Continia eDokumente-Kreditorflows
Dieser Artikel beschreibt die Aktionen, die Sie als Kreditor in den typischen Continia eDokumente-Flows ausführen müssen. Die Aktionen sind Teile verschiedener Flows, wie unten beschrieben.
Informationen zum Empfangen von Einkaufsbestellungen und Senden von Bestellantworten im typischen Bestellflow finden Sie in diesem Abschnitt:
Informationen zum Senden von Verkaufsrechnungen im typischen Abrechnungsflow finden Sie in diesem Abschnitt:
Informationen zu den entsprechenden Debitorflows finden Sie unter Continia eDokumente-Debitorflows.
So empfangen Sie eine Bestellung und senden eine Bestellantwort
Als Kreditor können Sie die Einkaufsbestellung eines Debitors importieren und eine Bestellantwort zurücksenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehen Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture Aktivitäten zu Aktionen und wählen Sie Dateien importieren aus.
- Die Bestellung kann jetzt registriert werden und ist im Stapel Bereit zur Registrierung verfügbar. Wählen Sie diese Option aus, um die Seite Bereit zur Registrierung (das Belegjournal) zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Dokument aus.
- Optional: Wenn Sie alle verfügbaren Informationen zur Einkaufsbestellung anzeigen möchten, wählen Sie eDokumentkarte, um die Seite eBestellungsdokument zu öffnen. Schließen Sie die Seite, um zum Belegjournal zurückzukehren, wenn Sie fertig sind.
- Wenn die Bestellung Bestellzeilen enthält und Sie Übersetzungen oder ähnliches einrichten müssen, wählen Sie Dokumentenkarte aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.
- Auf der Dokumentenkarte können Sie die üblichen Funktionen von Document Capture ausführen. Wenn Sie mit der Bestellung zufrieden sind und keine Warnungen angezeigt werden, wählen Sie in der Aktionsleiste Registrieren aus, um die Bestellung zu registrieren und als Verkaufsauftrag zu erstellen.
- Die Seite Verkaufsauftrag wird geöffnet und zeigt den neuen Verkaufsauftrag an. Machen Sie alle notwendigen Änderungen – zum Beispiel an den Bestellzeilen – und benachrichtigen Sie dann den Debitor, dass Sie die Bestellung akzeptiert, aktualisiert oder abgelehnt haben:
- Um den Debitor automatisch zu benachrichtigen, dass Sie die Bestellung geändert oder angenommen haben, wählen Sie die entsprechende Aktion aus.
Tipp
Die jeweilige Aktion hängt von Ihrer Continia eDokumente Einrichtung ab: Sie müssen die Aktion auswählen, die der Option entspricht, die Sie im Setup unter Aktualisierungen senden ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise in der Einrichtung Beim Freigeben ausgewählt haben, gehen Sie zur Aktionsleiste Verkaufsauftrag und wählen Sie Freigeben. Dadurch wird der Debitor automatisch benachrichtigt und der Status des Dokuments aktualisiert.
- Um den Debitor manuell zu benachrichtigen, dass Sie die Bestellung geändert oder angenommen haben, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Drucken/Senden > Elektronische Bestätigung senden. Continia eDokumente ermittelt automatisch, ob der Status Akzeptiert (falls keine Änderungen vorliegen) oder der Status Geändert (wenn Sie die Bestellung geändert haben) gesendet werden soll.
- Um den Debitor automatisch zu benachrichtigen, dass Sie die Bestellung abgelehnt haben, gehen Sie zum Belegjournal. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Ablehnen. Dadurch wird der Debitor automatisch benachrichtigt und der Status des Dokuments aktualisiert.
- Um den Debitor manuell zu benachrichtigen, dass Sie die Bestellung abgelehnt haben, gehen Sie zum Belegjournal. Wählen Sie oben rechts auf der Seite im Dropdown-Menü Statusfilter die Option Abgelehnt aus. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > Funktionen > eBestellung Ablehnungsantwort senden und wählen Sie dann im Dialogfeld Ja aus, um zu bestätigen, dass Sie eine Ablehnung senden möchten.
Hinweis
Alle vier oben genannten Benachrichtigungsoptionen hängen von Ihrer Continia eDokumente Einrichtung ab: Um den Debitor manuell über Änderungen oder die Annahme zu benachrichtigen, müssen Sie in der Einrichtung unter Aktualisierungen senden > Manuell auswählen. Um den Debitor automatisch über die Ablehnung zu benachrichtigen, müssen Sie in der Einrichtung unter Abgelehnte senden die Option Bei Ablehnung auswählen. Um den Debitor manuell über die Ablehnung zu benachrichtigen, müssen Sie in der Einrichtung unter Abgelehnte senden die Option Manuell auswählen.
- Um den Debitor automatisch zu benachrichtigen, dass Sie die Bestellung geändert oder angenommen haben, wählen Sie die entsprechende Aktion aus.
In allen Fällen wird dem Debitor eine Bestellbestätigung zugesandt, welche dieser prüfen und registrieren kann. Dieser Vorgang wird unter So registrieren Sie eine Bestellantwort beschrieben.
So senden Sie eine Verkaufsrechnung
So erstellen und versenden Sie eine Verkaufsrechnung:
- Erstellen Sie eine Verkaufsrechnung, indem Sie beispielsweise einen Verkaufsauftrag buchen, den Sie im Rahmen eines Bestellflows von einem Debitor erhalten haben.
- Wählen Sie auf der Seite Gebuchte Verkaufsrechnung in der Aktionsleiste Drucken/Senden > Senden aus, um das Dialogfeld Dokument senden an zu öffnen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Elektronischer Beleg die Option Über Continia Delivery Network aus. Wählen Sie zur Bestätigung OK und dann erneut OK, um zur Seite Gebuchte Verkaufsrechnung zurückzukehren.
- Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein das Feld eDokumentenstatus:
- Steht dort Gesendet, wurde die Bestellung ohne Probleme an den Debitor übermittelt.
- Wenn dort Ungültig steht, wählen Sie diesen Text aus, um entweder die Seite eAbrechnungsdokument (wenn der Rechnung keine zugehörige eBestellung zugeordnet ist) oder die Seite eDokument Übersicht (wenn eine zugehörige eBestellung vorhanden ist) zu öffnen. Wenn die Seite eDokument Übersicht geöffnet wird, suchen Sie das eAbrechnungsdokument und wählen Sie es aus, um die Seite Abrechnungsdokument zu öffnen. Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Validierungsprotokoll aus, um die Seite eValidierungsprotokoll zu öffnen, auf der Validierungsfehler aufgelistet sind.
- Beachten Sie die detaillierte Fehlermeldung, schließen Sie das Protokoll, um zur Seite eAbrechnungsdokument zurückzukehren, und beheben Sie dann die aufgeführten Validierungsfehler.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie in der Aktionsleiste Erneut senden aus, um die überarbeitete Verkaufsrechnung an den Debitor zu senden.
Die Verkaufsrechnung wurde nun an den Debitor gesendet, der sie wie unter So empfangen Sie eine Rechnung und senden eine Rechnungsantwort beschrieben verarbeiten kann.