Verbesserte Zeilenerkennung

• 20/09/2024
• 20 Minuten Lesedauer

Basierend auf den Zeilendaten, die durch künstliche Intelligenz (KI) erfasst werden, kann Document Capture mehr Daten in den Zeilen eingehender Dokumente erfassen, und die erfassten Daten sind erheblich genauer als zuvor.

Dies sind einige der wichtigsten Funktionen:

• KI-basierter Assistent für die Erkennung von Zeilen, der Sie über mögliche Verbesserungen informiert
• Kombination von KI und manueller Erfassung

  Hinweis

  Diese beiden Funktionen stehen allen Kunden zur Verfügung, die die Continia Cloud OCR-Engine verwenden.

• Unterstützung für die Erfassung von Zeilen, die sich über mehrere Reihen erstrecken
• Relative Zeilenerfassung einschließlich der Möglichkeit, Feldsuchtexte auf Zeilenebene zu erfassen
• Option zum Ausfüllen leerer Felder basierend auf Formeln oder anderen Feldern
• Erfassen von Teilwerten mithilfe entsprechender Formeln

Alle diese Verbesserungen werden in den Abschnitten unten ausführlicher beschrieben.

Das folgende Video beschreibt die wichtigsten Funktionen der verbesserten Zeilenerkennung:

So wenden Sie Verbesserungsvorschläge an

Um Ihnen einen schnellen Einstieg in diese Funktionen zu ermöglichen und Sie bei deren Anwendung zu unterstützen, bietet Document Capture einen KI-basierten Assistenten, der automatisch verbesserungswürdige Bereiche der Zeilenerkennung identifiziert und Sie dann darüber informiert. Wenn Sie die Benachrichtigung auswählen, wird Ihnen eine Liste mit Vorschlägen zum Aktualisieren der zugewiesenen Vorlage angezeigt, um mehr Zeilendetails präzise zu erfassen. Sie können dann frei entscheiden, ob Sie diese Vorschläge anwenden möchten. Dies wird in der folgenden Anleitung beschrieben.

Beachten Sie, dass es sich bei allen Vorschlägen um Schnellanleitungen handelt, um Ihnen die gewünschte Zeilenerkennung mit Document Capture zu ermöglichen. Die jeweiligen Verbesserungsvorschläge können jedoch auch auf herkömmliche Weise in der Einrichtung konfiguriert werden, wie in anderen Abschnitten weiter unten beschrieben.

So wenden Sie Vorschläge des Assistenten für die Zeilenerkennung an:

1. Führen Sie die Schritte 1-5 der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.
2. Wenn die Funktion Verbesserungen hinsichtlich der Zeilenerkennung identifiziert, erscheint oben eine Benachrichtigung mit einigen Vorschlägen. Wählen Sie Vorschläge anzeigen aus, um die Seite Vorlagenvorschläge zu öffnen.
3. Suchen Sie in der Liste der Vorschläge den/die Vorschläg(e), den/die Sie anwenden möchten, und aktivieren Sie dann das/die entsprechende(n) Kästchen in der Spalte Übernehmen.

   Tipp

   Wenn Sie mehr über einen Vorschlag erfahren möchten, bevor Sie ihn anwenden, wählen Sie in der Spalte ganz rechts für diesen Vorschlag Details anzeigen aus, um ein Dialogfeld mit weiteren Informationen zu öffnen. Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen und zur Seite Vorlagenvorschläge zurückzukehren.

4. Um die Seite zu schließen und die Einstellungen anzuwenden, wählen Sie Fertig.

Die vom KI-basierten Assistenten vorgeschlagenen Verbesserungen werden jetzt angewendet. Um eine Übersicht aller von Ihnen angewendeten Vorschläge anzuzeigen, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Aktionen > Funktionen > Angewendete Vorschläge anzeigen. Dadurch wird die Seite Vorlagenvorschläge geöffnet, die einen vollständigen Überblick bietet.

So verwenden Sie KI-Zeilenerkennung

Wenn Document Capture mehrere Beträge erkennt, die mit dem Gesamtbetrag des Belegs übereinstimmen, wird Ihnen vorgeschlagen, die KI-Zeilenerkennung zu verwenden, um den Vorgang zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die KI-Zeilenerkennungsfunktion ist jedoch völlig optional und kann in Kombination mit der herkömmlichen Methode verwendet werden. Sie können also Suchtexte und Werte, die die KI-gesteuerte Zeilenerkennungsfunktion nicht identifizieren konnte, manuell erfassen.

Um die Felder eines Belegs mit der AI-Zeilenerkennung zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Führen Sie die Schritte 1-5 der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Benachrichtigung oben auf der Seite Vorschläge anzeigen aus, um die Seite Vorlagenvorschläge zu öffnen.
3. Suchen Sie in der Liste der Vorschläge nach Verwenden Sie KI als Methode zur Zeilenerkennung und aktivieren Sie anschließend das entsprechende Kontrollkästchen in der Spalte Übernehmen.

   Tipp

   Sie können die KI-Zeilenerkennung auch direkt im Inforegister Allgemein aktivieren: Gehen Sie zu Zeilen erkennen und wählen Sie KI im Dropdown-Menü.

4. Wählen Sie Fertig, wenn Sie fertig sind, um die Seite zu schließen und die Einstellung anzuwenden.
5. Wenn die KI-Zeilenerkennungsfunktion einige Zeilendaten nicht erkennt, können Sie die Daten manuell auswählen, indem Sie die Schritte 6 bis 9 der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung befolgen.

Wenn alle Zeilendaten durch die KI-Funktion und/oder manuell von Ihnen korrekt erfasst wurden, ist der Beleg zur weiteren Verarbeitung bereit.

So erfassen Sie Zeilen, die sich über mehrere Reihen erstrecken

Einige Zeilen in Einkaufsbelegen enthalten mehrere Textreihen. Beispielsweise kann die Artikelnummer in einer höheren Reihe stehen als die Artikelmenge. Mit der herkömmlichen Zeilenerkennung lassen sich derartige Layouts nur schwer erfassen. Mit der erweiterten Zeilenerkennung stellen sie jedoch in der Regel kein Problem dar. Wenn Document Capture ein mögliches Problem mit Zeilen erkennt, die sich über mehrere Zeilen erstrecken, wird Ihnen vorgeschlagen, diese Funktion zu aktivieren, um das Problem zu beheben.

So erfassen Sie Zeilen, die sich über mehrere Reihen erstrecken:

1. Folgen Sie der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung, um die Dokumentenkarte zu öffnen, orangefarbene Kästchen um die Überschriften zu zeichnen und die Zeilenerkennung durchzuführen.
2. Wenn Document Capture feststellt, dass sich eine oder mehrere Zeilen im Beleg über mehrere Reihen erstrecken können, wird oben auf der Seite eine Benachrichtigung mit Vorschlägen zur Verbesserung der Zeilenerkennung angezeigt. Wählen Sie in der Benachrichtigung Vorschläge anzeigen aus, um die Seite Vorlagenvorschläge zu öffnen.
3. Suchen Sie in der Liste der Vorschläge nach Aktivieren Sie die Zeilenerfassung, um mehrere Textzeilen zu umfassen und aktivieren Sie anschließend das entsprechende Kontrollkästchen in der Spalte Übernehmen.
4. Wählen Sie Fertig, wenn Sie fertig sind, um die Seite zu schließen und die Einstellung anzuwenden.

   Hinweis

   Dadurch wird das Feld Zeilenwert geht über mehrere Zeilen auf der Vorlagenkarte aktiviert. Sie können dies auch direkt aktivieren, ohne die Benachrichtigung des Assistenten zu verwenden: Wählen Sie auf der Dokumentenkarte in der Aktionsleiste Vorlage > Vorlagenkarte, um die Vorlagenkarte zu öffnen. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein den Schalter Zeilenwerte geht über mehrere Zeilen.

Die relevanten Werte unter den orange-umrahmten Spaltenüberschriften werden dann automatisch für jede Zeile im Beleg in die entsprechenden Felder im Inforegister Zeilen übertragen. Außerdem werden dieselben Werte in der Dokumentenvorschau von blauen Kästchen umrahmt. Beachten Sie, dass Sie in Schritt 3 oben möglicherweise zusätzliche Vorschläge anwenden müssen (z. B. eine oder mehrere Regeln), damit Document Capture genau bestimmen kann, welche Werte für die Erfassung relevant sind.

So verwenden Sie relative Zeilenerfassung

Wenn ein eingehender Beleg ein ungewöhnliches Layout aufweist, beispielsweise ein Format, bei dem sich die Zeilen über mehrere Reihen erstrecken, werden häufig nicht alle Zeilendetails erfasst Die Zeilendaten, die beim ersten Versuch nicht erfasst wurden, können jetzt mithilfe der relativen Zeilenerfassung erfasst werden.

Nachdem Sie durch Erfassen der wichtigsten Details (beispielsweise mithilfe der oben beschriebenen Funktion zum Erfassen mehrerer Zeilen) definiert haben, wo sich die Zeilen im Beleg befinden, können Sie die verbleibenden Zeilendetails für eine der Zeilen manuell erfassen, damit Document Capture weiß, wo in den anderen Zeilen danach gesucht werden soll. Document Capture kann dann an den gleichen Positionen relativ zu den zuvor erfassten Daten die entsprechenden Details in den anderen Zeilen erfassen.

Sie können jetzt auch Feldsuchtexte definieren und Werte auf Reihenebene statt auf Spaltenebene für jede Zeile erfassen. Dies bietet eine größere Flexibilität als die herkömmliche spaltenbasierte Zeilenerfassung und ermöglicht Ihnen in einigen Fällen, genauer anzugeben, was Sie erfassen möchten.

So erfassen Sie einen Wert mithilfe der relativen Zeilenerfassung:

1. Folgen Sie der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung, um die Dokumentenkarte zu öffnen, orangefarbene Kästchen um die Überschriften zu zeichnen und die Zeilenerkennung durchzuführen.

2. Wenn einige Zeilendetails aufgrund eines ungewöhnlichen Beleglayouts nicht erfasst werden, können Sie sie mithilfe der relativen Zeilenerfassung erfassen: Wählen Sie im Inforegister Zeilen in der Zeilenliste das Feld aus, dessen Wert Sie erfassen möchten, z. B. Beschreibung.

3. Suchen Sie in der Dokumentenvorschau den entsprechenden Text, den Sie erfassen möchten, und klicken Sie dann mit der linken Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt, um ein blaues Kästchen um den Text zu zeichnen.

   Hinweis

   Damit die relative Zeilenerfassung funktioniert, darf für den Wert, um den Sie ein blaues Kästchen zeichnen, kein Suchtext für die Spaltenüberschrift definiert sein.

   Tipp

   Wenn das Feld, für das Sie einen Wert erfassen möchten, im Inforegister Zeilen nicht verfügbar ist, können Sie es hinzufügen, während Sie den Wert in der Dokumentenvorschau auswählen: Drücken Sie Strg und wählen Sie den Wert in der Dokumentenvorschau aus, um den Vorlagenfeld-Einrichtungsassistenten zu öffnen. Wählen Sie Weiter > Vorlagenfeld, um ein vorhandenes Feld auszuwählen, oder Weiter > Neu erstellen, um ein benutzerdefiniertes Feld zu erstellen. Wählen Sie Fertig, um zur Dokumentenkarte zurückzukehren, wenn Sie fertig sind.

4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Felder erkennen. Document Capture merkt sich nun die Position Ihres blau umrahmten Werts im Verhältnis zu anderen, zuvor erfassten Werten und sucht dann für andere Zeilen nach entsprechenden Werten an den gleichen relativen Positionen. Die ermittelten Werte werden in der Dokumentenvorschau von blauen Kästchen umrahmt und für jede Zeile im Beleg automatisch in das entsprechende Feld im Inforegister Zeilen übertragen.

5. Wenn einige der ermittelten Werte falsch sind, können Sie diese möglicherweise mithilfe der neu eingeführten Funktion zum Definieren von Feldsuchtexten auf Reihenebene korrigieren:

   1. Suchen Sie im Inforegister Zeilen das entsprechende Feld und wählen Sie die drei Punkte auf der rechten Seite des Felds aus, um die Vorlagenfeldkarte zu öffnen.
   2. Wählen Sie unter Zeilen Suchbegriff Art > Zeile aus, um Feldsuchtexte auf Reihenebene zu identifizieren, und wählen Sie dann Schließen aus, um zur Dokumentenkarte zurückzukehren.
   3. Suchen Sie in der Dokumentenvorschau den entsprechenden Suchtext, dessen Wert Sie erfassen möchten, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt, um ein orange-farbenes Kästchen um den Text zu zeichnen.
   4. Suchen Sie in der Dokumentenvorschau den entsprechenden Wert, den Sie erfassen möchten, und klicken Sie dann mit der linken Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt, um ein blaues Kästchen um den Text zu zeichnen.
   5. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Felder erkennen.

Document Capture merkt sich nun die Position Ihres blau umrahmten Werts im Verhältnis zum Suchtext mit dem orange-farbenen Rahmen und sucht dann für andere Zeilen nach entsprechenden Werten an den gleichen relativen Positionen. Die ermittelten Werte werden in der Dokumentenvorschau von blauen Kästchen umrahmt und für jede Zeile im Beleg automatisch in das entsprechende Feld im Inforegister Zeilen übertragen.

So füllen Sie leere Felder basierend auf Formeln oder anderen Feldern

In manchen Geschäftsbelegen sind bestimmte Werte implizit und die entsprechenden Felder bleiben deshalb für einige Belegzeilen leer. Beispielsweise kann in einer Rechnung in der ersten Zeile auf eine zugehörige Bestellnummer verwiesen werden. In der zweiten Rechnungszeile wird dieser Bezug auf die gleiche Bestellnummer möglicherweise weggelassen, da dieser aus dem Verweis in der ersten Rechnungszeile erkennbar ist. Solche leeren Felder können jetzt automatisch auf Grundlage anderer Felder (in diesem Fall des entsprechenden Felds in der vorherigen Rechnungszeile) oder Formeln ausgefüllt werden.

So füllen Sie leere Felder basierend auf Feldern oder Formeln automatisch aus:

1. Folgen Sie der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung, um die Dokumentenkarte zu öffnen, orangefarbene Kästchen um die Überschriften zu zeichnen und die Zeilenerkennung durchzuführen.
2. Wenn ein Feld leer ist, sein Wert jedoch aus anderen Belegdaten abgeleitet werden könnte, gehen Sie zum Inforegister Zeilen und suchen Sie das leere Feld.
3. Wählen Sie die drei Punkte auf der rechten Seite des Felds aus, um die Vorlagenfeldkarte zu öffnen.
4. Gehen Sie im Inforegister Allgemein unter Erweiterte Erkennungseinstellungen zu Wenn der Wert leer ist und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:

   Option	Beschreibung
   Wert aus vorheriger Zeile kopieren	Kopiert den Wert aus dem entsprechenden Feld in der vorherigen Belegzeile.
   Wert aus Kopffeld kopieren	Kopiert den Wert aus einem Kopfzeilenfeld, das Sie im Feld Wert aus Feld kopieren angeben.
   Wert aus Zeilenfeld kopieren	Kopiert den Wert aus einem Zeilenfeld, das Sie im Feld Wert aus Feld kopieren angeben.
   Formel verwenden	Berechnet den Wert anhand einer Formel, die Sie im Feld Formel angeben.

5. Wenn Sie oben in Schritt 4 Wert aus Kopffeld kopieren oder Wert aus Zeilenfeld kopieren ausgewählt haben, wird das Feld Wert aus Feld kopieren angezeigt. Wählen Sie in diesem Feld aus dem Dropdown-Menü das Feld aus, aus dem Sie den Wert kopieren möchten.
6. Wenn Sie oben in Schritt 4 Formel verwenden ausgewählt haben, wird das Feld Formel angezeigt. Wählen Sie die drei Punkte auf der rechten Seite dieses Felds aus, um die Vorlagenfeldliste zu öffnen, und wählen Sie dann die gewünschte Formel aus. Wählen Sie OK, um zur Vorlagenfeldkarte zurückzukehren.
7. Wählen Sie Schließen, um zur Dokumentenkarte zurückzukehren.
8. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Felder erkennen.

Document Capture füllt nun das leere Feld für alle Zeilen entsprechend Ihrer Konfiguration aus.

So erfassen Sie nur die Teile von Werten, die einer bestimmten Regel entsprechen

Wenn Sie einen bestimmten Wertetyp für ein Feld erfassen möchten, können Sie für dieses Feld eine Regel einrichten. Normalerweise könnte eine solche Regel dazu führen, dass Document Capture einige der erfassten Werte als ungültig erachtet, da sie Zeichen enthalten, die nicht der Regel entsprechen. Aber mit der zusätzlichen Funktion Nur Übereinstimmung erfassen können Sie solche unerwünschten Zeichen herausfiltern, indem Sie angeben, dass Document Capture nur den Teil des Werts erfassen soll, der der Regel entspricht.

Wenn Sie beispielsweise eine Regel zum Erfassen ausschließlich von Ziffern einrichten, werden alle erfassten Werte, die Ziffern enthalten, aber in Klammern eingeschlossen sind, als ungültig verworfen, wenn die Funktion Nur Übereinstimmung erfassen deaktiviert ist. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, kann Document Capture die Klammern herausfiltern und sich nur auf die Ziffern konzentrieren, die der Regel entsprechen. Dies führt zur erfolgreichen Erfassung der gewünschten Werte.

So aktivieren Sie Nur Übereinstimmung erfassen:

1. Führen Sie die Schritte 1-5 der Anleitung zur herkömmlichen Zeilenerkennung aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.
2. Suchen Sie im Inforegister Zeilen das entsprechende Feld und wählen Sie die drei Punkte auf der rechten Seite des Felds aus, um die Vorlagenfeldkarte zu öffnen.
3. Gehen Sie im Inforegister Allgemein zu Regel und wählen Sie die drei Punkte auf der rechten Seite des Felds aus, um die Seite Feldregeln zu öffnen.
4. Richten Sie eine Regel ein oder verwenden Sie eine vorhandene.
5. Aktivieren Sie in der Spalte Nur Übereinstimmung erfassen das Kontrollkästchen, um die Funktion zu aktivieren.

Für das ausgewählte Feld erfasst Document Capture nur den Teil jedes Werts, der der von Ihnen eingerichteten Regel entspricht.

Siehe auch

Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten
Kopffelder in einem Beleg erfassen