Der Document Capture-Bereich im Business Central-Rollencenter

• 01/10/2024
• 11 Minuten Lesedauer

Continia Document Capture verbessert die Benutzeroberfläche und Funktionalität von Microsoft Dynamics 365 Business Central erheblich, indem einige der Standard-Rollencenter in Business Central erweitert werden. Dabei wird ein völlig neuer Bereich mit einer Reihe nützlicher Stapel und Aktionskacheln hinzugefügt, die Ihnen die Verarbeitung Ihrer eingehenden Belege erleichtern.

Dieser Bereich, Continia Document Capture Aktivitäten, ist in mehrere Gruppen von Stapeln unterteilt, von denen jede mehrere relevante Stapel oder Aktionskacheln enthält. Diese werden weiter unten im Abschnitt Der Bereich „Continia Document Capture Aktivitäten“ beschrieben.

Die folgenden Standard-Rollencenter in Business-Central werden mit diesem Bereich erweitert:

• Buchhalter (ACCOUNTANT)
• Buchhaltungs-Manager (ACCOUNTING MANAGER)
• Kreditorenkoordinator (AP COORDINATOR)
• Buchhalter (BOOKKEEPER)
• Geschäftsführer (BUSINESS MANAGER)

Der Bereich „Continia Document Capture Aktivitäten“

Der Bereich Continia Document Capture Aktivitäten im Rollencenter umfasst die folgenden fünf Stapelgruppen:

• Belege
• Einkaufsgenehmigung - Rechnungen
• Einkaufsgenehmigung - Gutschriften
• Einkaufsverträge
• Aktionen

Jede dieser Stapelgruppen enthält mehrere relevante Stapel oder Aktionskacheln. Diese werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Die Gruppe „Belege“

Die Stapelgruppe Belege enthält vier Stapel und bietet einen Überblick darüber, wie viele Belege auf die OCR-Verarbeitung warten, wie viele zum Import und zur Registrierung bereit sind und wie viele Ihnen zugewiesen sind.

Wenn Sie Warten auf OCR oder Bereit zum Import auswählen, wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Belegkategorien aufgeführt sind. In der Spalte Belege für OCR können Sie sehen, wie viele Belege für jede Kategorie auf die OCR-Verarbeitung warten. Wenn ein Beleg mit OCR verarbeitet wurde, wird er in die Spalte Belege für Import verschoben. Wenn bei der OCR-Verarbeitung ein Problem mit einem Beleg aufgetreten ist, wird dieser in die Spalte Fehlerhafte Belege verschoben, wo Sie ihn dann manuell verarbeiten müssen.

Durch Auswählen von Bereit zur Registrierung wird das Belegjournal geöffnet, wo importierte Belege verarbeitet und die darin enthaltenen Textinformationen erfasst werden. Hinweis: Wenn Sie über das Rollencenter so auf das Belegjournal zugreifen, heißt die geöffnete Seite Bereit zur Registrierung und nicht Belegjournal. Es handelt sich jedoch um das Belegjournal. Weitere Informationen zum Belegjournal und seiner Verwendung finden Sie unter Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten.

Durch Auswählen von Mir zugewiesen wird die Seite Mir zugewiesen geöffnet, auf der Sie Ihnen zugewiesene Belege anzeigen, bearbeiten und neu zuweisen sowie deren Zuweisung aufheben können. Die hier angezeigten Belege wurden Ihnen von Mitarbeitenden aus einem bestimmten Grund zugewiesen, z. B. weil Sie sich besser damit auskennen. Es handelt sich hierbei nicht um Belege, die genehmigt werden müssen.

Die Gruppe „Einkaufsgenehmigung - Rechnungen“

Die Stapelgruppe Einkaufsgenehmigung – Rechnungen ist für Einkaufsrechnungen vorgesehen und enthält drei Stapel. Sie bietet einen Überblick darüber, wie viele Rechnungen offen sind, wie viele zur Genehmigung bereit sind und wie viele freigegeben wurden.

Durch Auswählen von Offene Rechnungen wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Rechnungen mit dem Status Offen aufgelistet sind. Die Seite Offene Rechnungen ist im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsrechnungen, da sie nur offene Rechnungen und keine Rechnungen mit anderem Status anzeigt.

Durch Auswählen von Rechnungen zur Genehmigung wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Rechnungen mit dem Status Genehmigung ausstehend aufgelistet sind. Wie die oben beschriebene Seite Offene Rechnungen ist die Seite Rechnungen zur Genehmigung im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsrechnungen, da sie nur Rechnungen mit ausstehender Genehmigung und keine Rechnungen mit anderem Status anzeigt.

Durch Auswählen von Freigegebene Rechnungen wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Rechnungen mit dem Status Freigegeben aufgelistet sind. Wie die oben beschriebenen Seiten Offene Rechnungen und Rechnungen zur Genehmigung ist die Seite Freigegebene Rechnungen im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsrechnungen, da sie nur Rechnungen anzeigt, die für die nächste Verarbeitungsstufe freigegeben wurden, und keine Rechnungen mit anderem Status.

Die Gruppe „Einkaufsgenehmigung - Gutschriften“

Die Stapelgruppe Einkaufsgenehmigung – Gutschriften ist für Gutschriften vorgesehen und enthält drei Stapel. Sie bietet einen Überblick darüber, wie viele Gutschriften offen sind, wie viele zur Genehmigung bereit sind und wie viele für den nächsten Verarbeitungsschritt freigegeben wurden.

Durch Auswählen von Offene Gutschriften wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Gutschriften mit dem Status Offen aufgelistet sind. Die Seite Offene Gutschriften ist im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsgutschriften, da sie nur offene Gutschriften und keine Gutschriften mit anderem Status anzeigt.

Durch Auswählen von Gutschriften zur Genehmigung wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Gutschriften mit dem Status Genehmigung ausstehend aufgelistet sind. Wie die oben beschriebene Seite Offene Gutschriften ist die Seite Gutschriften zur Genehmigung im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsgutschriften, da sie nur Gutschriften mit ausstehender Genehmigung und keine Gutschriften mit anderem Status anzeigt.

Durch Auswählen von Freigegebene Gutschriften wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Gutschriften mit dem Status Freigegeben aufgelistet sind. Wie die oben beschriebenen Seiten Offene Gutschriften und Gutschriften zur Genehmigung ist die Seite Freigegebene Gutschriften im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsgutschriften, da sie nur Gutschriften anzeigt, die für die nächste Verarbeitungsstufe freigegeben wurden, und keine Gutschriften mit anderem Status.

Die Gruppe „Einkaufsverträge“

Mit der Stapelgruppe Einkaufsverträge werden Einkaufsverträge verwaltet und sie enthält vier Stapel: Alle, Genehmigung fällig, Genehmigung erforderlich oder Genehmigung ausstehend. Diese geben einen Überblick darüber, wie viele Verträge insgesamt vorliegen, wie viele bis zum nächsten Genehmigungstermin fällig sind, wie viele den Status Genehmigung erforderlich haben bzw. wie viele den Status Genehmigung ausstehend haben.

Durch Auswählen einer der vier Stapel wird die Seite Einkaufsverträge geöffnet. Der Name und der Filter sind je nach Auswahl unterschiedlich; das Gesamtlayout ist jedoch immer gleich. Weitere allgemeine Informationen über Einkaufsverträge finden Sie unter Überblick über Einkaufsverträge.

Die Gruppe „Aktionen“

Die Stapelgruppe Aktionen enthält fünf Aktionskacheln, mit denen Sie verschiedene Aufgaben und Vorgänge ausführen können:

Siehe auch

OCR-Verarbeitung von Belegen