Continia eDocuments einrichten

• 31/03/2025
• 11 Minuten Lesedauer

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Continia eDocuments einrichten.

Definitionen

Bei der Einrichtung von Continia eDocuments sind verschiedene Begriffe und Konzepte relevant. Hierzu zählen die verschiedenen Dokumenttypen:

XML-Strukturen

Eine XML-Struktur definiert die Dateistruktur für ein bestimmtes elektronisches Format (wie zum Beispiel PEPPOL BIS3 und OIOUBL) und für bestimmte Geschäftsdokumente, beispielsweise eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Rechnungsantwort, eine Bestellung oder eine Bestellantwort. Hierzu gehören beispielsweise Peppol BIS3 Invoice, Peppol BIS3 Credit Memo und Peppol BIS3 Order. Es gibt jedoch noch viele andere für unterschiedliche Belegarten und elektronische Formate.

Jede XML-Struktur ist verknüpft mit:

• Einer zugehörigen Identifikationsvorlage, die zum Identifizieren der Herkunft Ihrer eingehenden Dokumente verwendet wird (beispielsweise der Debitor oder Kreditor, der die Dokumente gesendet hat).
• Einem Stylesheet, das heißt eine Datei, mit der jedes XML-Dokument in ein besser lesbares und benutzerfreundlicheres Format umgewandelt wird, um es in der Dokumentenvorschau anzuzeigen.

Die XML-Struktur funktioniert, indem ein XML-Pfad mit einem Datentyp (wie zum Beispiel Text, Datum oder Code) verknüpft wird und diese Daten dann einem Feld in einem Datensatz zugeordnet werden. Auf der Seite XML-Strukturansicht wird der Name der Tabelle, in der ein bestimmter Datensatz vorkommt, in der Spalte Tabellenname angezeigt, während der Name des zugehörigen Felds in der Spalte Feldname zu finden ist. Diese beiden Namen – Tabellenname und Feldname – sind für das Continia eDocuments-Framework von wesentlicher Bedeutung.

Beispielsweise könnte die XML-Struktur für eine eingehende Peppol-Rechnung den XML-Pfad /ubl:Invoice/cbc:IssueDate mit dem Datentyp Datum verknüpfen und diese Daten dann dem Feld Ausgabedatum in der Tabelle eAbrechnungskopf zuordnen. Eine andere Rechnung in einem anderen elektronischen Format verfügt möglicherweise über einen XML-Pfad, der dem von Peppol entspricht, sieht aber völlig anders aus. Dennoch erkennt die XML-Struktur, dass dieser XML-Pfad auch für dieses Format demselben Feld in derselben Tabelle zugeordnet werden sollte.

Die Formaterkennung erfolgt außerdem innerhalb der XML-Struktur und ist nicht mehr Bestandteil der Identifikationsvorlage. Dies bedeutet, dass die Identifikationsvorlage lediglich zur Parteiidentifikation (also zur Identifikation des Debitors bzw. Kreditors) verwendet wird. Weitere Informationen zur Verwendung von Identifikationsvorlagen in Continia eDocuments finden Sie unter Daten aus eDocuments erfassen.

So zeigen Sie eine XML-Struktur an und bearbeiten sie

So zeigen Sie die Struktur einer XML an und bearbeiten sie:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie XML-Struktur ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. Alternativ können Sie in der Aktionsleiste auf der Seite Continia eDokumente Einrichtung > XML-Strukturen auswählen, dann die gewünschte Struktur auswählen und in der Aktionsleiste XML-Struktur öffnen auswählen.
2. Wählen Sie auf der Seite XML-Struktur die Dropdown-Liste neben dem Feld Strukturcode aus und wählen Sie die gewünschte Struktur aus. Zum Beispiel.: PEPPOLBIS3ORDER.
3. Um zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Knoten in der Struktur anzuzeigen, wählen Sie ihn in der Tabelle aus und überprüfen Sie die Infobox XML-Strukturdetails.
4. Um einen Wert zu bearbeiten, der auf der Seite XML-Struktur nicht bearbeitet werden kann, wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > Details ändern aus, um die Seite XML-Strukturdetails bearbeiten zu öffnen.

So richten Sie Continia eDocuments ein

So richten Sie Continia eDocuments ein:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia eDokument Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Geben Sie auf der Inforegisterkarte Allgemein an, ob eingehende eBilling-Dokumente mit eDocuments verarbeitet werden sollen. Sie können auch den Testmodus einschalten. Weitere Informationen finden Sie unter So aktivieren Sie den Testmodus.

3. Geben Sie im Inforegister Nummerierung die Nummernserie an, die für die automatische Nummernzuweisung von importierten elektronische Dokumenten verwendet werden soll.

4. Geben Sie im Inforegister eDokumentantwort an, ob Sie Statusaktualisierungen von Dokumenten manuell oder automatisch senden möchten und wann automatische Antworten gesendet werden sollen.

   • Die Felder unter eBestellantwort sind Kreditorenfelder, die sich auf das Senden von Auftragsaktualisierungen an Debitoren beziehen, die etwas bei Ihnen bestellt haben:

     Feld	Beschreibung
     Aktualisierungen senden	Benachrichtigen Sie den Debitor, dass Sie die Bestellung aktualisiert haben (bei Preisänderungen, Artikelersetzungen usw.). Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument freigegeben oder registriert wird oder wenn die Lieferung eingegangen ist.
     Abgelehnt senden	Benachrichtigen Sie den Debitor, dass Sie den Verkaufsauftrag abgelehnt haben. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn die Bestellung abgelehnt wird.

   • Die Felder unter eAbrechnungsantwort sind Debitorenfelder, die sich auf das Senden von Geschäftsantworten an Kreditoren beziehen, die Ihnen Rechnungen oder Gutschriften gesendet haben:

     Feld	Beschreibung
     In Bearbeitung senden	Benachrichtigen Sie den Kreditor, dass Sie das empfangene Dokument bearbeiten. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument importiert, registriert oder genehmigt wird.
     Akzeptiert senden	Benachrichtigen Sie den Kreditor, dass Sie das empfangene Dokument akzeptiert haben. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument registriert, freigegeben oder gebucht wird.
     Abgelehnt senden	Benachrichtigen Sie den Kreditor, dass Sie das empfangene Dokument abgelehnt haben. Sie können wählen, ob Sie die Antworten manuell senden möchten oder ob sie automatisch gesendet werden sollen, wenn das Dokument abgelehnt wird.

5. Optional: Wenn Sie zuvor Änderungen an einem XML-Mastervorlagen-Stylesheet vorgenommen haben, das Sie importieren möchten:

   1. Um das Stylesheet zu exportieren, wählen Sie , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
   2. Um die Belegkategorie zu öffnen, deren Stylesheet Sie exportieren möchten, wählen Sie die entsprechende Zeile (nicht den Code) aus und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste aus.
   3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen die entsprechende Mastervorlage in der Liste aus, und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
   4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > XML > Stylesheet exportieren aus, um das Stylesheet zu exportieren.
   5. Um das exportierte Stylesheet zu importieren, gehen Sie zur Seite XML-Struktur Einrichtung, die Sie oben in Schritt 4 geöffnet haben.
   6. Wählen Sie Aktionen > Stylesheet > Stylesheet importieren, um das Stylesheet zu importieren.
   7. Wenn es sich bei dem Stylesheet um eine ZIP-Datei handelt, gehen Sie zu XML-Stylesheets Hauptdateiname und geben Sie den Namen der zu verwendenden Haupt-Stylesheetdatei ein.

Die Einrichtung von Continia eDocuments ist damit abgeschlossen und Sie können anschließend Debitoren und Kreditoren einrichten. Dies wird unter Debitoren und Kreditoren einrichten beschrieben. Außerdem muss das Continia Delivery Network eingerichtet werden, falls dies noch nicht erfolgt ist.

So aktivieren Sie den Testmodus

Durch Aktivieren des Testmodus können Sie die Continia eDocuments-Funktionalität testen, ohne Dokumente über das Continia Delivery Network (CDN) zu senden.

So aktivieren Sie den Testmodus:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia eDokument Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein > Testmodus.

Wenn der Testmodus aktiviert ist, gilt Folgendes:

• Die gesamte Kommunikation mit dem CDN wird ausgesetzt; es werden keine Dokumente gesendet oder empfangen.
• Alle unterstützten Geschäftsdokumente können erneut gesendet werden – unabhängig von ihrem aktuellen Status. Sowohl eDokumemte (z. B. eAbrechnung, eBestellung und eAntwort) als auch zugehörige Netzwerkdokumente werden neu erstellt und mit dem Status Test gekennzeichnet.
• Beim Kopieren eines Mandanten werden alle bestehenden Teilnahmen in den Testmodus versetzt. Dies gilt für Mandanten, die innerhalb des Tenants mithilfe der Kopierfunktionen auf der Seite Mandanten oder bei SaaS-Umgebungen aus dem Admin Center erstellt wurden.