eDocuments-Kreditorflows

  • 31/03/2025
  • 10 Minuten Lesedauer

Dieser Artikel beschreibt die Aktionen, die Sie als Kreditor in den Continia eDocuments-Flows ausführen müssen. Die Aktionen sind Teile verschiedener Flows, wie unten beschrieben.

Informationen zu den entsprechenden Debitorflows finden Sie unter eDocuments-Debitorflows.

Bestellung

So importieren und registrieren Sie einen Verkaufsauftrag

So importieren und registrieren Sie einen Verkaufsauftrag:

  1. Gehen Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture Aktivitäten zu Aktionen > Dateien importieren.

  2. Der Verkaufsauftrag steht anschließend im Stapel Bereit zur Registrierung zur Verfügung. Wählen Sie diesen Stapel aus, um das Belegjournal zu öffnen.

  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Dokument aus.

    1. Optional: Um alle verfügbaren Informationen für den Verkaufsauftrag anzuzeigen, wählen Sie eDokumentkarte in der Aktionsleiste, um die Seite eBestellungsdokument zu öffnen. Schließen Sie die Seite, um zum Belegjournal zurückzukehren, wenn Sie fertig sind.
    2. Wenn der Verkaufsauftrag Bestellzeilen enthält und Sie Übersetzungen oder ähnliches einrichten müssen, wählen Sie Dokumentenkarte in der Aktionsleiste aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.

  4. Auf der Dokumentenkarte können Sie die üblichen Funktionen von Document Capture ausführen. Wenn Sie mit dem Verkaufsauftrag zufrieden sind und keine Warnungen angezeigt werden, wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Registrieren aus, um den Verkaufsauftrag zu registrieren und einen Verkaufsauftrag zu erstellen.

So bestätigen Sie einen Verkaufsauftrag

So bestätigen Sie einen Verkaufsauftrag nach der Registrierung:

  • Wählen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag in der Aktionsleiste Aktionen > eDokumente > Bestätigen aus.

Hinweis

Die Aktion heißt Bestätigen, auch wenn Sie die Reihenfolge ändern. Stellen Sie daher sicher, dass keine unerwünschten Änderungen vorgenommen wurden. Beispielsweise könnte der Preis eines Artikels auf Ihrer Seite anders sein.

So lehnen Sie einen Verkaufsauftrag ab

So lehnen Sie einen Verkaufsauftrag ab:

  1. Wählen Sie im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte in der Aktionsleiste Ablehnen aus.
  2. Wählen Sie Aktionen > Funktionen > eBestellung Ablehnungsantwort senden, um dem Debitor die Ablehnung mitzuteilen.

So stornieren Sie einen Verkaufsauftrag

So stornieren Sie einen Verkaufsauftrag nach der Registrierung:

  • Wählen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag in der Aktionsleiste Aktionen > eDokumente > Stornieren aus.

Tipp

Sie können einen Auftrage jederzeit stornieren, auch vor oder nach der Bestätigung.

So ändern Sie einen Verkaufsauftrag vor der Bestätigung

So ändern Sie einen registrierten Verkaufsauftrag, bevor Sie ihn bestätigen:

  1. Nehmen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag die erforderlichen Änderungen am Auftrag vor.
  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > eDokumente > Bestätigen.
  3. Wenn der Debitor die von Ihnen vorgeschlagenen Änderungen akzeptiert, registrieren Sie den bestätigten Verkaufsauftrag.

Hinweis

Pro Beleg kann nur eine Änderung übermittelt werden. Wenn Sie oder der Debitor beispielsweise eine Preis- oder Mengenänderung übermitteln, kann die andere Partei keine weiteren Änderungen übermitteln. Zusätzliche Änderungen werden als Fehler im Abschnitt Kommentare im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte angezeigt.

So bestätigen Sie einen geänderten Verkaufsauftrag

So bestätigen Sie einen vom Debitor geänderten Verkaufsauftrag:

  1. Überprüfen Sie im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte die vom Debitor gewünschten Änderungen im Bereich Kommentare.
  2. Optional: Für eine detailliertere Übersicht über die vom Debitor gewünschten Änderungen wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Bestellabgleich.
  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Registrieren aus.
  4. Wählen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag in der Aktionsleiste Aktionen > eDokumente > Änderungen bestätigen aus.

So aktualisieren Sie einen bestätigten Verkaufsauftrag

So aktualisieren Sie einen Verkaufsauftrag, der von beiden Parteien bestätigt wurde:

  1. Nehmen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag die erforderlichen Änderungen am Auftrag vor.
  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > eDocuments > Aktualisieren.
  3. Wenn der Debitor die von Ihnen vorgeschlagenen Änderungen akzeptiert, registrieren Sie den bestätigten Verkaufsauftrag.

So bestätigen Sie die Stornierung eines Verkaufsauftrags

So bestätigen Sie die Stornierung eines Verkaufsauftrags nach der Registrierung:

  • Wählen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag in der Aktionsleiste Aktionen > eDokumente > Stornierung bestätigen aus.

So lehnen Sie die Stornierung eines Verkaufsauftrags ab

So lehnen Sie die Stornierung eines Verkaufsauftrags ab:

  1. Wählen Sie im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte in der Aktionsleiste Start > Ablehnen aus.
  2. Wählen Sie Aktionen > Funktionen > eBestellung Ablehnungsantwort senden, um dem Debitor die Ablehnung mitzuteilen.

Hinweis

Pro Beleg kann nur eine Änderung übermittelt werden. Wenn Sie oder der Debitor beispielsweise eine Preis- oder Mengenänderung übermitteln, kann die andere Partei keine weiteren Änderungen übermitteln. Zusätzliche Änderungen werden als Fehler im Abschnitt Kommentare im Belegjournal oder auf der Dokumentenkarte angezeigt.

Abrechnung

So senden Sie eine Verkaufsrechnung

So erstellen und versenden Sie eine Verkaufsrechnung:

  1. Erstellen Sie eine Verkaufsrechnung, indem Sie beispielsweise einen Verkaufsauftrag buchen, den Sie im Rahmen eines Bestellflows von einem Debitor erhalten haben.
  2. Wählen Sie auf der Seite Gebuchte Verkaufsrechnung in der Aktionsleiste Drucken/Senden > Senden aus, um das Dialogfeld Dokument senden an zu öffnen.
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Elektronischer Beleg die Option Über Continia Delivery Network aus. Wählen Sie zur Bestätigung OK und dann erneut OK, um zur Seite Gebuchte Verkaufsrechnung zurückzukehren.
  4. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein das Feld eDokumentenstatus:
    • Gesendet – die Verkaufsrechnung wurde an den Debitor gesendet.
    • In Bearbeitung – die Verkaufsrechnung wurde an das Netzwerk gesendet, es liegt jedoch keine Empfangs- oder Fehlerbestätigung vor.
    • Fehlgeschlagen – das Senden der Verkaufsrechnung ist aufgrund eines Netzwerkproblems fehlgeschlagen.
    • Ungültig – wählen Sie diesen Text aus, um entweder die Seite eAbrechnungsdokument (wenn der Rechnung keine zugehörige eBestellung zugeordnet ist) oder die Seite eDokument Übersicht (wenn eine zugehörige eBestellung vorhanden ist) zu öffnen. Wenn die Seite eDokument Übersicht geöffnet wird, suchen Sie das eAbrechnungsdokument und wählen Sie es aus, um die Seite Abrechnungsdokument zu öffnen. Gehen Sie dann wie folgt vor:
      1. Wählen Sie in der Aktionsleiste Validierungsprotokoll aus, um die Seite eValidierungsprotokoll zu öffnen, auf der Validierungsfehler aufgelistet sind.
      2. Beachten Sie die detaillierte Fehlermeldung, schließen Sie das Protokoll, um zur Seite eAbrechnungsdokument zurückzukehren, und beheben Sie dann die aufgeführten Validierungsfehler.
      3. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie in der Aktionsleiste Erneut senden aus, um die überarbeitete Verkaufsrechnung an den Debitor zu senden.

The sales invoice is sent to the customer, who can process it as described in To receive an invoice and send an invoice response.

To resend an eBilling document

In certain cases, it might be useful to resend an eBilling document that had already been successfully sent. For example, if a recipient requires a copy of the document. To resend an eBilling document:

Hinweis

This action is only available in electronic document formats with the Copy Indicator field, such as the Danish OIOUBL format.

  1. Choose the Search icon, enter Outgoing Network Documents, and then choose the related link.
  2. Select the document you would like to resend. Note that only documents with the eDocument Status 'Successful' can be resent.
  3. in the action bar, select Actions > Resend. Alternatively, select eDocument Card and, on the eOrder Response page, select Resend in the action bar.

An additional eDocument record is created in the Continia Delivery Network (CDN), and the copy is automatically sent.

Tipp

To check if a sent eDocument is a copy, go to the Outgoing Network Documents page and look up its value under the Copy column.

So antworten Sie automatisch auf eDocuments

Anstatt auf jede Bestellung oder Rechnung manuell zu antworten, können Sie Continia eDocuments so konfigurieren, dass basierend auf einer Aktion automatisch eine Antwort gesendet wird.

So konfigurieren Sie Ihre automatischen eDocuments-Antworten:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Continia eDokument Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Konfigurieren Sie auf dem Inforegister eDokument Antwort unter eBestellungsantwort die folgenden Einstellungen:

    • Aktualisierungen senden – wählen Sie diese Option, wann Sie benachrichtigt werden möchten, dass die Bestellung aktualisiert wurde. Beispielsweise bei der Registrierung der Bestellung.
    • Abgelehnt senden – wählen Sie diese Option, wann Sie benachrichtigt werden möchten, dass die Bestellung abgelehnt wurde.

Siehe auch

Continia eDocuments flows
Continia eDocuments customer flows