Rechnung eingefügt.
Im ersten Schritt muss eine eingehende Rechnung mit einem Vertrag verknüpft werden, und im zweiten Schritt muss die Rechnung als Vertragsrechnung registriert werden. Bei der Registrierung wird die Vertragsrechnung als echte Geschäftseinheit in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt. Mit der Buchungseinrichtung können Sie Continia Document Capture auch so einrichten, dass die Verknüpfung zwischen der Rechnung und dem Vertrag bei der Registrierung automatisch erstellt wird. Dies ist unter So erstellen Sie eine Vertragsrechnung mit der Buchungseinrichtung beschrieben.
In diesem Artikel werden zur Veranschaulichung ausschließlich Rechnungen verwendet, da dies das mit Abstand häufigste Szenario ist. Die gleiche Funktionalität gilt jedoch auch für Vertragsgutschriften.
Wichtig
Damit die Zeilen des Vertrags automatisch in die Rechnung eingefügt werden, muss die Zeilenerkennung in der entsprechenden Vorlage deaktiviert werden.
So verknüpfen Sie einen Einkaufsvertrag mit einer Rechnung
Wenn eine Rechnung von einem Beleg erstellt wird, kann ein Einkaufsvertrag mit der eingehenden Rechnung entweder manuell oder automatisch von Document Capture verknüpft werden. Beide Methoden werden nachfolgend beschrieben:
Automatische Verknüpfung
Um den Vertrag automatisch mit der Rechnung zu verknüpfen, müssen Sie den Vertrag auf Grundlage einer Einkaufsrechnung erstellen, wie unter So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag auf der Grundlage eines Belegs beschrieben. Dadurch wird der Vertrag automatisch mit der Rechnung verknüpft und im Belegjournal werden dem Abschnitt Belegkopf der ausgewählten Rechnung die folgenden beiden Werte hinzugefügt:
- Im Feld Kontoart wird der Wert Einkaufsvertrag hinzugefügt.
- Im Feld Kontonr. wird die Vertragsnummer hinzugefügt
Manuelle Verknüpfung
Um den Vertrag manuell mit der Rechnung zu verknüpfen, müssen Sie diese beiden Werte hinzufügen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste der Belege die Rechnung aus, die Sie mit dem Vertrag verknüpfen möchten.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Einkaufsvertrag > Einkaufsvertrag auswählen.
- Wählen Sie auf der Seite Einkaufsvertragsauswahl einen Vertrag aus. Auf der Registerkarte Abgleich Übersicht helfen Ihnen die Felder Abzugleichender Betrag, Abgeglichener Betrag und Differenz dabei, den richtigen Vertrag auszuwählen, unabhängig davon, ob die Belegzeilen erkannt werden oder nicht.
Dadurch wird der Vertrag mit der Rechnung verknüpft, und diese kann anschließend als Vertragsrechnung registriert werden.
So registrieren Sie eine Rechnung als Vertragsrechnung
Nachdem Sie wie oben beschrieben einen Vertrag mit einer Rechnung verknüpft haben, können Sie die Rechnung als Vertragsrechnung in Business Central registrieren. Dazu müssen Sie die Rechnung einfach wie andere Rechnungen registrieren. Dadurch werden die Zeilen des Vertrags automatisch in die Rechnung eingefügt. Die Zeilen werden auf der Seite Einkaufsrechnung im Inforegister Zeilen unter einer übergeordneten Zeile angezeigt, die die Nummer des Einkaufsvertrags angibt, aus dem die Zeilen stammen.
Hinweis
Die in die Rechnung eingefügten Zeilen sind exakte Kopien der Zeilen im verknüpften Vertrag, wobei die Beträge basierend auf dem Status der Einstellung Belegbetrag verteilen auf der Seite Einkaufsvertragseinrichtung berechnet werden. Weichen die Beträge von Rechnung und Vertrag ab, werden Sie mit einem Dialogfeld darauf hingewiesen. Sie müssen dann manuelle Schritte zur Bestätigung ausführen.
So erstellen Sie eine Vertragsrechnung mit der Buchungseinrichtung
Sie können den Verknüpfungsprozess über die Buchungseinrichtung automatisieren. So können Sie festlegen, wie die Beträge eingehender Rechnungen bei der Registrierung verbucht werden. Sie können festlegen, dass die Beträge von einem bestimmten Einkaufsvertrag für alle Rechnungen mit der ausgewählten Vorlage übertragen werden. Damit richten Sie Document Capture so ein, dass automatisch eine Verknüpfung zwischen den Rechnungen und dem angegebenen Vertrag bei der Rechnungsregistrierung erstellt wird. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste der Belege die Rechnung aus, die Sie als Vertragsrechnung registrieren möchten.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage > Buchungseinrichtung.
- Wählen Sie in der Feldzeile Betrag ohne MwSt. unter Kontoart die Option Einkaufsvertrag aus.
- Wählen Sie unter Kontonr. den Vertrag aus, den Sie mit der ausgewählten Rechnung und mit allen anderen Rechnungen mit derselben Vorlage verknüpfen möchten.
- Schließen Sie die Seite Buchungseinrichtung, um zum Belegjournal zurückzukehren.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Registrieren, um die Rechnung zu registrieren.
Dadurch wird die Rechnung automatisch mit dem ausgewählten Vertrag verknüpft und die Zeilen des Vertrags in die Rechnung eingefügt. Die Zeilen werden auf der Seite Einkaufsrechnung im Inforegister Zeilen unter einer übergeordneten Zeile angezeigt, die die Nummer des Einkaufsvertrags angibt, aus dem die Zeilen stammen.
Hinweis
Die in die Rechnung eingefügten Zeilen sind exakte Kopien der Zeilen im verknüpften Vertrag, wobei die Beträge basierend auf dem Status der Einstellung Belegbetrag verteilen auf der Seite Einkaufsvertragseinrichtung berechnet werden. Weichen die Beträge von Rechnung und Vertrag ab, werden Sie mit einem Dialogfeld darauf hingewiesen. Sie müssen dann manuelle Schritte zur Bestätigung ausführen.
Siehe auch
Einkaufsverträge erstellen
Genehmigung von Einkaufsverträgen
Vertragsrechnungen genehmigen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen