Continia Web Approval Portal
Das Continia Web Approval Portal ist eine Website zur Genehmigung von Einkaufsdokumenten (einschließlich Einkaufsverträgen), Spesenabrechnungen und Verkaufsdokumenten aller Mandanten, auf die Sie Zugriff haben. Im blauen Band oben im Portal finden Sie für die Bereiche Einkauf, Expense Management, Verträge und Verkauf jeweils eine Registerkarte, sofern Sie alle relevanten Lösungen/Module aktiviert haben. Dieser Artikel konzentriert sich jedoch ausschließlich auf die Registerkarte Einkauf und die Genehmigung und Verwaltung von Einkaufsbelegen.
Im Web Approval Portal stehen zwei Ansichten zur Verfügung: klassisch und mandantenübergreifend. In diesem Artikel geht es hauptsächlich um die mandantenübergreifende Übersicht.
Hinweis
Informationen zum Einrichten des Web Approval Portals und zum Konfigurieren von Benutzern finden Sie unter Web-Genehmigung einrichten. Außerdem müssen Benutzer als Genehmiger eingerichtet sein, um das Portal verwenden zu können.
Einkaufsgenehmigung
Die Startseite des Bereichs Genehmigung ist die Seite Meine offenen Einkaufsgenehmigungen. Diese Seite bietet einen Überblick über die verschiedenen Dokumente, die genehmigt werden müssen, und dort können Sie verschiedene, häufig verwendete Genehmigungsaktionen durchführen.
Um weitere Übersichtsseiten zu öffnen, wählen Sie Meine offenen Einkaufsgenehmigungen. Dadurch wird ein Dropdown-Menü geöffnet, in dem die folgenden Seiten zur Auswahl angeboten werden:
| Seite/Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Systemansicht | Eine Abschnittsüberschrift. Dieser Abschnitt des Dropdown-Menüs enthält eine Liste aller verfügbaren Übersichtsseiten für die Einkaufsgenehmigung. |
| Einkaufsgenehmigungen in Vorbereitung | Auf dieser Seite werden alle Belege aufgelistet, für die Sie als Genehmiger zugewiesen wurden, jedoch nicht als erster Genehmiger im Genehmigungsablauf. Auf dieser Seite können keine Genehmigungsaktionen ausgeführt werden. |
| Meine offenen Einkaufsgenehmigungen | Die Hauptseite, auf der alle Belege aufgelistet sind, die auf Ihre Genehmigung warten. Auf dieser Seite können Sie Belege genehmigen, ablehnen, zur Genehmigung weiterleiten oder auf Abwarten setzen. |
| Meine verarbeiteten Einkaufsgenehmigungen | Eine Seite, die alle zu genehmigenden Belege auflistet, die entweder genehmigt oder abgelehnt wurden. Auf dieser Seite können keine Genehmigungsaktionen ausgeführt werden. |
| Alle geteilten Einkaufsgenehmigungen | Eine Seite, die alle zu genehmigenden Belege auflistet, die Sie gemeinsam mit einem anderen Genehmiger genehmigen können. Diese Belege können Sie genehmigen, auch wenn Sie nicht der ursprüngliche Genehmiger sind. Auf dieser Seite können Sie Belege genehmigen, ablehnen, zur Genehmigung weiterleiten oder auf Abwarten setzen. |
| Geteilte Einkaufsgenehmigungen | Eine Abschnittsüberschrift. Dieser Abschnitt des Dropdown-Menüs enthält eine Liste aller Benutzer, die Genehmigungen mit Ihnen geteilt haben. Wenn Sie einen Namen in der Liste auswählen, wird eine gefilterte Seite geöffnet, auf der nur die Belege angezeigt werden, die der ausgewählte Benutzer mit Ihnen geteilt hat. Auf jeder Seite in diesem Abschnitt können Sie Belege genehmigen, ablehnen, zur Genehmigung weiterleiten oder auf Abwarten setzen. |
Tipp
Durch Klicken auf das Home-Symbol oder den Text Continia Web Approval Portal oben links im blauen Menüband können Sie jederzeit schnell zur Seite Meine offenen Einkaufsgenehmigungen zurückkehren.
Die meisten Übersichtsseiten enthalten dieselben Genehmigungsaktionen und Sie können darauf mehr Details über die einzelnen Belege anzeigen und zusätzliche Genehmigungsaktionen ausführen. Im Folgenden wird die Standard-Startseite Meine offenen Einkaufsgenehmigungen als Beispiel verwendet.
Meine offenen Einkaufsgenehmigungen
Die Aktionsleiste der Seite Meine offenen Einkaufsgenehmigungen enthält die folgenden Genehmigungsaktionen:
- Genehmigen
- Ablehnen
- Delegieren
- Auf Abwarten setzen und genehmigen
- Auf Abwarten setzen
Diese Aktionen ermöglichen Ihnen es, Belege direkt von der Startseite aus zu bearbeiten. Sie werden unter Die Detailansicht weiter unten ausführlicher beschrieben.
Um die Anzahl der Genehmigungsposten pro Seite einzugrenzen, filtern Sie mit Typ auswählen nach dem Dokumenttyp oder mit Mandanten auswählen nach dem Mandanten.
In der Liste der Genehmigungsposten finden Sie die wichtigsten Details aller Belege, die zur Genehmigung anstehen, wie der Mandant, der Typ, der Name, der aktuellste Genehmigungskommentar und der Gesamtbetrag. Darüber hinaus können Sie in der Spalte Aktionen die Original-PDF- oder XML-Datei anzeigen oder herunterladen.
So können Sie die gewünschte Genehmigungsaktion von dieser Seite aus durchführen:
- Wählen Sie in der Liste den gewünschten Genehmigungsposten ganz links in der Spalte mit dem Häkchen in der Kopfzeile aus. Dadurch wird der gesamte Eintrag hervorgehoben.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste die Aktion aus, die Sie für den ausgewählten Eintrag ausführen möchten.
- Sie haben die folgenden Optionen:
- Wenn Sie Ablehnen, Auf Abwarten setzen und genehmigen oder Auf Abwarten setzen auswählen, wird ein Dialogfeld geöffnet. Wählen Sie einen Ursachencode aus (falls solche Codes eingerichtet wurden), fügen Sie einen Kommentar hinzu, und wählen Sie dann Weiter, um die Aktion zu bestätigen.
- Wenn Sie Weiterleiten wählen, öffnet sich ein anderes Dialogfeld. Wählen Sie den Namen des Benutzers aus, an den Sie die Genehmigungsanforderung weiterleiten möchten, oder geben Sie ihn ein, und wählen Sie dann die gewünschte Weiterleitungsaktion aus. Wenn erforderlich, fügen Sie unten einen Kommentar hinzu und wählen Sie dann Weiter, um die Aktion zu bestätigen.
Tipp
Sie können in der Liste der Genehmigungsposten mehrere Einträge gleichzeitig auswählen, um Genehmigungsaktionen für alle ausgewählten Einträge auf einmal durchzuführen. Um alle Einträge auf einmal auszuwählen, wählen Sie das Kontrollkästchen ganz links in der Kopfzeile aus. Mit diesem Häkchen können Sie außerdem die Auswahl aller Einträge aufheben.
Wenn Sie detailliertere Belegdetails und/oder zusätzliche Genehmigungsaktionen für einen bestimmten Genehmigungsposten benötigen, wählen Sie den Eintrag aus, um die Detailansicht zu öffnen. Diese wird in dem nächsten Abschnitt beschrieben.
Die Detailansicht
Die Detailansicht enthält zusätzliche Aktionen in der Aktionsleiste, eine Dokumentenvorschau auf der rechten Seite, Zugriff auf weitere Belegdetails, eine Liste aller Genehmigungsbemerkungen und Anhänge sowie die Möglichkeit, Bemerkungen und Dateien hinzuzufügen und Belegzeilen einzusehen oder zu bearbeiten, usw.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die verschiedenen Aktionen in der Aktionsleiste, wobei nicht alle für alle Dokumenttypen verfügbar sind:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Genehmigen | Genehmigt den Beleg eines offenen Genehmigungspostens. Wenn Sie einen Beleg genehmigen, versucht das Web Approval Portal, den nächsten Eintrag zu genehmigen, sofern die Einstellungen für die Geteilte Genehmigung dies zulassen. |
| Ablehnen | Lehnt den Beleg eines offenen Genehmigungspostens ab. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld einen Ursachencode aus (falls solche Codes eingerichtet wurden), fügen Sie einen Freitextkommentar hinzu, und wählen Sie dann Weiter, um die Aktion zu bestätigen. |
| Delegieren | Leitet den Beleg des offenen Postens an einen anderen Benutzer zur Genehmigung weiter. Dabei können Sie aus den folgenden drei Optionen auswählen, je nach Einrichtung:
|
| Auf Abwarten setzen und genehmigen | Setzt einen Beleg auf Abwarten und er wird gleichzeitig genehmigt. |
| Auf Abwarten setzen | Setzt den Beleg auf Abwarten, wenn Sie noch nicht zur Genehmigung bereit sind. Dies kann der Fall sein, wenn Sie zum Beispiel eine entsprechende Gutschrift erwarten oder mehr Zeit benötigen, um sich erforderliche Informationen zu beschaffen. Indem Sie den Beleg auf Abwarten setzen, signalisieren Sie den anderen Beteiligten, dass Sie den Beleg erhalten haben, aber möglicherweise die Genehmigungsfrist nicht einhalten können. Hinweis Wenn ein Beleg auf Abwarten gesetzt ist, kann der Bearbeitungsvorgang nicht abgeschlossen werden. Eine Einkaufsrechnung kann zum Beispiel nicht bezahlt werden, selbst wenn sie genehmigt wurde. Während der Genehmigung können Sie den Wartestatus des Belegs mithilfe des angezeigten Dialogfelds Abwarten entfernen aufheben. Dies kann manchmal erforderlich sein. Ob diese Einstellung verwendet wird, richtet sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens. Eine Anleitung, wie Sie das Dialogfeld Abwarten entfernen für Benutzer ausblenden, finden Sie unter So richten Sie die Einkaufsgenehmigung ein. |
| Vorlage verwenden | Teilt den Betrag des Belegs mithilfe eines Betragsverteilungscodes automatisch auf verschiedene Zeilen auf. Weitere Informationen finden Sie unter Betragsverteilungscodes verwenden und So aktivieren Sie Codes im Web Approval Portal. |
| Zurück | Geht zum vorherigen Genehmigungsposten in der Liste auf der Seite Meine offenen Einkaufsgenehmigungen. |
| Weiter | Geht zum nächsten Genehmigungsposten in der Liste auf der Seite Meine offenen Einkaufsgenehmigungen. |
| Herunterladen | Lädt die Original-PDF- oder XML-Datei herunter. |
| Gesamter Bildschirm | Zeigt ein Vollbild der Original-PDF- oder XML-Datei an. |
Die Dokumentenvorschau auf der rechten Seite zeigt eine OCR-verarbeitete Version des zu genehmigenden Belegs an. Diese Dokumentenvorschau ist nicht interaktiv wie im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte in Continia Document Capture.
Der Hauptbereich der Detailansicht, links neben der Dokumentenvorschau hat als Überschrift den Namen des Kreditors, und rechts daneben werden die Belegwährung und der Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer angezeigt. Direkt unter der Kopfzeile finden sich wichtige Belegdetails, die je nach Dokumenttyp ebenfalls unterschiedlich sind:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Die Art des Einkaufsvertrages. Beispielsweise eine Ausgabe oder ein Kauf. |
| Nummer | Die Belegnummer, wie sie in Document Capture registriert ist (Belegnr.). |
| Kreditorenname | Der Name des mit dem Beleg verknüften Kreditors. |
| Beschreibung | Die Beschreibung des Belegs. |
| Kostenkategorie | Die Beschreibung des Belegs. |
| Vertragsbeginn | Das Datum, ab dem der Vertrag gültig ist. |
| Preistyp | Definiert, ob ein Einkaufsvertrag einen festen oder variablen Betrag hat. |
| Abrechnungszeitraum | Der Abrechnungszeitraum für einen Einkaufsvertrag. |
| EK-Preise inkl. MwSt. | Gibt an, ob die Beträge im Beleg Mehrwertsteuer enthalten. |
| Datum | Das Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde, wie im Einkaufsbeleg angegeben. |
| Fälligkeitsdatum | Das Datum, an dem der Betrag im Beleg bezahlt werden muss. |
| Genehmiger | Eine Liste aller Genehmiger, die an der Genehmigung des Belegs beteiligt sind. Der Genehmiger, dessen Name fett unterlegt ist, hat den Beleg zur Genehmigung. Tipp Wenn Sie das i-Symbol rechts neben Genehmiger auswählen, wird ein Fenster angezeigt, das den Genehmigungsverlauf des Belegs zeigt. Sie können zum Beispiel sehen, wann der Beleg empfangen und genehmigt wurde (Datums- und Zeitstempel) und von wem. |
Auf der rechten Seite des Hauptbereichs befindet sich eine Liste der Kommentare und/oder Anhänge, die dem Beleg hinzugefügt wurden, einschließlich Datums- und Zeitstempel und den Namen der Genehmiger, die die Kommentare oder Anhänge hinzugefügt haben. Mit den Filtern Alle, Kommentare und Anhänge können Sie die Liste entsprechend filtern.
Um dem Beleg eine Bemerkung hinzuzufügen, wählen Sie das Textfeld oben in diesem Abschnitt aus und geben Sie den gewünschten Text ein. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern oder drücken Sie die Eingabetaste, um die Bemerkung zu senden. Sie können dasselbe Feld verwenden, um einen Anhang hinzuzufügen, indem Sie die Büroklammer auswählen, die Datei auswählen, die Sie anhängen möchten, und dann Öffnen auswählen. Sie können die entsprechende Datei auch per Drag & Drop in den Bereich für Kommentare und Anhänge ziehen und so hinzufügen. Alle hinzugefügten Kommentare und Anhänge werden in der Liste unterhalb des Feldes aufgeführt.
Im Abschnitt Rechnungszeilen können Sie die Zeilen des Belegs anzeigen, wie sie von Document Capture erfasst oder von anderen Benutzern bearbeitet/eingegeben wurden. Bei Bedarf können Sie die Zeilen auch bearbeiten, um etwaige Fehler zu korrigieren oder um Zeilen hinzuzufügen. Dies ist möglich, sofern für Sie als Genehmiger die Option Darf Buchungszeilen editieren aktiviert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie Benutzer als Genehmiger ein.
Der Abschnitt Gesamtbeträge enthält alle relevanten Informationen über die Beträge des Belegs, einschließlich der importierten und zugewiesenen Beträge, und gegebenenfalls die Differenzen.
Hinweis
Wenn ein Kreditor Ihnen einen Einkaufsbeleg schickt, zum Beispiel eine Rechnung, registriert Document Capture den Gesamtbetrag dieser Rechnung automatisch und kopiert ihn in die entsprechende Einkaufsrechnung, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt wird. Anhand des Betrags der ursprünglichen Rechnung, das heißt des importierten Betrags, wird überprüft, ob die Summe aller Zeilen mit dem Betrag des importierten Belegs übereinstimmt. Dieser Betrag kann von bestimmten Benutzern bei Bedarf geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Importierte Beträge anpassen.
Archiv
Im Bereich Archiv können Sie nach bereits freigegebenen Einkaufsgenehmigungsdokumenten suchen. Um den Bereich Archiv zu öffnen, wählen Sie die Option Archiv aus dem Einkaufsmenü im blauen Band oben im Portal.
Mit den folgenden Suchkriterien können Sie nach archivierten Belegen suchen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Suche nach | Geben Sie an, nach welcher Art von Einkaufsbelegen Sie suchen möchten. Sie können zwischen Rechnungen und Gutschriften wählen. |
| Kreditor | Geben Sie den Namen eines Kreditors ein, um nach Einkaufsbelegen zu suchen, die von diesem Kreditor gesendet wurden. |
| Buchungsdatum | Geben Sie Start- und Enddaten ein oder wählen Sie sie aus, um nach Belegen mit Buchungsdaten innerhalb des angegebenen Zeitraums zu suchen. |
| Unsere Rechnungsnummer | Geben Sie eine Belegnummer ein, um nach Einkaufsbelegen zu suchen, deren Feldwert Belegnummer mit der eingegebenen Nummer übereinstimmt. |
| Kreditoren Rechnungsnummer | Geben Sie eine Belegnummer ein, um nach Einkaufsbelegen zu suchen, deren Feldwert Kred.-Rechnungsnr. mit der eingegebenen Nummer übereinstimmt. |
Je mehr Suchkriterien Sie eingeben, desto präziser ist Ihre Suche. Wenn Sie alle relevanten Suchkriterien eingegeben haben, wählen Sie oben links Suche aus. Anschließend listet das Web Approval Portal alle Belege auf, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
Das Mandantenübersichtsmenü
Hinweis
Dieses Menü ist nur verfügbar, wenn Sie auf der Seite Einstellungen des Web Approval Portals die klassische Ansicht ausgewählt haben. Standardmäßig ist das mandantenübergreifende Dashboard ausgewählt.
Das Menü mit der Mandantenübersicht in der oberen rechten Ecke des Portals zeigt Ihre Mandanten an und wie viele Belege jeweils für jeden Mandanten zur Genehmigung ausstehen. Durch Auswählen von [Anzahl] [Belegtyp] für Genehmigung können Sie das Menü ausklappen und sehen, wie die Belege auf die Mandanten verteilt sind. Beispielsweise sehen Sie im Menü mit der Mandantenübersicht, dass ein Mandant 10 Belege zur Genehmigung hat. Beim Ausklappen des Menüs sehen Sie dann die folgende Verteilung:
Mandantenname
10 Belege für Genehmigung
- 5 Einkäufe
- 3 Belege
- 2 Pauschalen
Diese Verteilung kann man auch im blauen Menüband sehen (das heißt, die Anzahl der Belege pro Registerkarte) und in den grünen Optionen in den Untermenüs (das heißt, die Anzahl der zu genehmigenden Belege für jeden Belegtyp). Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel, wie das blaue Menüband einschließlich der Untermenüs aussehen könnte:
| Einkauf (5) | Expense Management (5) | Verkauf (1) |
|---|---|---|
| Einkaufsmenü Genehmigung (5) | Expense Management-Menü Belege (3) Fahrstrecken (0) Pauschalen (2) Abrechnungen (0) | Verkaufsmenü Bestellungen (1) |
Anhand der Zahlangaben in Klammern können Sie leicht sehen, wo die zu genehmigenden Belege zu finden sind. Zusammen mit dem Mandantenübersichtsmenü geben sie Ihnen einen guten Überblick über die Verteilung Ihrer Genehmigungsaufgaben.
Wenn Sie einen bestimmten Belegtyp im erweiterten Mandantenübersichtsmenü auswählen, öffnet sich die entsprechende Belegliste. Sie können auch den Mandantennamen in der erweiterten oder der reduzierten Version des Menüs auswählen, um die Belegliste mit der höchsten Priorität zu öffnen, die Belege zur Genehmigung enthält. Welche Belegliste geöffnet werden soll, wird gemäß der folgenden Hierarchie bestimmt:
- Einkaufsmenü – Genehmigung
- Expense Management-Menü – Belege
- Expense Management Menü – Fahrstrecken
- Expense Management-Menü – Pauschalen
- Expense Management-Menü – Abrechnungen
Wenn in den Beleglisten der nächsthöheren Hierarchie keine Belege zur Genehmigung anstehen, wird der nächste in der Hierarchie geöffnet, wenn Sie den Mandantennamen in der Mandantenübersicht auswählen. Selbst ein einzelner zu genehmigender Beleg in einer Liste mit hoher Priorität hat Vorrang vor einer Liste mit niedrigerer Priorität, die mehrere zu genehmigende Belege enthält. Wenn Sie beispielsweise 25 Belege zur Genehmigung haben, aber nur einen Einkaufsbeleg, wird die Liste Einkaufsmenü – Genehmigung trotzdem geöffnet, da sie in der Hierarchie höher eingestuft ist.
Siehe auch
Überblick über die Einkaufsgenehmigung
Verfügbare Genehmigungs-Clients