Continia eDokumente einrichten

  • 06/03/2024
  • 9 Minuten Lesedauer

Bei der Einrichtung von Continia eDokumente sind verschiedene Begriffe und Konzepte relevant. Es gibt zum Beispiel die verschiedenen Dokumenttypen, die folgendermaßen definiert werden:


DokumenttypBeschreibung
eAbrechnungsdokumenteDazu gehören sowohl eingehende Einkaufsrechnungen/Gutschriften als auch ausgehende Verkaufsrechnungen/Gutschriften.
eBestellungsdokumenteDazu gehören sowohl ausgehende Einkaufsbestellungen als auch eingehende Verkaufsaufträge.
eDokumente-AntwortdokumenteDies kann entweder eine technische Antwort sein (zum Beispiel die empfangene XML-Datei ist ungültig oder die Regeln wurden verletzt) oder eine geschäftliche Antwort (zum Beispiel die Artikel und/oder Preise unterscheiden sich von den Vereinbarungen). Eine Geschäftsantwort ist ein Dokument, das als Antwort auf eine Rechnung oder eine Gutschrift (Einkauf oder Verkauf) dient.
eBestellung-AntwortdokumenteDazu gehören sowohl Antworten auf eingehende Einkaufsbestellungen als auch Antworten auf ausgehende Verkaufsaufträge.

Ein weiteres wichtiges Konzept sind XML-Strukturen. Dies wird in dem folgenden Abschnitt erklärt und beschrieben.

XML-Strukturen

Eine XML-Struktur definiert die Dateistruktur für ein bestimmtes elektronisches Format (wie PEPPOL BIS3 und OIOUBL) und für bestimmte Geschäftsdokumente, beispielsweise eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Rechnungsantwort, eine Bestellung oder eine Bestellantwort. Hierzu gehören beispielsweise PEPPOL BIS3 Invoice, PEPPOL BIS3 Credit Memo und PEPPOL BIS3 Order. Es gibt jedoch noch viele andere für unterschiedliche Belegarten und elektronische Formate.

Jede XML-Struktur ist verknüpft mit:

  • Einer zugehörigen Identifikationsvorlage, die zum Identifizieren der Herkunft Ihrer eingehenden Dokumente verwendet wird (beispielsweise der Debitor oder Kreditor, der die Dokumente gesendet hat).
  • Einem Stylesheet, das heißt eine Datei, mit der jedes XML-Dokument in ein besser lesbares und benutzerfreundlicheres Format umgewandelt wird, um es in der Dokumentenvorschau anzuzeigen.

Wichtig

Wenn Sie ein bestehender Benutzer sind, der zu Continia eDokumente migriert, und Sie zuvor Änderungen an einem XML-Mastervorlagen-Stylesheet vorgenommen haben, müssen Sie das geänderte Stylesheet exportieren und es über die Seite XML-Struktur Einrichtung in Continia eDokumente importieren. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie Continia eDokumente ein (Schritt 5) weiter unten.

Die XML-Struktur funktioniert, indem ein XML-Pfad mit einem Datentyp (wie zum Beispiel Text, Datum oder Code) verknüpft wird und diese Daten dann einem Feld in einem Datensatz zugeordnet werden. Auf der Seite XML-Strukturansicht wird der Name der Tabelle, in der ein bestimmter Datensatz vorkommt, in der Spalte Tabellenname angezeigt, während der Name des zugehörigen Felds in der Spalte Feldname zu finden ist. Diese beiden Namen – Tabellenname und Feldname – sind für das Continia eDokumente-Framework von wesentlicher Bedeutung.

Beispielsweise könnte die XML-Struktur für eine eingehende PEPPOL-Rechnung den XML-Pfad /ubl:Invoice/cbc:IssueDate mit dem Datentyp Datum verknüpfen und diese Daten dann dem Feld Ausgabedatum in der Tabelle eAbrechnungskopf zuordnen. Eine andere Rechnung in einem anderen elektronischen Format verfügt möglicherweise über einen XML-Pfad, der dem von PEPPOL entspricht, aber völlig anders aussieht. Die XML-Struktur erkennt jedoch, dass dieser XML-Pfad auch für dieses Format demselben Feld in derselben Tabelle zugeordnet werden sollte.

Die Formaterkennung erfolgt jetzt außerdem innerhalb der XML-Struktur und ist nicht mehr Bestandteil der Identifikationsvorlage. Dies bedeutet, dass die Identifikationsvorlage lediglich zur Parteiidentifikation (also zur Identifikation des Debitors bzw. Kreditors) verwendet wird. Weitere Informationen zur Verwendung von Identifikationsvorlagen in Continia eDokumente finden Sie unter Daten aus eDokumenten erfassen.

So richten Sie Continia eDokumente ein

Um Continia eDokumente einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Continia eDokument Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Geben Sie im Inforegister Nummerierung die Nummernserie an, die für die automatische Nummernzuweisung von importierten elektronische Dokumenten verwendet werden soll.
  3. Geben Sie im Inforegister eDokumentantwort an, ob Sie Statusaktualisierungen von Dokumenten manuell oder automatisch senden möchten und wann automatische Antworten gesendet werden sollen.

    • Die Felder unter eBestellantwort sind Kreditorenfelder, die sich auf das Senden von Auftragsaktualisierungen an Debitoren beziehen, die etwas bei Ihnen bestellt haben:

      FeldBeschreibung
      Aktualisierungen sendenBenachrichtigen Sie den Debitor, dass Sie die Bestellung aktualisiert haben (bei Preisänderungen, Artikelersetzungen usw.). Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument freigegeben oder registriert wird oder wenn die Lieferung eingegangen ist.
      Abgelehnt sendenBenachrichtigen Sie den Debitor, dass Sie den Verkaufsauftrag abgelehnt haben. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn die Bestellung abgelehnt wird.

    • Die Felder unter eAbrechnungsantwort sind Debitorenfelder, die sich auf das Senden von Geschäftsantworten an Kreditoren beziehen, die Ihnen Rechnungen oder Gutschriften gesendet haben:

      FeldBeschreibung
      In Bearbeitung sendenBenachrichtigen Sie den Kreditor, dass Sie das empfangene Dokument bearbeiten. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument importiert, registriert oder genehmigt wird.
      Akzeptiert sendenBenachrichtigen Sie den Kreditor, dass Sie das empfangene Dokument akzeptiert haben. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument registriert, freigegeben oder gebucht wird.
      Abgelehnt sendenBenachrichtigen Sie den Kreditor, dass Sie das empfangene Dokument abgelehnt haben. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument abgelehnt wird.
  4. Optional: Wenn Sie XML-Strukturen anzeigen und/oder bearbeiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Wählen Sie in der Aktionsleiste XML-Struktur aus, um die Seite XML-Struktur zu öffnen.
    2. Wählen Sie die XML-Struktur, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten, in der Liste aus und wählen Sie dann in der Aktionsleiste Bearbeiten aus, um die Seite XML-Struktur Einrichtung zu öffnen.
    3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Offene XML-Struktur aus, um die Seite XML-Struktur zu öffnen. Hier können Sie die ausgewählte XML-Struktur anzeigen oder bearbeiten.

      Hinweis

      Sie sollten XML-Strukturen nur bearbeiten, wenn Sie sich gut damit auskennen. Wenden Sie sich an Ihren Partner, falls Sie Unterstützung benötigen.

  5. Optional: Wenn Sie zuvor Änderungen an einem XML-Mastervorlagen-Stylesheet vorgenommen haben, das Sie importieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Um das Stylesheet zu exportieren, wählen Sie Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
    2. Um die Belegkategorie zu öffnen, deren Stylesheet Sie exportieren möchten, wählen Sie die entsprechende Zeile (nicht den Code) aus und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste aus.
    3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen die entsprechende Mastervorlage in der Liste aus, und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
    4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > XML > Stylesheet exportieren aus, um das Stylesheet zu exportieren.
    5. Um das exportierte Stylesheet zu importieren, gehen Sie zur Seite XML-Struktur Einrichtung, die Sie oben in Schritt 4 geöffnet haben.
    6. Wählen Sie Aktionen > Stylesheet > Stylesheet importieren, um das Stylesheet zu importieren.
    7. Wenn es sich bei dem Stylesheet um eine ZIP-Datei handelt, gehen Sie zu XML-Stylesheets Hauptdateiname und geben Sie den Namen der zu verwendenden Haupt-Stylesheetdatei ein.

Die Einrichtung von Continia eDokumente ist damit abgeschlossen und Sie können anschließend Debitoren und Kreditoren einrichten. Dies wird unter Debitoren und Kreditoren einrichten beschrieben. Außerdem muss das Continia Delivery Network eingerichtet werden, falls dies noch nicht erfolgt ist.